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Beiträge

Die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen für Ihr Unternehmen

Blog

Aus Gewohnheit werden Dokumente gedruckt, damit sie in Papierform vorliegen oder sie kommen direkt über den Postweg bereits als Papierdokument im Unternehmen an.

Also warum sollte sich das Unternehmen Gedanken zu einem digitalen Dokumentenmanagementsystem machen? Es geht doch scheinbar auch ohne, oder …?

Ja, natürlich kann das Unternehmen die Dokumente weiterhin im Papierformat bearbeiten und ablegen, so wie es jahrelang der Standard war. Die manuelle Bearbeitung der Dokumente führt jedoch eine ganze Reihe von Problemen mit sich. Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem können die Geschäftsprozesse optimiert und die Bearbeitung von Dokumenten im Unternehmen erheblich erleichtert werden.

Einfach finden, nicht lange suchen

Unstrukturierte Bearbeitungsprozesse und zeitaufwendiges Suchen nach Dokumenten führen in Unternehmen zu zeitintensiven Recherchen und damit hohen Kosten. Abteilungs- und mitarbeiterspezifische Ablagen und Ordnerstrukturen sorgen für Redundanzen bei der Ablage und schaffen so Intransparenz: was ist das richtige Dokument, welche Version ist die richtige, ist das Dokument aktuell?

Die digitale Dokumentenverwaltung kann genau hier unterstützen. Mithilfe digitaler Geschäftsprozesse kann die Erfassung, Speicherung und Ablage, aber auch die Recherche nach Dokumenten deutlich vereinfacht werden. Das schafft Zeit für das Tagesgeschäft. Mit dem Gedanken an die Digitalisierung und die damit verbundene Einführung eines Dokumentenmanagementsystems können viele Probleme im Umgang mit Papierdokumenten gelöst werden. Dokumente können digital abgelegt werden und stehen so für Workflows zur Verfügung. So werden Dokumente mit nur wenigen Klicks durch mehrere Mitarbeiter in kurzer Zeit bearbeitet, statt lange Wege- oder Liegezeiten in Kauf zu nehmen. Mit der individuellen Suchfunktion können die Dokumente in Sekundenschnelle gefunden werden – über dokumentspezifische Metadaten oder den Volltext.

Nicht mehr WO, sondern WAS wird gesucht

Ohne digitale Lösungen werden Dokumente von einem Arbeitsplatz zum anderen getragen. Sie werden in diverse Ordner abgelegt und häufig entstehen für die Bearbeitung Kopien von Dokumenten. Zudem gehen einige Belege während der Bearbeitung oder beim Weiterreichen verloren oder bleiben liegen, weil Kollegen krankheitsbedingt nicht im Haus sind. Nicht selten können dadurch Fristen nicht eingehalten werden. Neben einem schlechten Eindruck entstehen auch hier erneut Kosten.

Mithilfe der digitalen Lösung werden alle Dokumente nach einer einheitlichen unternehmensspezifischen Ablagelogik archiviert. Jeder Mitarbeiter kann jedes Dokument zu jeder Zeit abrufen, wenn er dazu die Berechtigung hat. Die Dokumente werden einheitlich und revisionssicher abgelegt. Nach mehreren Jahren sind die Dokumente immer noch rechtsgültig abrufbar. Der Mitarbeiter stellt sich im Endeffekt nicht mehr die Frage WO das Dokument sich befindet, sondern lediglich WAS gesucht wird. Diese Information reicht schon aus, um das Dokument mit nur wenigen Klicks über die verschiedenen Suchfunktionen zu finden.

Keine Mehrfachablagen – keine Redundanzen

Mit dem Dokumentenmanagementsystem werden Dokumente nicht mehr kopiert und doppelt bearbeitet. Sie werden kontextbezogen miteinander verknüpft und jeder berechtigte Mitarbeiter kann alle Bearbeitungen des Dokuments einsehen. Mit der Verknüpfung kann das Dokument in verschiedene digitale Akten verlinkt werden, ohne das Dokument dabei zu duplizieren. So wird sichergestellt, dass alle Kollegen auf ein und das selbe Dokument zugreifen. Mit der Verknüpfung werden automatisch die Bearbeitungsprozesse und alle Funktionen zum Dokument ebenso verknüpft. Das Dokument inklusive Bearbeitungsnotizen ist nur einmal vorhanden, aber in mehreren Akten abrufbar.

Wird das Dokument bearbeitet, dann erstellt das System eine neue Version des Dokuments. Somit gibt es am Ende mehrere Versionen, welche alle eingesehen werden können. Das ursprüngliche Dokument bleibt bestehen. Jeder kann nachvollziehen, welches Dokument aktuell ist, wann welcher Bearbeitungsstand aktuell war und wie das Dokument bereits bearbeitet wurde.

