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Microsoft Cloud Update – August 2019

Microsoft Outlook Mobile erhält Shared-Folder Zugriff und ganz nebenbei auch den heißersehnten Dark Mode. Damit aber nicht genug, Thorsten Pickhan und Adrian Ritter haben die Highlights der Microsoft-Ankündigungen aus August zusammengefasst.

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Shownotes

Wichtige Mitteilung zu Skype for Business Telefonen

In den vergangenen Tagen hat Microsoft E-Mails mit dem Hinweis versendet, dass Microsoft Identity Platform 2.0 eingeführt wird. Dies kann zu Einschränkungen auf Skype for Business (SfB) Telefonen führen.

Betrifft diese Nachricht unser Unternehmen?

Wenn Sie SfB zertifizierte Telefone (3PIP) von z.B. Poly (ehem. Polycom) oder Audiocodes verwenden und diese an SfB Online, Microsft Teams via Cloud Interop oder SfB OnPrem Hybrid mit Modern Authentication angebunden haben, müssen Sie Ihre Geräte vor dem 15.01.2020 updaten. Nur so ist eine Anmeldung weiterhin möglich. Das gilt ebenfalls, wenn das Exchange Postfach des Users in Exchange Online liegt. Neben der Installation von Updates auf den Telefonen, müssen zusätzlich Schritte – einmalig pro Telefon Hersteller – im Tenant durchgeführt werden.

Was passiert unter der Haube?

Durch das Update bzw. die Verwendung von OAuth 2.0 als Anmeldeprotokoll, wird jedem Hersteller eine dedizierte Hersteller Application ID zugewiesen. Bisher nutzten alle zertifizierten Telefone aller Hersteller dieselbe Azure Application ID. Die Hersteller Application ID wird damit Teil der Anmeldung. Mit dem Update des Telefons, wird diese ID auf die Telefone übertragen, welche zukünftig u.a. zur Anmeldung genutzt wird.

Was muss getan werden?

Alle betroffenen Telefone müssen rechtzeitig vor dem 15.01.2020 mit einem Update versehen werden. Aktuell sind diese Updates noch nicht vorhanden.

Voraussichtliche Termine für die Verfügbarkeit der Updates:

  • Poly VVX Telefone / Trio Konferenzlösungen: Q4 2019
  • Trio Konferenzlösungen (8800, 8500): August 2019
  • Audiocodes: Ende Juni 2019
  • Poly Group Series: Ende Juni

Zusätzlich muss jede Hersteller Application ID dem Tenant als vertrauenswürdige Application ID hinzugefügt werden. Die gesetzten Berechtigungen bleiben exakt so bestehen wie zuvor.

Polycom Video Interop mit Microsoft Teams

Microsoft Teams und Videokonferenzen

Microsoft Teams ist ein fantastisches Werkzeug, um mit Online-Besprechungen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen weiter zu verbessern. Mit dem Microsoft Teams Desktop-, Web- oder Mobile-Client ist es kein Problem Audio, Video und Bildschirmfreigaben innerhalb einer Onlinebesprechung zu nutzen. Was aber, wenn Sie in einem Besprechungsraum sitzen und Ihre bestehenden Videokonferenzanlage in einer Microsoft Teams Besprechung verwenden möchten?

Für diesen Fall gibt es derzeit zwei Lösungen. Die eine Lösung ist ein von Microsoft entwickelter Videoendpunkt, bei dem ein Surface Pro auf eine Dockingstation gesetzt wurde, die verschiedene Anschlüsse für Videohardware besitzt. Die andere Lösung hat der Hersteller Polycom entwickelt. Polycom stellt einen Service aus der Microsoft Azure Cloud zu Verfügung: Polycom Real Connect for Office 365. Über diesen Cloud Dienst möchte ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag einen ersten Überblick verschaffen. 

Was verbirgt sich hinter diesem Service aus der Cloud?  

Hinter dem Dienst Real Connect for Office 365 verbirgt sich eine Polycom Infrastruktur, die in Microsoft Azure gehostet  und  direkt von Polycom administriert wird. Diese sorgt für eine Interoppebility zwischen Microsoft Teams oder Microsoft Skype for Business Online und klassischen Videoendpunkten die nicht direkt mit Teams kommunizieren können. 

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen der Service? 

Nun, was bietet Ihnen jetzt dieser Service aus der Cloud. Zunächst einmal können Sie ihre bestehende Hardware weiterhin nutzen, um an Microsoft Teams Online-Besprechungen teilzunehmen. Denn mit Real Connect for Office 365 erhalten Sie zur Teilnahme an einem geplanten Teams Meeting einen direkten Einwahlpunkt per SIP oder H.323. Dabei benötigen Sie keine direkte Registrierung an Microsoft Teams.   

Aber nicht nur das eigene Unternehmen kann diesen Einwahlpunkt nutzen. Auch Ihre Geschäftspartner können über Real Connect for Office 365 an ihren Teams Meetings teilnehmen. Das heißt, auch ein Geschäftspartner oder ein Kunde kann die eigenen Videokonferenzräume nutzen um das optimale Erlebnis in der Videokonferenz zu erhalten. Er ist somit nicht darauf angewiesen Microsoft Teams zu nutzen. 

Es ist jedoch noch einiges mehr was dieser Dienst bietet. Ein weiterer Vorteil ist die Anbindung von „fremder“ Hardware, das heißt haben Sie selbst Cisco, Lifesize, etc. können Sie auch diese Hardware weiterhin verwenden und können auch damit an Teams Meetings teilnehmen. Gleiches gilt natürlich auch für ihre Kunden und Partner. Planen Sie also ein Teams Meeting mit Kunden oder Partnern müssen diese nicht auf den Teams Client oder Web Client zurückgreifen sondern können sich in einen Besprechungsraum mit einer Videokonferenzanlage setzen und darüber dem Teams Meeting beitreten.  

Apropos Planen von Teams Meetings: Ein weiterer Vorteil ist die nahtlose Integration in die Microsoft Teams Besprechungseinladung.  Der Polycom Real Connect for Office 365 Dienst erweitert die bekannte Teams Einladung, um die Informationen, die ein klassischer Videoendpunkt benötigt.  

