Möchten sich Unternehmen von heute dauerhaft gegen die Konkurrenz durchsetzen und langfristig bestehen, ist eine digitale Transformation unerlässlich. Allerdings vergessen zahlreiche Firmen, dass eine erfolgreiche Digitalisierung nur dann gelingt, wenn statt einzelner Bereiche das ganze Unternehmen an einem Strang zieht. Entscheidend ist dabei das Verinnerlichen einer digitalen Denkweise, die zur Neuausrichtung des Unternehmens erforderlich ist. Nur wenn Strategie, Geschäftsmodell sowie Ressourcen, Prozesse und Technologien zielgerichtet gebündelt werden, kann die Digitalisierung langfristig zum Geschäftserfolg führen. Wichtig ist dabei, dass Unternehmen die digitale Transformation proaktiv angehen und nachfolgende Fehler vermeiden.

1. Digitale Transformation ist Chefsache

Eine digitale Wandlung ist häufig zum Scheitern verurteilt, wenn Vorgesetzte sich nicht direkt an der Transformation beteiligen. Die Unterstützung durch einen CEO ist zwar eine große Hilfe. Dennoch ist die Beteiligung durch alle Vorgesetzte eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Realisierung. Als wichtige Aufgabe eines Unternehmers entwickelt sich ein digitaler Wandel zum kompletten Erneuerungsprozess, der die Firmen möglicherweise komplett umstrukturiert. Im Fokus steht gegebenenfalls sogar der Geschäftsgegenstand, da potenzielle Kunden maßgeblich die Unternehmensstruktur beeinflussen. Umso wichtiger ist es, dass Geschäftsprozesse bei den Änderungen berücksichtigt werden. Der Grad der Offenheit gegenüber einer digitalen Transformation spielt deshalb für deren Umsetzung eine ausschlaggebende Rolle.

2. Strategien erarbeiten

Mittlerweile ist ein Großteil aller Unternehmen bemüht, die Digitalisierung des Kerngeschäfts zu forcieren. Dennoch ist der digitale Wandel längst nicht bei allen Unternehmen vollzogen. Häufig orientiert sich der Grad des Fortschritts an der Branche. Insbesondere IT-Unternehmen sowie die Kommunikationsbranche haben den digitalen Wandel weitgehend realisiert. Für Bereiche wie den Handel ist digitale Transformation nach wie vor eine große Herausforderung. Auch aus diesem Grund müssen Unternehmer mit gutem Beispiel vorangehen. Moderne Kunden setzen heutzutage zumeist ein digitales Produkterlebnis voraus. Sie wünschen Serviceverfahren, die in den gleichen Medien und nutzerrelevanten Kanälen durchführbar sind. Wer einen digitalen Wandel verweigert, muss den Verlust vieler potenzieller Kunden in Kauf nehmen.

3. Ungenügende Investitionen

Um die digitale Transformation so professionell und effizient wie möglich zu gestalten, müssen die hierfür aufgewendeten Investitionen entsprechend angemessen geplant werden. Allerdings fällt es vielen Unternehmern schwer, das erforderliche Budget für digitale Technologien zu ermitteln und einzuplanen. Diese Budgets sind Investitionen in die Zukunft, da der Erfolg nachfolgender digitaler Generationen in hohem Maße von flexiblen Anpassungen auf das Marktgeschehen abhängt. Deshalb ist es wichtig, die komplette Investitionsplanung an der digitalen Transformation zu orientieren und von Anfang an auf deren Belangen einzugehen.

4. Fehlendes Fachpersonal

Für eine professionell durchgeführte digitale Transformation ist versiertes Personal dringend erforderlich. Deshalb müssen in der IT-Abteilung tätige Mitarbeiter auch so geschult sein, dass diese Strukturen und Prozesse nachhaltig verändern. Auf lange Sicht es ist von Vorteil, falls in Unternehmen tätige Experten die Prozesse selbst in Reviews beurteilen und auf deren Praxistauglichkeit überprüfen. Ein weiterer Vorteil interner Mitarbeiter besteht darin, dass diese keine Einarbeitungszeit benötigen und ihr Prozesswissen schnell einsetzen. Unternehmen sollten deshalb darauf abzielen, eigene Mitarbeiter für den digitalen Wandel zu schulen – einschließlich dem Management. Eine wichtige Hilfe sind sogenannte On-Demand-Services, die deren Realisierung erleichtern und Unternehmen im Zusammenspiel mit gut ausgebildeten Mitarbeitern skalierbarer machen.