Und das Fazit?

Digitale Geschäftsprozesse können die Arbeitsweisen in Unternehmen nachhaltig verbessern, die Transparenz in Prozessen erhöhen und Bearbeitungskosten senken. Heutige Abläufe sollten jedoch hinterfragt und nicht ohne weiteres in die digitale Welt geholt werden. Häufig ist eine Anpassung der Arbeitsweisen unumgänglich, um das Potential neuer Möglichkeiten auszuschöpfen. Dann nutzen Unternehmen auch die Mehrwerte durch die digitale Vorgangsbearbeitung. Mit dem digitalen Dokumentenmanagement sparen Sie Zeit, entlasten Ihre Mitarbeiten und steigern die Kundenzufriedenheit.

Fragen?

Möchten Sie mehr über den Einsatz von Dokumentenmanagementsysteme in Ihrem Unternehmen erfahren? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – kostenlos und unverbindlich, wir sind gern für Sie da:



21. März 2022/von Jörg Fasselt
https://www.netgo.de/wp-content/uploads/1900/03/2022_03_netgo_blog_dokumentenmanagementsysteme_landingpage_640x360px.jpg 360 640 Jörg Fasselt https://www.netgo.de/wp-content/uploads/revslider/startseite-header-1/marke_netgo-300x138-1.png Jörg Fasselt2022-03-21 07:36:372022-03-21 07:36:37Die Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen für Ihr Unternehmen
Whitepaper: Die Wahl des falschen Automatisierungsanbieters kann katastrophale Folgen haben

Der Weg in die Automatisierung beginnt mit der richtigen Wahl des Anbieters

Blog

Fehler vermeiden, Schlüsselfaktoren beachten

Mit dem Einzug der digitalen Wirtschaft auf der ganzen Welt haben Unternehmen jeder Branche den enormen geschäftlichen Nutzen erkannt, den die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen kann, um die Abläufe zu beschleunigen, Kosten zu senken und bessere Geschäftsprozesse zu erzielen.

Anforderungen umsetzen

Zudem hat sich die Welt in den letzten Jahren so schnell und tiefgreifend verändert wie nie zuvor. Bedeutende Veränderungen fanden in allen Bereichen unseres Lebens statt: Arbeit, Schule, Einkaufen, Reisen sowie soziale Interaktion und vieles mehr. Um den neuen Anforderungen dieser beispiellosen Veränderungen gerecht zu werden, mussten Unternehmen jeder Branche ihre Rolle in dieser neuen Welt überdenken, die Art und Weise neu erfinden, wie sie Dienstleistungen und Produkte anbieten.

Digitale Prozesse

Nintex bietet Lösungen mit denen Sie die Prozesse, die Ihr Unternehmen am Laufen halten, besser verstehen, und manuelle Vorgänge durch automatisierte Prozesse ersetzen. Die Zeitersparnis eröffnet Ihnen Freiräume für sinnvolleres, höherwertiges Arbeiten. Finden Sie heraus, wie Sie durch intelligente Prozessautomatisierung große und kleine Aufgaben effizienter und genauer erledigen können – für jede Abteilung und Branche.

Die richtige Wahl treffen

Die gute Nachricht ist, dass es zahlreiche Lösungen, Optionen und Anbieter gibt. Die schlechte Nachricht, dass die Wahl des falschen Anbieters zu katastrophalen Ergebnissen führen kann: verpfuschte Projekte, niedriger oder null ROI, verpasste Fristen und frustrierte Kunden, Mitarbeiter und Partner. Damit Sie den idealen Partner für Ihr Unternehmen und die gewünschten Ergebnisse finden, möchten wir Ihnen mit dem Whitepaper einen Überblick geben, warum so viele Unternehmen ihre digitalen Transformationspläne nicht erfolgreich umsetzen können und welche Schlüsselfaktoren für Ihre endgültige Wahl wichtig sind.

Weitere Informationen finden Sie in unserem kostenfreien Whitepaper: “Die Wahl des falschen Automatisierungsanbieters kann katastrophale Folgen haben”. Darin erfahren Sie, auf was Unternehmen bei der Auswahl Ihres Partners achten und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Whitepaper herunterladen

Wie können Sie von Digital Workplace Services und der Zusammenarbeit mit netgo profitieren kann? Die Antworten dazu erfahren Sie hier im Video-Interview mit Nintex und netgo:

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Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Geschäftsprozesse automatisieren können, um Abläufe zu beschleunigen und gleichzeitig Kosten zu senken?
Wir stehen Ihnen gerne persönlich zur Verfügung und freuen uns auf Ihre Nachricht!