So schafft Polycom einen Weg, wie sich die klassische Videokonfrenzlösung im modernen Arbeitsumfeld immer noch perfekt einfinden kann.

Microsoft Teams mit „klassischer“ Telefonie koppeln

Microsoft Teams finden Sie total interessant, wollen aber Ihren lokalen Telefonanschluss weiter nutzen oder können nicht auf klassische Telefonie-Elemente wie z.B. Fax-Lösungen verzichten? Nutzen Sie die Vorteile aus beiden Welten: Mit Direct Routing für Microsoft Teams machen Sie Ihren vorhandenen Telefonanschluss cloudfähig.

Bereits in den Anfängen von Microsoft Teams konnten Sie mit sog. Calling Plans neue Rufnummern bei Microsoft beantragen oder Ihre vorhandenen Rufnummern zu Microsoft portieren. Durch diesen Schritt stand der reinen Telefonie mit Microsoft Teams nichts mehr im Wege. Für z.B. Ihre Fax-Lösung sah es da noch nicht so rosig aus. Da die Telefonie-Plattform von Microsoft Teams keine Fax-Services unterstützen, mussten dafür erst aufwändig Alternativen geschaffen werden.

Direct Routing macht’s hybrid

Mit Direct Routing für Microsoft Teams gibt es dafür eine Lösung: Mit einem zertifizierten Session Border Controller (SBC) z.B. von der Firma AudioCodes ist es möglich, zum einen Ihren vorhanden Telefonanschluss weiter zu nutzen und zum anderen weitere Telefonie-Dienste wie z.B. Fax anzubinden. Anders als bei Skype for Business werden keine Server mehr benötigt, um Ihren Telefonanschluss cloudfähig zu machen.

Unterm Strich bedeutet das, dass eingehende Anrufe auf Ihrem Telefonanschluss eingehen, vom AudioCodes SBC entgegengenommen und in das O365 Rechenzentrum geroutet werden. Egal wo der Teams-Anwender sich dann gerade mit seinem Laptop oder seiner Teams-App befindet – es klingelt bei einem eingehenden PSTN-Anruf. Genauso kann über die Teams-App oder den Laptop ein ausgehender PSTN-Anruf ausgeführt werden, ohne dass der Anrufer mitbekommt, ob sich der User gerade im Büro oder ganz wo anders befindet. All das zu den Konditionen, die Sie mit Ihrem Provider ausgehandelt haben und ohne die Rufnummern zu Microsoft portieren zu müssen. Ganz nebenbei können über den AudioCodes SBC weiterhin z.B. Fax Dienste über die bekannten Rufnummern erreicht werden.

Natürlich können auch beide Optionen gemischt werden. D.h. es können User entweder mit einer Rufnummer vom Telefonieanschluss via Direct-Routing versehen werden oder für bestimmte User ein Calling-Plan und eine Rufnummer von Microsoft gebucht werden.

Tür an Tür: Co-Existenz Microsoft Teams und Skype for Business Online

Microsoft Teams und Microsoft Skype for Business Online, zwei Tools mit einer großen Schnittmenge. Beides kann genutzt werden, um miteinander zu kommunizieren und sich auszutauschen. Ob es ein Audio- oder Video-Anruf ist, eine Chat-Nachricht oder ein Online-Meeting. Viele Unternehmen möchten Teams einsetzen, sind aber mit Skype for Business gestartet. Vielleicht noch nicht im vollen Funktionsumfang, wie es sich Microsoft wünscht. Aber Microsoft Teams bietet ja doch das ein oder andere Gimmick oder auch die ein oder andere Funktion, die man bei Skype for Business vermisst. Was tun?

Co-Existenz

Für dieses Szenario stellt Microsoft verschiedene Wege einer Co-Existenz beider Welten zur Verfügung, damit man als Unternehmen seine Mitarbeiter an die neuen Funktionen und Werkzeuge von Microsoft Teams langsam heranführen und die Mitarbeiter auf die Änderungen einstimmen kann. Über die Co-Existenz kann man einzelne Workloads aus Skype for Business Online nach Teams verschieben. So lernen die Mitarbeiter die Vorteile von Microsoft Teams zu nutzen und es stellt sich als eine weiche Migration dar.

Hierzu stellt Microsoft verschiedene Co-Existenz Szenarien zur Verfügung: Islands Mode, Skype for Business with Teams Collabs, Skype for Business with Teams Collabs & Meetings. Der Vollständigkeit halber seien noch die beiden anderen Betriebsmodi erwähnt: SfB Only und Teams Only. Dies sind allerdings keine Co-Existenzen, sondern, wie der Name schon vermuten lässt, ein entweder oder.

Skype-for-Business-Teams-Coexistence
Skype-for-Business-Teams-Coexistence

Islands Mode

Der Islands Mode ist bei einem Office 365 Tenant standardmäßig aktiviert. Im Islands Mode sind beide Programme und Workloads vollständig getrennt. Die jeweilige Kommunikation bleibt immer in dem Programm, aus dem diese auch initiiert wurde. Startet man einen Chat aus der Skype for Business Anwendung zu einem Kollegen, so öffnet sich beim Empfänger auch das Skype for Business Chat Fenster und es wird über Skype for Business kommuniziert.