5. Den Faktor Mensch vernachlässigen

Oftmals denken wir bei Digitalisierung an neue Technologien und Tools. Dabei vergessen wir häufig den Menschen als entscheidenden Faktor bei der digitalen Transformation. Wichtig ist dabei, den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens zuzuhören, um Bedürfnisse, Denkweisen und auch interne Prozesse genau zu verstehen. Nur so können die richtigen Tools für all diese Faktoren bestimmt werden. Um die Akzeptanz neuer Technologien zu gewährleisten, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter und Mitarbeiter im Umgang mit diesen informieren und schulen. Das schafft ein Bewusstsein für die digitale Transformation und die damit verbundenen Veränderungen und erhöht zugleich die Effizienz bei der Nutzung der neuen Tools.

6. Beschränkung auf  einzelne Unternehmensbereiche

Beim digitalen Wandel wird dem Rechenzentrum durchaus eine wichtige Funktion zuteil. Dennoch ist die digitale Transformation längst nicht die einzige Funktion von Rechenzentren. Wer die Transformation jedoch als alleinige Aufgabe eines Rechenzentrums betrachtet, überlässt Bereichsleitern sowie deren Mitarbeitern eine zu große Verantwortung für die Entwicklung sowie Umsetzung neuer Prozesse. Da jedoch positive Resultate aus allen unternehmerischen Bereichen gewünscht sind, müssen auch alle Abteilungen in die Wandlung integriert sein. Diese Gestaltungsfreiheit bildet die Grundlage dafür, dass sich Mitarbeiter aller Abteilungen auch mit der Transformation identifizieren. Wer ausschließlich Bereichsleiter in die Digitalisierung der Firmen einbezieht, erfüllt ein Minimalziel. Zudem hängt die Zusammensetzung der Projektteams auch maßgeblich von der Struktur und Größe der Unternehmen ab. Von der Strategieentwicklung bis zu deren Realisierung: Fakt ist, dass eine digitale Transformation niemals nur die Aufgabe der IT-Abteilung oder Rechenzentren ist.

7. Digitale Transformation komplett ignorieren

Eine Abweichung von gewohnten Abläufen ist zwar eine Herausforderung für die alltägliche Organisation von Unternehmen. Doch je länger Firmen die digitale Transformation herausschieben, desto höher ist der finanzielle Bedarf für eine spätere Anpassung. Deshalb gehen zögerliche Unternehmer das Risiko ein, den Anschluss zu verlieren und diesen auch später nicht mehr aufholen zu können. Auch wenn die Digitalisierung in Unternehmen keine leichte Aufgabe ist und tiefgreifende Veränderungen mit sich führt, so überwiegen langfristig die Vorteile und Chancen der digitalen Transformation bei der richtigen Umsetzung.

8. Digitalisierung und digitale Transformation nicht verwechseln

Ein digital transformiertes Unternehmen findet sich in der digitalisierten Welt auch besser zurecht. Deshalb zielt der digitale Wandel nicht nur auf einen Einsatz neuer Technologien ab. Stattdessen spielt die Innovationsfähigkeit von Geschäftsmodellen und Produkten ebenfalls eine wichtige Rolle. Das bedeutet, dass Digitalisierung nur ein Bestandteil der Transformation ist. Zu beachten ist auch, dass die digitale Neustrukturierung eines Unternehmens zeitlich nicht auf mehrere Wochen oder Monate begrenzt werden kann. Ein entsprechender Wandel schließt ebenfalls emotionale, ethische und rechtliche Faktoren ein.  Da sich die digitale Transformation in den Köpfen aller Mitarbeiter vollziehen muss, sollten Unternehmen für die Entwicklung zwei bis fünf Jahre einplanen.