11. März 2022/von Cyrill Covic
https://www.netgo.de/wp-content/uploads/2022/03/whitepaper_automatisierungsanbieter_nintex.jpg 1080 1920 Cyrill Covic https://www.netgo.de/wp-content/uploads/revslider/startseite-header-1/marke_netgo-300x138-1.png Cyrill Covic2022-03-11 14:03:412022-03-11 14:03:43Der Weg in die Automatisierung beginnt mit der richtigen Wahl des Anbieters
Digitale Transformation - die größten Fehler für Unternehmen im Überblick

Digitale Transformation: Die 10 größten Fehler im Überblick

Blog

Möchten sich Unternehmen von heute dauerhaft gegen die Konkurrenz durchsetzen und langfristig bestehen, ist eine digitale Transformation unerlässlich. Allerdings vergessen zahlreiche Firmen, dass eine erfolgreiche Digitalisierung nur dann gelingt, wenn statt einzelner Bereiche das ganze Unternehmen an einem Strang zieht. Entscheidend ist dabei das Verinnerlichen einer digitalen Denkweise, die zur Neuausrichtung des Unternehmens erforderlich ist. Nur wenn Strategie, Geschäftsmodell sowie Ressourcen, Prozesse und Technologien zielgerichtet gebündelt werden, kann die Digitalisierung langfristig zum Geschäftserfolg führen. Wichtig ist dabei, dass Unternehmen die digitale Transformation proaktiv angehen und nachfolgende Fehler vermeiden.

1. Digitale Transformation ist Chefsache

Eine digitale Wandlung ist häufig zum Scheitern verurteilt, wenn Vorgesetzte sich nicht direkt an der Transformation beteiligen. Die Unterstützung durch einen CEO ist zwar eine große Hilfe. Dennoch ist die Beteiligung durch alle Vorgesetzte eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Realisierung. Als wichtige Aufgabe eines Unternehmers entwickelt sich ein digitaler Wandel zum kompletten Erneuerungsprozess, der die Firmen möglicherweise komplett umstrukturiert. Im Fokus steht gegebenenfalls sogar der Geschäftsgegenstand, da potenzielle Kunden maßgeblich die Unternehmensstruktur beeinflussen. Umso wichtiger ist es, dass Geschäftsprozesse bei den Änderungen berücksichtigt werden. Der Grad der Offenheit gegenüber einer digitalen Transformation spielt deshalb für deren Umsetzung eine ausschlaggebende Rolle.

2. Strategien erarbeiten

Mittlerweile ist ein Großteil aller Unternehmen bemüht, die Digitalisierung des Kerngeschäfts zu forcieren. Dennoch ist der digitale Wandel längst nicht bei allen Unternehmen vollzogen. Häufig orientiert sich der Grad des Fortschritts an der Branche. Insbesondere IT-Unternehmen sowie die Kommunikationsbranche haben den digitalen Wandel weitgehend realisiert. Für Bereiche wie den Handel ist digitale Transformation nach wie vor eine große Herausforderung. Auch aus diesem Grund müssen Unternehmer mit gutem Beispiel vorangehen. Moderne Kunden setzen heutzutage zumeist ein digitales Produkterlebnis voraus. Sie wünschen Serviceverfahren, die in den gleichen Medien und nutzerrelevanten Kanälen durchführbar sind. Wer einen digitalen Wandel verweigert, muss den Verlust vieler potenzieller Kunden in Kauf nehmen.

3. Ungenügende Investitionen

Um die digitale Transformation so professionell und effizient wie möglich zu gestalten, müssen die hierfür aufgewendeten Investitionen entsprechend angemessen geplant werden. Allerdings fällt es vielen Unternehmern schwer, das erforderliche Budget für digitale Technologien zu ermitteln und einzuplanen. Diese Budgets sind Investitionen in die Zukunft, da der Erfolg nachfolgender digitaler Generationen in hohem Maße von flexiblen Anpassungen auf das Marktgeschehen abhängt. Deshalb ist es wichtig, die komplette Investitionsplanung an der digitalen Transformation zu orientieren und von Anfang an auf deren Belangen einzugehen.