Startet man hingegen die Kommunikation über Teams, so erfolgt diese innerhalb des Teams Client. Es sind also wirklich zwei getrennte Welten und werden nicht vermengt. Dies stellt sich an verschiedenen Stellen für den Anwender dar. So ist zum Beispiel der Präsenzstatus in beiden Programmen unabhängig. Ist man im Skype for Business Online und verfügbar, so kann man in Teams einen ganz anderen Präsenzstatus pflegen. Möchte man zu einem Online Meeting einladen, so hat man im Outlook die Möglichkeit entweder ein Skype for Business Online Meeting zu erstellen oder ein Teams Meeting.

skype-teams-outlook
skype-teams-outlook

Dies hat den vermeintlichen Vorteil, dass die Anwender sich nicht so schnell umstellen müssen und mit beiden Programmen zeitgleich arbeiten können. Vermeintlich, da in dem Augenblick eben keine einheitliche Kommunikationsplattform im Unternehmen mehr gegeben ist. Anwender finden Informationen an verschiedenen Stellen (Chat im Skype for Business, Chat im Teams, Gruppenchat im Teams), der Präsenzstatus kann irreführend sein, da in beiden Welten unterschiedlich und vieles mehr. Diese Phase können Unternehmen nutzen, um nach jahrelanger Nutzung von Skype for Business die Anwender langsam auf etwas Neues einzustimmen und die Anwender mit Teams vertraut werden zu lassen. Es sollte dann aber möglichst schnell die nächste Phase eingeleitet werden.

Skype for Business with Teams Collabs

Dieser Co-Existenz Modus integriert die ersten Funktionen von Teams in Skype for Business und lässt eine erste sinnvolle, gemeinsame Nutzung der beiden Welten zu. Im Skype for Business with Teams Collabs Modus werden die Collaboration Funktionen in Teams freigeschaltet, der Workload für Kommunikation (Chat, Audio-,Videocall und Meetings) bleiben aber in Skype for Business bestehen. Der perfekte Einstiegspunkt für Unternehmen, die Skype for Business Online schon lange einsetzen und Teams ins Unternehmen einführen wollen. Gerade im Bereich Zusammenarbeit und Dateiaustausch bietet Teams viele Vorteile und Stärken, die Skype for Business als Echtzeitkommunikationsplattform perfekt ergänzen.

Seit dem 30. Oktober 2018 rollt Microsoft auch einen letzten, fehlenden Baustein für diese Konstellation für jeden Tenant aus: die Präsenz wird in diesem Modus in Teams von Skype for Business übernommen. Wechselt die Präsenz im Skype for Business auf beschäftigt, so übernimmt Teams diese Präsenz für den Anwender.

Skype for Business with Teams Collabs & Meetings

Dieser Modus ergänzt den Teams Client um die Komponente Online Meetings. Neben der Collaboration Komponente in Teams, wird Teams als primäre Meetingplattform aktiviert. Ein schöner Weg, um seinen Anwendern nochmals die Mehrwerte von Microsoft Teams und Office 365 zur Verfügung zu stellen. So können die Anwender während eines Meetings mit Microsoft Teams schon Funktionen wie Video Blur, Transkription (=Live Untertitel in einem Meeting ) oder Translation (= Live Übersetzung als Untertitel) nutzen. Auch die neuen Funktionen zu Aufzeichnung eines Meetings mittels Microsoft Stream oder Microsoft Teams Live Event (1:n Meetings mit bis zu 10.000 Teilnehmern) stehen dann zur Verfügung.

Wird dieser Modus für Anwender aktiv, so verschwindet das Skype for Business Besprechungs-AddIn in Outlook und es ist nur noch das Teams Besprechungs-AddIn verfügbar. Hierüber wird gewährleistet, dass die Meetings nur noch über Teams erfolgen. Erhält ein Anwender eine SfB Meeting Einladung eines externen Partners, so öffnet sich natürlich für Anwender der Skype for Business Softclient und das Online Meeting erfolgt dann über den SfB Softclient. Erhalten externe Partner die Teams Einladung zu einem Meeting, nutzen Teams aber noch nicht, so können diese per Webbrowser (idealerweise Microsoft Edge Browser) an dem Meeting teilnehmen oder sich an einem mobilen Endgerät die Teams Mobile App herunterladen und als Gast an einem Meeting teilnehmen. Auch in diesem Modus wird der Präsenzstatus zwischen beiden Welten (Skype for Business und Teams) abgeglichen, wobei Skype for Business nach wie vor der Taktgeber ist.

co-existenz-teams-skype-uebersicht
co-existenz-teams-skype-uebersicht

Bots – Intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams

In unserem vorletzten Blog Beitrag wollen wir einen Blick auf die intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams werfen. „Intelligente Kommunikation“ kommt als Begrifflichkeit natürlich aus der Marketing Abteilung von Microsoft. Die Intelligenz, die das Marketing hier adressieren möchte, kommt durch kleine Helferlein, die sich perfekt in Teams integrieren lassen, den Bots.

Bots sind kleine Programme, die einem im täglichen (Arbeits-) Alltag unterstützen und helfen sollen. Die bekanntesten Beispiele für einen Bot sind mit Sicherheit Cortana, Siri oder auch Alexa. Kleine Assistenten, die auf Sprache reagieren und mit denen man Informationen abrufen, Bestellungen bei Online Shops aufgeben oder auch die Hausautomatisierung steuern kann.

Bots sind kleine Programme, die menschlich wirken sollen und eine Interaktion zwischen Mensch und Anwendung ermöglichen.

Bots und Microsoft Teams

Im Kontext von Microsoft Teams werden Bots mittels Chat Funktion eingebunden. Bots lassen sich über das Präfix @ ansteuern und bekommen dadurch schon einen leichten menschlichen Zug. Denn sie sind genauso wie jedes Teammitglied darüber ansprechbar, haben in Teams auch ein Avatar, sind quasi ein vollständiges Teammitglied.
Unterschieden werden in Microsoft Teams zwei Arten von Bots: der 1:1 Bot und der Gruppen-Bot. Wie die Begriffe schon erahnen lassen, ermöglicht der 1:1 Bot immer eine direkte Kommunikation zu einem Anwender und ist ein persönlicher Chat. Bei dem Gruppen Bot ist der Chat Verlauf auch von anderen Teams Mitgliedern einsehbar. Dieser steht also dem ganzen Team zur Verfügung.

Machen wir den Anfang mit T-Bot

Als einfaches Beispiel für einen Bot, den jeder Teams Anwender verwenden kann, ist der T-Bot. Die Office Büro Klammer der Neuzeit quasi.
Für die jüngeren Leser dieses Blogs: als man früher eine Funktion im Office gesucht hat, konnte man die Taste F1 drücken und es erschien eine kleine, animierte Büroklammer als Hilfe Assistent. Dem Assistenten konnte man dann die Frage stellen und es kamen dann (mehr oder weniger) hilfreiche Lösung zum Vorschein.