9. Unterschätzung des kulturellen Wandels

Unternehmen müssen heutzutage den Erwartungen einer digitalen Kultur entsprechen. Allerdings ist eine abgeänderte Unternehmenskultur von Nachteil, falls sich an dem Kulturwandel beteiligte Personen nicht mit der Entwicklung einverstanden erklären. Eine wichtige Basis für eine erfolgreiche digitale Transformation ist es deshalb, den kulturellen Wandel von Beginn an zu definieren. Da ein IT-Team für die Identifizierung kultureller unternehmerischer Herausforderungen eine ausschlaggebende Rolle spielt, sollten entsprechende Beiträge dabei helfen, den digitalen Transformationsprozess zu forcieren.

10. Nicht die Kommunikation vergessen

Eine wichtige Komponente für eine erfolgreiche digitale Transformation ist eine gute Kommunikation zwischen Angestellten aller Ebenen. Deshalb sind Unternehmer angehalten, Mitarbeiter sowie alle an den Projekten beteiligten Stakeholder über digitale Neuentwicklungen und deren Vorteile zu informieren. Aus dem Grund ist es erforderlich, stetig mit allen am Transformationsprozess beteiligten Personen zu kommunizieren. Von Mitarbeitern über Lieferanten bis hin zu Kunden: Für eine Durchführung erfolgreicher Projekte ist es notwendig, alle Beteiligten permanent über Veränderungen und erneute Entwicklungen zu informieren.

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Der Begriff eProcurement ist die Kurzform für Electronic Procurement und definiert die elektronische Beschaffung von Leistungen und Produkten über digitale Netzwerke im B2B-Bereich. Klassische Bestellvarianten in Papierform (Preislisten, Formulare etc.) werden hierbei abgelöst und durch einen elektronischen Bestellprozess ersetzt. Erfahren Sie im Folgenden, was eProcurement auszeichnet und welchen Nutzen diese Technik verfolgt.

Grundlagen und Hintergründe des eProcurements

Durch die Verbreitung des Internets hat sich die elektronische Geschäftswelt in den vergangenen Jahrzehnten stark entwickelt. Zahlen beweisen: der Online-Handel boomt. Laut dem Handelsverband Deutschland belief sich der eCommerce-Umsatz im Jahr 2000 noch auf 2,5 Milliarden Euro, im Jahr 2018 bereits auf über 50 Milliarden Euro. Im Zuge dessen haben sich natürlich auch die Beschaffungsmechanismen verändert. Wo früher noch viele verschiedene Schritte erforderlich waren, um Waren zu bestellen, wird heute ein elektronisches und vielfach automatisiertes Bestellverfahren genutzt: das eProcurement. Ziel des eProcurements ist die Vereinfachung von Bestellprozessen und die damit einhergehende Beschleunigung des Bestellvorgangs. Für Händler und Lieferanten hat diese Form der Beschaffung erhebliche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Beschaffung in Papierform, insbesondere Zeit- und Kosteneinsparungen.

Häufig werden eProcurement-Lösungen von mittleren und größeren Unternehmen genutzt, welche auf eine hohe Warenverfügbarkeit angewiesen sind und schnelle Lieferzeiten anbieten wollen. Letztendlich geht es also darum, Beschaffungsprozesse zu optimieren, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Kosteneinsparungen im Bestellablauf führen beispielsweise zu einem größeren Spielraum in der Preisgestaltung.

Technische Umsetzung des eProcurements

Der Wechsel von papierbasierten Beschaffungsprozessen hin zur elektronischen Kommunikation zwischen Zulieferer und Unternehmen ist an einige technische Voraussetzungen geknüpft. Wichtig ist dabei, auf IT-Systeme mit möglichst einheitlichen Standards zu setzen (zum Beispiel offene Formate wie XML), um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten. Ferner müssen die Geschäftsprozesse der Beteiligten soweit angeglichen werden, dass der Datenaustausch im jeweiligen ERP-System einbezogen werden kann.