4. Fehlendes Fachpersonal

Für eine professionell durchgeführte digitale Transformation ist versiertes Personal dringend erforderlich. Deshalb müssen in der IT-Abteilung tätige Mitarbeiter auch so geschult sein, dass diese Strukturen und Prozesse nachhaltig verändern. Auf lange Sicht es ist von Vorteil, falls in Unternehmen tätige Experten die Prozesse selbst in Reviews beurteilen und auf deren Praxistauglichkeit überprüfen. Ein weiterer Vorteil interner Mitarbeiter besteht darin, dass diese keine Einarbeitungszeit benötigen und ihr Prozesswissen schnell einsetzen. Unternehmen sollten deshalb darauf abzielen, eigene Mitarbeiter für den digitalen Wandel zu schulen – einschließlich dem Management. Eine wichtige Hilfe sind sogenannte On-Demand-Services, die deren Realisierung erleichtern und Unternehmen im Zusammenspiel mit gut ausgebildeten Mitarbeitern skalierbarer machen.

5. Den Faktor Mensch vernachlässigen

Oftmals denken wir bei Digitalisierung an neue Technologien und Tools. Dabei vergessen wir häufig den Menschen als entscheidenden Faktor bei der digitalen Transformation. Wichtig ist dabei, den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens zuzuhören, um Bedürfnisse, Denkweisen und auch interne Prozesse genau zu verstehen. Nur so können die richtigen Tools für all diese Faktoren bestimmt werden. Um die Akzeptanz neuer Technologien zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter und Mitarbeiter im Umgang mit diesen informieren und schulen. Das schafft ein Bewusstsein für die digitale Transformation und die damit verbundenen Veränderungen und erhöht zugleich die Effizienz bei der Nutzung der neuen Tools.

6. Beschränkung auf  einzelne Unternehmensbereiche

Beim digitalen Wandel wird dem Rechenzentrum durchaus eine wichtige Funktion zuteil. Dennoch ist die digitale Transformation längst nicht die einzige Funktion von Rechenzentren. Wer die Transformation jedoch als alleinige Aufgabe eines Rechenzentrums betrachtet, überlässt Bereichsleitern sowie deren Mitarbeitern eine zu große Verantwortung für die Entwicklung sowie Umsetzung neuer Prozesse. Da jedoch positive Resultate aus allen unternehmerischen Bereichen gewünscht sind, müssen auch alle Abteilungen in die Wandlung integriert sein. Diese Gestaltungsfreiheit bildet die Grundlage dafür, dass sich Mitarbeiter aller Abteilungen auch mit der Transformation identifizieren. Wer ausschließlich Bereichsleiter in die Digitalisierung der Firmen einbezieht, erfüllt ein Minimalziel. Zudem hängt die Zusammensetzung der Projektteams auch maßgeblich von der Struktur und Größe der Unternehmen ab. Von der Strategieentwicklung bis zu deren Realisierung: Fakt ist, dass eine digitale Transformation niemals nur die Aufgabe der IT-Abteilung oder Rechenzentren ist.

7. Digitale Transformation komplett ignorieren

Eine Abweichung von gewohnten Abläufen ist zwar eine Herausforderung für die alltägliche Organisation von Unternehmen. Doch je länger Firmen die digitale Transformation herausschieben, desto höher ist der finanzielle Bedarf für eine spätere Anpassung. Deshalb gehen zögerliche Unternehmer das Risiko ein, den Anschluss zu verlieren und diesen auch später nicht mehr aufholen zu können. Auch wenn die Digitalisierung in Unternehmen keine leichte Aufgabe ist und tiefgreifende Veränderungen mit sich führt, so überwiegen langfristig die Vorteile und Chancen der digitalen Transformation bei der richtigen Umsetzung.

8. Digitalisierung und digitale Transformation nicht verwechseln

Ein digital transformiertes Unternehmen findet sich in der digitalisierten Welt auch besser zurecht. Deshalb zielt der digitale Wandel nicht nur auf einen Einsatz neuer Technologien ab. Stattdessen spielt die Innovationsfähigkeit von Geschäftsmodellen und Produkten ebenfalls eine wichtige Rolle. Das bedeutet, dass Digitalisierung nur ein Bestandteil der Transformation ist. Zu beachten ist auch, dass die digitale Neustrukturierung eines Unternehmens zeitlich nicht auf mehrere Wochen oder Monate begrenzt werden kann. Ein entsprechender Wandel schließt ebenfalls emotionale, ethische und rechtliche Faktoren ein.  Da sich die digitale Transformation in den Köpfen aller Mitarbeiter vollziehen muss, sollten Unternehmen für die Entwicklung zwei bis fünf Jahre einplanen.

9. Unterschätzung des kulturellen Wandels

Unternehmen müssen heutzutage den Erwartungen einer digitalen Kultur entsprechen. Allerdings ist eine abgeänderte Unternehmenskultur von Nachteil, falls sich an dem Kulturwandel beteiligte Personen nicht mit der Entwicklung einverstanden erklären. Eine wichtige Basis für eine erfolgreiche digitale Transformation ist es deshalb, den kulturellen Wandel von Beginn an zu definieren. Da ein IT-Team für die Identifizierung kultureller unternehmerischer Herausforderungen eine ausschlaggebende Rolle spielt, sollten entsprechende Beiträge dabei helfen, den digitalen Transformationsprozess zu forcieren.