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Innerhalb Microsoft Teams übernimmt diese Funktion nun T-Bot. T-Bot ist ein 1:1 Chat-Bot, den man über den Reiter Chat innerhalb Teams findet und eine Unterhaltung starten kann. Möchte man etwas zu Teams wissen, kann man hier seine Fragen rund um Microsoft Teams loszuwerden. Öffnet man die Chat-Historie von T-Bot , so wird einem neben dem eigentlichen Chat auch ein Reiter mit einer Hilfe Website zu Microsoft Teams angeboten. Stellt man T-Bot eine Frage, so antwortet der Bot mit Auszügen aus den Microsoft Docs Universum und Verlinkungen zu den entsprechenden Artikel. Gleichzeitig kann man die Ausgabe bewerten und dem Entwicklerteam Rückmeldung zur Qualität der Antwort geben.

Microsoft Teams - Chat
Microsoft Teams – Chat

Wer ist eigentlich Herr Einstein?

Auch gibt es viele weitere Bots, die über den Microsoft Teams Store bereitgestellt werden und für ein Team installiert werden können. So z.B. auch der von Microsoft bereitgestellte Who-Bot. Der Who-Bot liefert einem Teams Anwender Informationen zu einer Person aus dem Unternehmen und kann auch Informationen zu den Personen über die MySite von SharePoint Online bereitstellen.
Zunächst muss man dafür aber den Who-Bot installieren. Dazu kann man z.B. über das Befehlsfenster „who“ eingeben und es wird der Who Bot bereits als App vorgeschlagen:

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Wählt man den Vorschlag aus, wird man aufgefordert den Bot zu installieren und der Bot steht dann im Chat Reiter zur Nutzung bereit.
Über einfache Fragen wie „who is Frank Sinatra“ wird das Unternehmensadressbuch durchsucht und bei einem Ergebnis wird eine Ergebniskarte mit Kontaktinformationen und weiteren Aktionsmöglichkeiten präsentiert:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Über den Button „Manager“ kann man sich z.B. den Vorgesetzten von Frank Sinatra anzeigen lassen, sofern diese Information im Ad hinterlegt ist:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Auch sieht man an diesem Beispiel, dass über den Button letztendlich nur eine neue Frage an den Bot generiert wird, nämlich „Who i the manager of Frank Sinatra“

Was ist, wenn die Bots aus dem Microsoft Store mir nicht die Funktionen liefern, die ich benötige?

Über den Microsoft App Store lassen sich zahlreiche Bots installieren, unter Umständen gibt es aber dennoch Anforderungen, die so out-of-the-Box noch nicht verfügbar sind. Denkbar wäre z.B. eine Kopplung an die eigene Hausautomatisierung zur Steuerung von Klimaanlagen in Räumen, ein Buchungsbot für Poolfahrzeuge oder ein Bot der Daten aus einem ERP System anzeigt. Für Anforderungen, für die es keinen fertigen Bot gibt, kann man über das Bot Framework von Microsoft neue Bots schreiben und bereitstellen. Und auch hier gibt es fertige Funktionen, die man kombinieren kann.
So z.B. der QandAMaker von Microsoft, zu finden unter https://www.qandamaker.ai.

Microsoft Teams - FAQ
Microsoft Teams – FAQ

Hierbei handelt es sich um eine Azure Funktion, die entsprechend formatierte FAQ oder Wiki Seiten analysiert und in Fragen/Antwort teilt. Diese Fragen und Antworten werden in einer Datenbank gespeichert und dem Bot zugänglich gemacht. Nun kann der Anwender in Teams einen Chat mit dem Bot starten und eine Frage stellen. Findet der Wiki Bot den Eintrag in dem angelernten Content, so gibt er die Antwort an den Anwender zurück.

Zum Erstellen einer QandAMaker Services wird ein entsprechender Azure Service benötigt.

Ist dieser vorhanden, kann man seine Knowledgebase in wenigen Klicks aufbauen. Zunächst ist der QandAMaker Service mit Informationen zu füttern, welche Webseiten oder Dokumente der Service crawlen soll:

Microsoft Teams - KB
Microsoft Teams – KB
Microsoft Teams - Settings
Microsoft Teams – Settings

Danach wird der erste Index aufgebaut und zur Verfügung gestellt.

Microsoft Teams - load
Microsoft Teams – load

Ein erstes Ergebnis, das man nun auch schon anpassen kann, ist nach dem Crawl Vorgang sichtbar:

Microsoft Teams - Knowledge base
Microsoft Teams – Knowledge base

Über „Save and train“ wird die Knowledgebase mit diesen Einstellungen gespeichert und trainiert. Zum Abschluss muss dieses Training noch veröffentlicht werden, damit der Teams Bot auch darauf zugreifen kann.

Microsoft Teams - edit
Microsoft Teams – edit

Über die Test Funktion kann man den antrainierten Inhalt testen und gegebenenfalls auch bessere Antworten auf eine Frage definieren.
Auch hier gilt wieder: der Bot kann nur auf Fragen antworten, die er schon kennt oder für die er ein Muster erkennt.
Sollen die Antworten möglichst valide sein, so kann man über das Plus-Zeichen neben der Frage weitere mögliche Fragebildungen hinterlegen und den Bot erneut antrainieren. Die Antwort ist dann für mehrere Fragestellungen gültig bzw. kann der Bot dann auch besser auf ähnlich gestellte Fragen antworten.

Microsoft Teams - test
Microsoft Teams – test

Sollte der Anwender mal eine Frage stellen, zu der der Bot keine Antwort hat, kann der Programmierer hier eine Standardantwort/-aktion hinterlegen (z.B. „Ich kann Ihnen aktuell an der Stelle leider nicht weiterhelfen, ich leite Sie nun aber an einen Kollegen weiter.“). Auch werden nicht beantwortbare Fragen in deiner Datenbank gespeichert, die man dann regelmäßig auswerten kann um eine Anpassung des Bots vorzunehmen.