Die Kommunikation in einem eProcurement-System kann auf ganz unterschiedlichen Wegen erfolgen. Häufig wird dazu das Internet verwendet, wo sich die Geschäftspartner über eine Art B2B-Onlineshop miteinander austauschen. Manche Unternehmen favorisieren hingegen die Vernetzung über ein eigenes Extranet. Die Daten werden hier von der einen Partei über eine VPN-Verbindung an das Intranet der anderen Partei übermittelt.

Grundsätzlich lassen sich in der technischen Umsetzung des eProcurements drei verschiedene Systeme unterscheiden:

• Geschlossene Systeme: Bei einem geschlossenen System besteht eine direkte Verbindung zwischen Lieferanten und einkaufenden Unternehmen. Dies kann allerdings nur funktionieren, wenn die beteiligten Geschäftspartner über gleiche Schnittstellen verfügen (was in der Einrichtung sehr aufwändig sein kann) oder die gleiche Software nutzen. Der große Vorteil eines geschlossenen Systems ist seine hohe Datensicherheit und Datenaktualität.
• Halboffene Systeme: Bei einem halboffenen System werden die Geschäftskunden über eine Schnittstelle mit dem IT-System des Lieferanten verbunden. Der Zugriff auf das System erfolgt normalerweise über einen Web-Browser.
• Offene Systeme: Bei einem offenen System besteht keine direkte Verbindung zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner, stattdessen wird auf einer reinen Web-Basis gearbeitet. Dazu stellt der Lieferant in gewissen Abständen einen Bestellkatalog online, über den das Unternehmen Bestellungen durchführen kann. Die Einrichtung eines solchen Systems ist zwar sehr einfach, bringt aber auch viele Nachteile mit sich: Erstens ist ein offenes System leicht angreifbar, zweitens erfolgt der Abgleich von Bestellungen und Beständen asynchron, also nicht in Echtzeit.

Welche Vorteile bietet eProcurement Ihrem Unternehmen?

Die elektronische Abwicklung der Güterbeschaffung umgeht viele Nachteile der klassischen Beschaffung über Telefon, Fax oder Briefverkehr. Papierbasierte Bestellverfahren sind zeit- und kostenaufwändig – auf Dauer also völlig unbrauchbar, wenn Online-Händler mit der fortschreitenden Digitalisierung und einer immer stärkeren Konkurrenz mithalten wollen. Betrachten wir die Vorteile von eProcurement im Überblick:

• Reduzierter Zeit- und Kostenaufwand
• Schnellere Beschaffung von Rohstoffen oder Produkten
• Reduktion der administrativen Aufgaben
• Erhöhung der Prozesstransparenz
• Erhöhung der Markttransparenz
• Einfache Integration neuer Lieferanten
• Mehr Vergleichsmöglichkeiten von Preisen und Lieferanten
• Flexibler Einkauf (24-Stunden-Verfügbarkeit)
• Erhöhung der Leistungs-/Produktqualität
• Kombinierbarkeit mit ERP-Systemen, Finanzbuchhaltung etc.

Die Automatisierung von Bestellprozessen hat Auswirkungen auf vielen Ebenen. Nicht nur Sie als Unternehmer profitieren von den Vorteilen des eProcurements, auch Ihre Zulieferer und insbesondere Ihre Kunden sind mittelbar und unmittelbar davon betroffen. Nach Studien des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) reduziert eProcurement die Prozesskosten um durchschnittlich 30%. Sämtliche Prozesse, von der Angebotseinholung bis zur Rechnungsprüfung, erfolgen transparent und standardisiert – ein weiterer Vorteil, um Fehlerquellen in der Administration zu vermeiden. Die Möglichkeit einer Anbindung von ERP-Systemen sorgt weiterhin dafür, dass Warenbestände und Bestellungen immer mit der Datenbank abgeglichen werden können.

Prozesskostenoptimierung mithilfe digitaler Systeme ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Viele Unternehmen haben bereits eProcurement-Lösungen etabliert, um die neugewonnenen Ressourcen für ihr Kerngeschäft, also den eigentlichen Online-Handel, aufzuwenden, so zum Beispiel für die Produktentwicklung oder das Marketing. Eine Win-Win-Win-Situation für alle Beteiligten: Zulieferer, Unternehmen, Kunden.