10. Nicht die Kommunikation vergessen

Eine wichtige Komponente für eine erfolgreiche digitale Transformation ist eine gute Kommunikation zwischen Angestellten aller Ebenen. Deshalb sind Unternehmer angehalten, Mitarbeiter sowie alle an den Projekten beteiligten Stakeholder über digitale Neuentwicklungen und deren Vorteile zu informieren. Aus dem Grund ist es erforderlich, stetig mit allen am Transformationsprozess beteiligten Personen zu kommunizieren. Von Mitarbeitern über Lieferanten bis hin zu Kunden: Für eine Durchführung erfolgreicher Projekte ist es notwendig, alle Beteiligten permanent über Veränderungen und erneute Entwicklungen zu informieren.

Sie möchten Ihr Digitalisierungsprojekt starten und benötigen einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite? Unsere Experten und IT-Berater unterstützen Sie mit passenden Lösungen und begleiten Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft.

22. Juni 2021/von Cyrill Covic
https://www.netgo.de/wp-content/uploads/2022/01/digitale-transformation-die-groessten-fehler.jpg 450 800 Cyrill Covic https://www.netgo.de/wp-content/uploads/revslider/startseite-header-1/marke_netgo-300x138-1.png Cyrill Covic2021-06-22 11:48:002022-01-25 14:22:45Digitale Transformation: Die 10 größten Fehler im Überblick
Giordano Aita @adobestock.com

Wenn der Weg das Ziel ist, sollte es Ihnen nicht im Weg stehen.

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Woran Unternehmen denken sollten, wenn sie planen, in die Cloud zu wechseln.

»Es ist nicht gesagt, dass es besser wird, wenn es anders wird. Wenn es aber besser werden soll, muss es anders werden.« Was Georg Christoph Lichtenberg, seines Zeichens deutscher Physiker und Schriftsteller, schon im 18. Jahrhundert zum Thema Veränderung zu sagen hatte, hat auch heute noch große Relevanz. Vor allem, wenn wir von einer der großen Veränderungen sprechen, vor der Unternehmen heute stehen: die Digitalisierung.

Unternehmen, die im Digitalisieren ihrer Geschäftsprozesse die Chance sehen, ihre Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, migrieren in die Cloud – die eine zentrale Rolle spielt. Laut der Studie »Cloud Monitor 2018«, die von KPMG und Bitkom herausgegeben wurde, nutzen bereits zwei von drei Unternehmen Cloud Computing. Und das nicht ohne Grund, denn Vorteile gibt es viele und die meisten liegen schon rein technologisch gesehen auf der Hand. Neben Hochverfügbarkeit und Skalierbarkeit gehören dazu die Flexibilität, Datensicherheit und vor allem die Kosteneffizienz. Wir wollen Sie jetzt nicht langweilen und alle Vorteile der Cloud hier nochmal detailliert herunterbeten – und das müssen wir auch gar nicht, denn Sie können sich ja auch unser Whitepaper »Fünf Tipps, warum sich die Cloud für Unternehmen rechnet. Im wahrsten Sinne des Wortes.« herunterladen und nochmal alles nachlesen.

Whitepaper herunterladen

Uns geht es um etwas anderes. Denn die Cloud bietet nicht nur viel Vorteile, sondern auch vielfältige Möglichkeiten der Nutzung. Public Cloud, Private Cloud oder Hybrid Cloud – das ist eine weitere, aber gleichwohl wichtige Entscheidung, vor der Unternehmen stehen. Und die tun gut daran, genauestens zu überlegen, welche Cloud-Option denn am besten zu ihrem Unternehmen und seinem Businessmodell passt – und zu ihren individuellen Anforderungen. Welche Cloud-Strategie ist die richtige? Ist es die Private Cloud, weil man aus Sicherheits-, Datenschutz- oder Compliance-Gründen lieber eine geschlossene Hosting-Umgebung solo nutzen möchte … und nimmt dabei in Kauf, ein Hosting-Angebot zu nutzen, das am Ende nicht flexibel genug skaliert werden kann? Oder wählt man eine Public Cloud und damit eine abstrahierte IT-Umgebung, die beliebig skalierbar ist und nutzt Cloud Services wie Rechenleistung, Speicherplatz, Infrastrukturen oder reine Testumgebungen für die Entwicklung eigener neuer Services? Was ist mit dem Trend, eine hybride Lösung zu nutzen, die On-prem und Cloud Services miteinander kombiniert? Und schließlich – auch das ist ein Trend: Ist ein Multi-Cloud Ansatz, der die parallele Nutzung von Cloud-Diensten und -Plattformen mehrerer Anbieter erlaubt und damit die Verbindung mehrerer Cloud-Modelle (Public und Private) in einer zentralisierten, großen Cloud ermöglicht, eine sinnvolle Alternative?