Ist die Wikipage auf SharePoint Online bereitgestellt, so kann man auch hier wieder Azure Funktionen nutzen und bei Änderungen oder neuen Wiki Inhalten den QandAMaker Service per Trigger zu einem neuen Crawl-Vorgang starten.

Das Microsoft Bot Framework – ein wichtiger Baustein

Die Möglichkeiten, die einem das Microsoft Bot Framework hier bietet, sind nahezu unbegrenzt. So kann der Bot für Web Chat, eMail, Facebook, Skype, Skype for Business oder Teams (um nur einige zu nennen) programmiert und genutzt werden.
Über die Microsoft Cognitive Services stehen Funktionen zur Verfügung, um Personen oder Emotionen in hochgeladenen Bildern zu erkennen, Speech-2-Text einzubinden oder auch Echtzeitübersetzungen.

Microsoft Teams - Bots
Microsoft Teams – Bots

Somit sind viele Anwendungsszenarien denkbar, angefangen bei den hier beschriebenen Bots, die lediglich Informationen aus einer Quelle wiedergeben, bis hin zu komplexen Ausgaben, über die man dann das Hotelzimmer, mit Klimaanlage, Kingsize Bett und Meerblick, sowie Flug und Mietwagen buchen kann.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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Microsoft Teams und Skype for Business werden Eins

Hier wächst zusammen, was zusammen gehört – Microsoft Teams und Skype for Business Online

Im fünften Blog Beitrag wollen wir uns einmal anschauen, wie Microsoft Teams und Skype for Business Online zusammenspielen. Denn wenn Sie sich die bisherigen Blog Beiträge durchgelesen und verfolgt, an unseren Webinaren bis hierher teilgenommen oder generell die Themen „Teams“ und „Skype for Busniess“ verfolgt haben, werden Sie schnell die unverkennbaren Parallelen zwischen den beiden Produkten erkannt haben:

FunktionSkype for Business OnlineMicrosoft Teams
Präsenz-/Statusanzeige
Instant Messaging (Peer-2-Peer und Gruppenchat)
Audioanruf (P2P und Konferenz)
Videoanruf (P2P und Konferenz)
Desktopsharing
Dateiaustausch
Gruppenchat
Geplante und Ad-Hoc Online Meetings
PSTN Telefonie
(hier noch leichte Funktionsunterschiede zu Skype for Business OnPrem)

(hier noch nicht alle Funktionen wie Skype for Business Online)

Es stellt sich also die Frage: wieso gibt es zwei Produkte von Microsoft, die beide nahezu das Gleiche können und die gleichen Funktionen mitbringen?

On the road to Microsoft Teams…

Letztes Jahr bei der Ignite 2017 hat Microsoft die SfB Administratoren überrascht und teilweise auch schockiert mit der Ankündigung, dass Microsoft Teams in den kommenden Jahren Skype for Business Online ersetzen und die Funktionen von Skype for Business Online in das neue Produkt Teams übergehen wird. Schaut man sich die Roadmap zu Microsoft Teams an, so sieht man, dass der Weg klar in diese Richtung geht. Auch fällt beeindruckend auf, dass Microsoft diese ambitionierte und selbstgesteckten Milestones auf dem Weg dahin bisher vollständig einhält. Teilweise sogar übertrifft und Funktionen im Teams eingebaut hat, die es in dieser Form in der SfB Online Welt nicht gibt.

Eine Roadmap zu den Funktionen und Features zu Microsoft Teams finden Sie übrigens hier.

So stehen bereits nahezu alle wichtigen Grundfunktionen von Skype for Business Online in Teams zur Verfügung. Und das für die Zusammenarbeitsfunktionen, aber auch für die Telefonie-Funktionen. Im ersten Augenblick wirkt es natürlich ein wenig befremdlich, wenn neue Telefonie Funktionen im Microsoft Teams Client als das Highlight angekündigt und von der Gemeinde gefeiert werden. Schließlich stehen diese Funktionen schon lange im SfB Umfeld zur Verfügung und ein alter Hase aus der traditionellen Telefonwelt wird es noch viel weniger verstehen. Aber am Ende des Tages findet eine Integration in kleinen Schritten statt und es benötigt etwas Zeit, bis beide Produkte gleich auf sind.

Beide Welten nutzen und integrieren

Um uns Informationworkern den Übergang möglichst einfach zu gestalten, hat Microsoft relativ schnell angefangen auch einen Parallelbetrieb beider Welten (Skype for Business und Teams) zu unterstützen und einen Migrationsleitfaden für die Unternehmen entwickelt. So kann der Anwender beide Produkte nutzen und mit der Zeit den Weg zu Teams finden. Versüßt wird dem Anwender der Übergang durch Kommunikationsfunktionen, die es z.B. im SfB Online nicht gegeben hat, wie die Persistent Chat Funktion in Form der Teams Unterhaltung. Natürlich kommen die vielen weiteren Funktionen aus Teams hinzu, die wir in den letzten Webinaren und Blog Beiträgen auch schon vorgestellt haben und somit Microsoft Teams zum Hub für Zusammenarbeit werden lassen.

Auf los geht’s los – was steht zur Verfügung?

Was steht aktuell an Integrationsfunktionen zur Verfügung, wenn ich aus Skype for Business Online komme und den Weg Richtung Microsoft Teams beschreiten mag?

Präsenzabgleich

Setzt man beide Programme ein, so ist es unabdingbar, dass sich der Präsenzstatus zwischen beiden Welten abgleicht. Telefoniert man mit Skype for Business, so sollte auch in Teams der Staus für den Anwender dies wiedergegeben und für andere Kollegen einsehbar sein. Denn ein Zweitanruf über Teams kann dann schon hinderlich sein und den Endanwender unter Umständen sogar überfordern. Genauso gilt es natürlich in die andere Richtung: präsentiert man in einem Teams Meeting gerade seinen Bildschirm und der Status wechselt automatisch auf „Nicht stören“, so sollte auch dies in der Skype for Business Welt sichtbar sein.