Seien wir doch mal ehrlich: Wer diese Fragen beantworten muss, braucht Hilfe, denn hier ist häufig nicht der Weg das Ziel, sondern das Ziel im Weg. Hier braucht es Cloud-Experten, die nicht nur wissen, wovon sie sprechen, sondern vor allem auch, wie. Es braucht einen Partner, der auf Augenhöhe mit den Unternehmen agiert und ihnen nicht das Gefühl gibt, das Zepter aus der Hand zu geben. Denn die Unternehmen sind es schließlich, die am Ende mit dem Ergebnis nicht nur leben, sondern damit arbeiten müssen.

Die richtige Entscheidung zu treffen und genau die Cloud-Strategie zu wählen, die zu einem Unternehmen passt, das sehen wir von netgo als unsere Hauptaufgabe an. Deshalb unser Tipp: Wenn Sie sich einen Überblick über Cloud Migrationen in Deutschland verschaffen wollen, dann genügt ein Blick auf die netgo Trend-Analyse, und sie bekommen alles präsentiert und grafisch aufbereitet, was Sie wissen wollen.

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Wenn Sie einen kompetenten Partner suchen, der Sie auf dem Weg in die Cloud unterstützen kann, dann reden Sie mit uns.

Einfach hier klicken und Kontakt aufnehmen.

Wir sind auf Sie vorbereitet.

Ihre Cloud-Experten von netgo

27. August 2020/von Jörg Fasselt
https://www.netgo.de/wp-content/uploads/2020/12/cloud.jpg 1000 1500 Jörg Fasselt https://www.netgo.de/wp-content/uploads/revslider/startseite-header-1/marke_netgo-300x138-1.png Jörg Fasselt2020-08-27 16:15:002021-01-12 16:47:22Wenn der Weg das Ziel ist, sollte es Ihnen nicht im Weg stehen.
eProcurement ist die elektronische Beschaffung von Leistungen und Produkte über digitale Netzwerke.

Was ist eProcurement und welchen Nutzen hat es?

Blog

Der Begriff eProcurement ist die Kurzform für Electronic Procurement und definiert die elektronische Beschaffung von Leistungen und Produkten über digitale Netzwerke im B2B-Bereich. Klassische Bestellvarianten in Papierform (Preislisten, Formulare etc.) werden hierbei abgelöst und durch einen elektronischen Bestellprozess ersetzt. Erfahren Sie im Folgenden, was eProcurement auszeichnet und welchen Nutzen diese Technik verfolgt.

Grundlagen und Hintergründe des eProcurements

Durch die Verbreitung des Internets hat sich die elektronische Geschäftswelt in den vergangenen Jahrzehnten stark entwickelt. Zahlen beweisen: der Online-Handel boomt. Laut dem Handelsverband Deutschland belief sich der eCommerce-Umsatz im Jahr 2000 noch auf 2,5 Milliarden Euro, im Jahr 2018 bereits auf über 50 Milliarden Euro. Im Zuge dessen haben sich natürlich auch die Beschaffungsmechanismen verändert. Wo früher noch viele verschiedene Schritte erforderlich waren, um Waren zu bestellen, wird heute ein elektronisches und vielfach automatisiertes Bestellverfahren genutzt: das eProcurement. Ziel des eProcurements ist die Vereinfachung von Bestellprozessen und die damit einhergehende Beschleunigung des Bestellvorgangs. Für Händler und Lieferanten hat diese Form der Beschaffung erhebliche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Beschaffung in Papierform, insbesondere Zeit- und Kosteneinsparungen.

Häufig werden eProcurement-Lösungen von mittleren und größeren Unternehmen genutzt, welche auf eine hohe Warenverfügbarkeit angewiesen sind und schnelle Lieferzeiten anbieten wollen. Letztendlich geht es also darum, Beschaffungsprozesse zu optimieren, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Kosteneinsparungen im Bestellablauf führen beispielsweise zu einem größeren Spielraum in der Preisgestaltung.

Technische Umsetzung des eProcurements

Der Wechsel von papierbasierten Beschaffungsprozessen hin zur elektronischen Kommunikation zwischen Zulieferer und Unternehmen ist an einige technische Voraussetzungen geknüpft. Wichtig ist dabei, auf IT-Systeme mit möglichst einheitlichen Standards zu setzen (zum Beispiel offene Formate wie XML), um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Ferner müssen die Geschäftsprozesse der Beteiligten soweit angeglichen werden, dass der Datenaustausch im jeweiligen ERP-System einbezogen werden kann.

Die Kommunikation in einem eProcurement-System kann auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen. Häufig wird dazu das Internet verwendet, wo sich die Geschäftspartner über eine Art B2B-Onlineshop miteinander austauschen. Manche Unternehmen favorisieren hingegen die Vernetzung über ein eigenes Extranet. Die Daten werden hier von der einen Partei über eine VPN-Verbindung an das Intranet der anderen Partei übermittelt.

Grundsätzlich lassen sich in der technischen Umsetzung des eProcurements drei verschiedene Systeme unterscheiden:

  • Geschlossene Systeme: Bei einem geschlossenen System besteht eine direkte Verbindung zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen. Dies kann allerdings nur funktionieren, wenn die beteiligten Geschäftspartner über gleiche Schnittstellen verfügen (was in der Einrichtung sehr aufwändig sein kann) oder die gleiche Software nutzen. Der große Vorteil eines geschlossenen Systems ist seine hohe Datensicherheit und Datenaktualität.
  • Halboffene Systeme: Bei einem halboffenen System werden die Geschäftskunden über eine Schnittstelle mit dem IT-System des Lieferanten verbunden. Der Zugriff auf das System erfolgt normalerweise über einen Web-Browser.
  • Offene Systeme: Bei einem offenen System besteht keine direkte Verbindung zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner, stattdessen wird auf einer reinen Web-Basis gearbeitet. Dazu stellt der Lieferant in gewissen Abständen einen Bestellkatalog online, über den das Unternehmen Bestellungen durchführen kann. Die Einrichtung eines solchen Systems ist zwar sehr einfach, bringt aber auch viele Nachteile mit sich: Erstens ist ein offenes System leicht angreifbar, zweitens erfolgt der Abgleich von Bestellungen und Beständen asynchron, also nicht in Echtzeit.

Welche Vorteile bietet eProcurement Ihrem Unternehmen?

Die elektronische Abwicklung der Güterbeschaffung umgeht viele Nachteile der klassischen Beschaffung über Telefon, Fax oder Briefverkehr. Papierbasierte Bestellverfahren sind zeit- und kostenaufwändig – auf Dauer also völlig unbrauchbar, wenn Online-Händler mit der fortschreitenden Digitalisierung und einer immer stärkeren Konkurrenz mithalten wollen. Betrachten wir die Vorteile von eProcurement im Überblick:

  • Reduzierter Zeit- und Kostenaufwand
  • Schnellere Beschaffung von Rohstoffen oder Produkten
  • Reduktion der administrativen Aufgaben
  • Erhöhung der Prozesstransparenz
  • Erhöhung der Markttransparenz
  • Einfache Integration neuer Lieferanten
  • Mehr Vergleichsmöglichkeiten von Preisen und Lieferanten
  • Flexibler Einkauf (24-Stunden-Verfügbarkeit)
  • Erhöhung der Leistungs-/Produktqualität
  • Kombinierbarkeit mit ERP-Systemen, Finanzbuchhaltung etc.

Die Automatisierung von Bestellprozessen hat Auswirkungen auf vielen Ebenen. Nicht nur Sie als Unternehmer profitieren von den Vorteilen des eProcurements, auch Ihre Zulieferer und insbesondere Ihre Kunden sind mittelbar und unmittelbar davon betroffen. Nach Studien des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) reduziert eProcurement die Prozesskosten um durchschnittlich 30%. Sämtliche Prozesse, von der Angebotseinholung bis zur Rechnungsprüfung, erfolgen transparent und standardisiert – ein weiterer Vorteil, um Fehlerquellen in der Administration zu vermeiden. Die Möglichkeit einer Anbindung von ERP-Systemen sorgt weiterhin dafür, dass Warenbestände und Bestellungen immer mit der Datenbank abgeglichen werden können.

Prozesskostenoptimierung mithilfe digitaler Systeme ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Viele Unternehmen haben bereits eProcurement-Lösungen etabliert, um die neugewonnenen Ressourcen für ihr Kerngeschäft, also den eigentlichen Online-Handel, aufzuwenden, so zum Beispiel für die Produktentwicklung oder das Marketing. Eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten: Zulieferer, Unternehmen, Kunden.