Chat zwischen Skype for Business und Teams

Setzt man im Unternehmen beides ein, da man sich gerade in der Migration befindet, so schafft man ggfs. eine Insellösung. Ein Teil der Mitarbeiter ist mit Skype for Business ausgestattet, ein anderer Teil arbeitet schon mit Microsoft Teams. Damit sich beide Gruppen dennoch austauschen können, kann mit dem Skype vor Business Client zu Microsoft Teams Kontakten chatten und vice versa.

Microsoft Teams - Chat
Microsoft Teams – Chat

Skype for Business Online to Microsoft Teams Federation

Sind Partner und Kunden noch im der Skype for Business Online Kosmos Zuhause und haben den Weg noch nicht zu Teams gefunden, so wäre es schön, wenn man dennoch mit seinem Microsoft Teams Account mit den Kunden in Kontakt bliebe. Auch dies ist seit Anfang des Mai 2018 möglich und man muss nicht mehr beide Clients geöffnet halten.

Kontaktimport aus SfB Online

Hat man über die Jahre ein lange Kontaktliste im Skype for Business gepflegt, so kann man diese nun nach Microsoft Teams überführen und muss diese nicht neuanlegen.

Teams Meeting öffnen aus Skype for Business Client

Kennen Sie den Reiter „Besprechungen“ aus dem SfB Client? Wie praktisch er doch ist um einem SfB Meeting beizutreten und nicht erst Outlook zu öffnen, um in den Kalender zu wechseln, dort das Meeting zu öffnen und von dort dem Meeting beizutreten. Eine kleine, aber sehr hilfreiche Funktion. Erst recht wenn man viele Meetings für den Tag auf der Agenda hat. Auch hierfür bietet Microsoft mittlerweile eine Integration. Neben den SfB Konferenzen des Tages werden hier nun auch die anstehenden Teams Meetings angezeigt. Neben dem Meeting selber befindet sich ein „Beitreten“ Button und man kann direkt aus dem SfB Client der Teams Konferenz beitreten. Ist die Teams Desktop Anwendung installiert, wird diese gestartet. Andernfalls öffnet sich der Standardwebbrowser mit der Meeting URL und man kann von hieraus beitreten.

Wichtig hierbei und Korrektur zum Webinar: für bestimmte Funktionen, wie z.B. Federation zwischen Skype for Business Online und Teams oder Chat Funktion zwischen beiden Welten innerhalb des Unternehmens muss der Anwender über ein Konto in Teams und SfB Online verfügen.

Komisch… wir haben Skype for Business und Teams parallel im Einsatz – nichts von dem geschriebenen geht…

Unter Umständen setzen Sie Skype for Business OnPrem ein. Nahezu alle Integrations-Funktionen beziehen sich auf Skype for Business Online. Setzt man Skype for Business OnPrem ein, so sieht die Lage leider ein wenig anders aus und man schaut in die Röhre. Hier liefert Microsoft nur eingeschränkte Integrationsfunktionen und es ist höchste Zeit, in die Cloud zu wechseln ;-)

Skype for Business Telefonie – wie schaut es hier aus

Kaum zu glauben, aber viele Unternehmen setzen wirklich Skype for Business als Ersatz für die traditionelle Telefonie ein. Wer hier ein wenig Sarkasmus heraus hört, ist vollkommen richtig unterwegs. Immer noch gibt es „Hardliner“, die Skype for Business nicht als möglichen Telefonieanlagen-Ersatz sehen und daher SfB nur für Chat und Präsenz einsetzen. Gott sei Dank wird dieser Anteil aber immer geringer und die meisten Microsoft Kunden wissen die Mehrwerte von Skype for Business Telefonie zu schätzen und setzen es erfolgreich ein. Nicht zu Letzt dank Office 365 und Skype for Business Phone System nutzen gerade kleinere Start Ups die Vorteile der SfB PSTN Telefonie. Doch was passiert mit den Funktion nun, wenn Teams doch das Produkt ersetzen soll? Auch hier bringt Microsoft die Funktionen Zug um Zug in die Teams Welt und ergänzt diese bereits um neue Funktionen. Setzt man z.B. Microsoft Edge Browser zum Surfen ein, kann man dank WebRTC den Browser als Softphone nutzen. Es ist keine weitere Software mehr notwendig. Zugegeben, es wird noch ein wenig dauern, bis alle Funktionen der PSTN Telefonie den Weg zu Microsoft Teams gefunden haben. Aber auch dies ist dank der Roadmap transparent einsehbar und soll bis Ende diesen Jahres abgeschlossen sein. Und auch hier liefert uns Microsoft seit letzter Woche ein kleines Zückerli: Direct Routing.

Direct Routing

Unter Direct Routing versteht Microsoft die direkte Anbindung eines lokalen SIP Trunks über einen kundeneigenen Session Border Controller (SBC). Eingehende Anrufe über einen beim Kunden lokal terminierenden SIP Trunk werden vom SBC direkt in das Office 365 Rechenzentrum geroutet. Egal wo der Teams Anwender sich gerade mit seinem Laptop oder seiner Teams App befindet, es klingelt bei einem eingehenden PSTN Anruf. Und dies mit den Konditionen, die man mit dem SIP Trunk Provider ausgehandelt hat und ohne die Rufnummern zu Microsoft portieren lassen zu müssen. Aktuell befindet sich diese Möglichkeit der PSTN Anbindung noch in der Public Preview. Aber dies wird nochmals richtig Schwung in das Thema Microsoft Teams bringen, da sind wir uns sicher.

Microsoft Teams - Phone System
Microsoft Teams – Phone System

Der Weg von SfB Online zu Teams

Microsoft gibt den Unternehmen vier mögliche Migrationsszenarien an die Hand, so dass jedes Unternehmen selber entscheiden kann, welcher Weg der Beste für den aktuellen Status und den eigenen Anforderungen ist:

Möglichkeit 1: Skype for Business mit Teams beschränkt auf Zusammenarbeit

Hierbei wird Microsoft Teams nur für Zusammenarbeit im Team (Dateiaustausch, für das Team relevante Apps und Gruppenunterhaltung) verwendet. Weitere Funktionen, die auch auf der SfB Seite zur Verfügung stehen (1:1 Chat, Audio-/Videoanruf, Onlinemeetings) sind über das Office 365 Admin Center für Teams deaktiviert.