6. April 2020/von Cyrill Covic
https://www.netgo.de/wp-content/uploads/2022/01/was-ist-eprocurement.png 450 800 Cyrill Covic https://www.netgo.de/wp-content/uploads/revslider/startseite-header-1/marke_netgo-300x138-1.png Cyrill Covic2020-04-06 13:02:002022-01-25 14:25:42Was ist eProcurement und welchen Nutzen hat es?
Vier Mythen der DigitalisierungPeopleImages @istockphoto.com

Vier Mythen der Digitalisierung

Blog

Für die einen ist es ein Schreckgespenst, andere können es schon gar nicht mehr hören: Digitalisierung. „Für uns nicht interessant, wieder nur ein Hype oder zu teuer“ sind Antworten, die häufig in diesem Zusammenhang zu hören sind. Dabei ist vielen noch nicht klar, was Digitalisierung bedeutet und wo die enormen Chancen liegen. Bringen wir Licht ins Dunkel und räumen mit 4 Mythen der Digitalisierung auf.

Mythos #1: Digitalisierung ist nicht für alle Branchen interessant

Unabhängig von der Branche gibt es viele Möglichkeiten, die Digitalisierung zu nutzen. Ein Beispiel ist die Forderung, Beruf und Familie besser vereinen zu können. Denn dadurch ändert sich vor allem die Art und Weise, wie wir (zusammen-) arbeiten. Smartphones und Tablets ermöglichen das Arbeiten von fast überall und zu jeder Zeit; Cloud-Lösungen helfen, Aufgaben gemeinsam zu erarbeiten und Wissen zu teilen. Um den Anforderungen an Flexibilität und Austausch gerecht zu werden, sind neue Informationstechnologien unerlässlich – denn modernes Arbeiten heisst Digitalisierung.

Mythos #2: Bei der Digitalisierung geht es primär um das Kundenerleben

Nach der Erfindung der Dampfmaschine, der Einführung von Förderbändern und der Automatisierung der Produktion stehen wir heute dank vernetzter Systeme vor der vierten Revolution. Wir sprechen daher von der Industrie 4.0. Computer, Menschen und industrielle Prozesse sind untereinander verbunden und Informationen werden in Echtzeit verarbeitet. Wer dauerhaft seinen Vorsprung im Wettbewerb sichern möchte, muss frühzeitig die Chancen der Industrie 4.0 erkennen und nutzen: eine hohe Flexibilität u. a. durch transparente Abläufe, individuelle Produktionen, Vereinfachung von Prozessen und vieles mehr. Getreu dem Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst!“ oder „Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben“.

Mythos #3: Digitalisierung ist nur für bestimmte Unternehmen interessant

Insbesondere für Start-Ups, aber auch für bestehende Unternehmen, liegt in der Digitalisierung die Chance, ihr Angebot bzw. ihr Thema nach vorne zu bringen. Die Märkte werden globaler, der Wettbewerb dynamischer und die Marktakteure vielfältiger. Die Digitalisierung eröffnet allen Branchen enorme Chancen. Es ist daher kaum überraschend, dass die Potentiale auch von immer mehr Handwerksunternehmen genutzt werden.

Mythos #4: Digitalisierung ist nicht finanzierbar

Die Digitalisierung ist eines der großen Themen der Politik. Der Staat fördert mit dem Programm „go-digital“ gezielt Handwerksbetriebe und mittelständische Unternehmen, indem 50 % der Kosten übernommen werden. Im Fokus stehen dabei die Themen IT-Sicherheit, Digitale Markterschließung und Digitalisierte Geschäftsprozesse. Was genau wird gefördert, wie hoch ist die Förderung und welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden? Antworten auf diese Fragen können Sie hier nachlesen.

Seit dem 1. September 2018 gibt es für nordrhein-westfälische Unternehmen einen weiteren Anreiz in die Digitalisierung zu investieren. Mit dem Förderbaustein NRW.BANK.Digitalisierungskredit stellt die Förderbank einen besonderen Kredit bereit. Der Zinssatz startet derzeit (abhängig von der Bonität des Unternehmens) ab null Prozent und ist in jeder Preisklasse etwa ein Prozent günstiger als vergleichbare Programme der Wirtschaftsförderung. Sie finden sich wieder und sind interessiert? Nähere Informationen zur Förderung finden Sie hier.

7. November 2018/von Jörg Fasselt
https://www.netgo.de/wp-content/uploads/2019/08/mythen_digitalisierung-1.jpg 2500 3746 Jörg Fasselt https://www.netgo.de/wp-content/uploads/revslider/startseite-header-1/marke_netgo-300x138-1.png Jörg Fasselt2018-11-07 15:30:002020-12-16 14:10:19Vier Mythen der Digitalisierung

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