Möglichkeit 2: Skype for Business mit Teams für Zusammenarbeit und Konferenzen

Wie bei der ersten Möglichkeit sind verschiedene Kommunikationswege im Teams gesperrt. Neben der Zusammenarbeit im Team wir aber auch die Meeting Komponente freigegeben und soll aktiv über Teams genutzt werden.

Möglichkeit 3: Insel Lösung

Beide Produkte werden vollumfänglich für die Anwender aktiviert und freigegeben. Der Anwender kann eigenständig entscheiden, ob primär Skype for Business oder Teams zum Einsatz kommt und welches der beiden Programme für einen initialen Kommunikationsaufbau genutzt wird.

Möglichkeit 4: Teams Only

Dies ist eine Big Bang Methode und alte Zöpfe werden von jetzt auf gleich abgeschnitten: Microsoft Teams wird als alleiniges Kommunikationstool im Unternehmen eingesetzt und ausgerollt. Startet ein Unternehmen gerade seine ersten Geh-Versuche im Bereich UC, so ist dies mit Sicherheit eine Möglichkeit. Für Unternehmen, die bereits SfB im Einsatz haben ist dieser Weg nur schwerlich vorstellbar.

Möglichkeit 5: Skype for Business Only

Getreu dem Motto „Warum das Rad neuerfinden“ oder „Never change a winning Team“ verzichtet man auf den Einsatz von Microsoft Teams und bleibt zunächst bei Skype for Business. In dem Falle kann der Office 365 Administrator die Nutzung von Teams über den Bereich der O365 Lizenzzuweisung für die Anwender deaktivieren.

Skype-for-Business-Teams-Coexistence
Microsoft Teams – Migration

Welcher Weg der richtige ist, dies kann man pauschal nicht sagen und hängt auch viel davon ob, wie IT-affin die eigenen Anwender sind und wie weit Skype for Business als tägliches Werkzeug im Einsatz ist. Auch gibt es aktuell noch Funktionen, die in Microsoft Teams noch nicht zur Verfügung stehen, wie

  • Large Meeting (Teilnehmeranzahl pro Meeting mehr als 250)
  • Skype Meeting Broadcast (Konferenzen mit 1:10.000 Teilnehmern)
  • Response Group Dienst bzw. Call Queu bei Einsatz von SfB Online
  • Surface Hub Support
  • Nativer Support für PowerPoint Präsentationen
  • Boss/Delegate Support
  • Makeln mit Ankündigen
  • Auto Attendant

und man daher auf Skype for Business noch nicht verzichten kann. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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Microsoft Teams – Kommunikation

Grenzen sprengen mit externer Kommunikation

Im letzten Webinar haben wir gesehen, wie leicht Microsoft Teams in Unternehmen die Organisation von Teams unterstützen kann. Da Mitglieder eines Teams in der Praxis jedoch nicht nur aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens bestehen wäre es wünschenswert, wenn die Zusammenarbeit mit externen Kollegen über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen. Auch diese Anforderung kann mit Microsoft Teams erfüllt werden.

Voraussetzung für Gäste

Damit Microsoft Teams-Besitzer Gäste außerhalb des Unternehmens einladen können ist es zunächst erforderlich, dass die entsprechende Option im Office 365 Admin-Center aktiviert ist. Der Gast-Zugang verbirgt sich hinter „Einstellungen nach Benutzer-/Lizenztyp“. Hier muss im Dropdown die Benutzerart „Gast“ gewählt werden. Dann kann über den Schalter „Microsoft Teams für Gäste“ aktiviert werden.

Office365 Admin Center
Office365 Admin Center

Diese Option greift unternehmensweit. Ein Microsoft Teams-Besitzer hat nun in den Einstellungen des Microsoft Teams zusätzlich die Möglichkeit, die grundlegenden Berechtigungen der Gäste einzustellen.

Microsoft Teams - Gastberechtigung
Microsoft Teams – Gastberechtigung

Gäste willkommen

Ist diese Voraussetzung auf Office 365 Tenant Ebene erfüllt, können Teams Besitzer Gäste zu ihrem Team einladen. Die Einladung erfolgt über den gleichen Dialog, über den auch die anderen Teammitglieder hinzugefügt wurden. Um einen einzuladen, gibt man hier die vollständige E-Mail Adresse der Person ein:

Microsoft Teams - Gast einladen
Microsoft Teams – Gast einladen

Nach der Auswahl des Gastes besteht die Möglichkeit, den Anzeigenamen des Gastes anzupassen. Aktuell ist dies nur in diesem Schritt und nicht nachträglich änderbar.

Microsoft Teams - Gast bearbeiten
Microsoft Teams – Gast bearbeiten

Transparenz für Team-Mitglieder

Bereits bestehende Team-Mitglieder sehen einen Hinweis, dass ein Gast dem Team hinzugefügt wurde. Dieser ist deutlich als Gast gekennzeichnet:

  1. Neben der Klassifizierung des Teams wird ein Icon angezeigt, welches auf externe Gäste hinweist.
  2. In der Mitgliederübersicht wird ein Hinweis auf externe Gäste eingeblendet.
  3. Gäste werden mit der Einstufung „Gast“ neben ihren Namen angezeigt.
  4. Auch in der Mitgliederübersicht ist der Gast in der Rolle „Gast“ erkennbar.

Gast On-Boarding

Grundsätzlich kann jeder als Gast eingeladen werden, der über eine E-Mail-Adresse verfügt. Microsoft Teams unterscheidet bei dem Einladungsprozess jedoch zwischen drei Arten von externen Gästen:

Gast mit Azure AD-Account

Verfügt der eingeladene Gast über einen Azure AD Account, so kann der Gast sich mit seinen gewohnten Office 365 – Zugangsdaten am neuen Team anmelden. Dieses vereinfacht seine Teams-Nutzung, da nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten hantiert werden muss.

Microsoft Konten

Genau wie bei der Anmeldung mit einem Azure AD-Account verhält es sich auch bei privaten Microsoft-Konten von Outlook.com oder Hotmail.

Freemail

Im Fall eines Freemail-Anbieters wie z.B. GMX, GMail oder Yahoo wird per Wizard zunächst ein Microsoft Konto erstellt.

In allen drei Fällen erhält der Gast eine Einladungs-E-Mail, die zum Beitritt des Teams führen.

Was dürfen Gäste in meinem Team?

Gäste sind und bleiben Gäste. Dementsprechend haben sie nur beschränkten Zugriff innerhalb eines Teams. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die möglichen Rechte eines Gastes:

Internes Teams-MitgliedGast
Kanal erstellen
Teilnahme an privatem Chat
Teilnahme an Kanal Konversation
Beiträge erstellen, löschen, bearbeiten
Datei in Kanal freigeben
Apps hinzufügen (Tabs, Bots oder Connectoren)
Erstellen von Tenant weiten Gast Richtlinien
Einladenn von Gästen
Ein Team erstellen
Euben öffentlichen Team beitreten
Organigramm anzeigen
Zugriff auf Microsoft Planner
Zugriff auf OneDrive for Business
Personensuche außerhalb des Teams
PSTN Telefonie
Zugriff auf Team Kalender und Termine
Zugriff auf OneNote Notizbuch (per Einladungslink)

Online-Besprechung mit Gästen auch ohne Gast-Account

Online-Besprechungen, mit oder ohne Video, lassen sich mit Microsoft Teams auch ohne das oben beschriebene Einrichten eines Gast-Accounts durchführen. Dazu genügt es, per Microsoft Outlook eine Teams-Besprechung zu erstellen. Als Teilnehmer kann dann die E-Mail Adresse des Teilnehmers eingegeben werden. Dieser erhält dann eine Besprechungsanfrage per E-Mail mit automatisch hinzugefügtem Teilnahmelink.

Teams-Besprechung
Teams-Besprechung

Beachten Sie auch unser ausführliches Demovideo:

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Veranstaltungen

netgo thinktank – unsere Basecamp-Eröffnung

Begeisterung. Verblüffung. Aufhorchen. Staunen. Neue Sichtweisen. Und das alles an einem Tag. Glauben Sie nicht? Dann laden wir Sie herzlich zu unserem „thinktank“ ein – die große netgo Basecamp-Eröffnung.

Werfen Sie einen Blick direkt in die Zukunft… und in die neue netgo Denkfabrik!

Quer denken, anders sein und neue Wege gehen – das ist die unverkennbare netgo Strategie rund um das Thema IT – in der neuen Borkener Firmenzentrale schmieden wir auch in Zukunft noch weiter an IHRER Zukunft: Lernen Sie in Workshops von Trendsettern, lassen Sie sich inspirieren von hochkarätigen Speakern und erweitern Sie ihren Horizont bei Podiumsdiskussionen.

Aufbruchstimmung in eine digitale Welt

Unser thinktank ist der kreative Ausgangspunkt für Ihre strategische Ausrichtung in die Zukunft: Wie wandelt sich der IT-Markt? Wie verändert sich unsere Arbeit? Welche Bedeutung spielt die IT in Zukunft in Unternehmen? Welche Einfluss haben Maschinen auf uns?

Sehen Sie unser Basecamp mit ihren und danach vielleicht mit anderen Augen. Seien Sie gespannt: Ein reger Austausch, jede Menge Spaß beim „Ideen spinnen“ und kreativer Input wartet schon auf Sie bei der netgo Basecamp-Eröffnung am 04.12.2019!

Als Ihr Gast- und Ideengeber, Arbeitserleichterer, Prozessbeschleuniger, Querdenker, Allesvernetzer, Wissensteiler, Innovationstreiber, Problemlöser, Wegbereiter und -begleiter freuen wir uns auf Sie!

Ihr netgo Team

Webinar – Poly® RealConnect™ für Office 365 und Microsoft Teams

Videosysteme verbinden – mit nur einem Klick

Poly® RealConnect™ löst als erste Technologie das alte Problem mangelnder Kompatibilität unterschiedlicher Videosysteme. Der Poly® RealConnect™-Service ist ein Cloud-basierter Video-Interoperabilitäts-Service, mit dem bestehende Videotechnologien in Microsoft Teams- oder Skype for Business-Konferenzen eingebunden werden können. Folgende Leistungsmerkmale erleichtern eine Migration bestehender Videosysteme in eine Collaboration Umgebung mit Microsoft Teams und vereinfachen die Kommunikation:

  • Der einzige Cloud-Video-Interoperabilitätsdienst, der sowohl für Microsoft Teams als auch für Skype for Business zertifiziert ist
  • Unterstützung während der gesamten Migrationsreise von Skype for Business zu Microsoft Teams
  • Flexible Bereitstellungsoption für Cloud-gehosteten Dienst oder lokale Collaboration-Infrastruktur
  • Vertraute Outlook-Planung und One Touch Dial für die Teilnahme an Besprechungen, wobei die Einfachheit des Microsoft-Workflows erhalten bleibt
  • Investitionsschutz für Bestandssysteme bei der Migration zu Microsoft Teams

Das Ergebnis: eine viel einfachere Zusammenarbeit per Video als je zuvor, bessere Nutzerakzeptanz und häufigere Nutzung.

Gerne möchten wir Sie zu unserem Webinar zum Thema Poly® RealConnect™ am 21.November 2019 um 10 Uhr einladen.

Poly Logo

Agenda

  • Was ist der Poly® RealConnect™ Office 365 Interop Service?
  • Integration RealConnect Service in vorhandene Infrastruktur
  • Kompatible Videosysteme
  • Ausblick und FAQ

 

Unser Speaker

Florian Hoffknecht - Consultant, netgo GmbH


Florian Hoffknecht – Consultant, netgo GmbH