Coroplast Fritz Müller GmbH & Co. KGDas 1928 gegründete Familienunternehmen Coroplast mit Hauptsitz in Wuppertal ist weltweit erfolgreich in den Geschäftsbereichen Coroplast Tape (Klebebänder), Coroflex (Kabel und Leitungen) und WeWire (Leitungssätze). Coroplast setzt bei der Vernetzung aller Geschäftsbereiche und Länder erneut auf Microsoft 365. Bei der Modernisierung des Intranets fiel die Wahl auf SharePoint Online, welches nun weltweit die interne Kommunikation verbessert.
Kunde Coroplast Fritz Müller GmbH & Co. KG
Projektinhalt
Ausgangssituation
Vor Projektbeginn nutzte Coroplast noch keine zentrale Informationsplattform für das gesamte Unternehmen. Nur am Hauptsitz in Wuppertal war ein Intranet auf Basis von SharePoint 2013 vorhanden, welches aber nur eingeschränkte Möglichkeiten bot. Ziel sollte ein modernes, an die Anforderungen angepasstes Intranet mit umfangreichen Einsatzmöglichkeiten sein.
Durch den massiven Ausbau der Kommunikations- und Kollaborationsoptionen mittels Microsoft 365, lag es zunächst nah, ein Intranet mit SharePoint Online zu erstellen. In einem Vor-Projekt mit einem anderen Dienstleister wurden jedoch die Anforderungen mit einer Drittanbieter- Lösung beantwortet, die am Ende nicht überzeugen konnte.
Lösung
Hier kamen die Experten von netgo ins Spiel. In einem Workshop wurden die bisherigen Ideen zur Gestaltung eines globalen Intranets besprochen und daraus eine grobe Struktur zur Umsetzung abgeleitet. Unmittelbar nach dem Termin wurde ein erster Prototyp aller Seitentypen erstellt und nach kurzer Zeit mit dem Kunden abgestimmt. Nach der Freigabe der wesentlichen Teile des Intranets, wurde jeweils eine Seite der Unternehmensgruppe, eines Unternehmensbereichs und Standorts angelegt und mit Inhalt gefüllt. Diese wurden dann intern als Showcase in der Abstimmung der Inhalte mit allen weiteren Abteilungen, Bereichen und Standorten herangezogen.
Technisch konnte der Rollout u.a. durch die Implementierung von SharePoint Hub, Site Scripts und zentralen Rechtegruppen stark beschleunigt werden. In allen Phasen des Projekts wurde zudem das Projektteam bei Themen wie Design, Strukturierung, Navigation, Berechtigung oder Mehrsprachigkeit durch einen erfahrenen Consultant unterstützt.
Viele Kunden kennen SharePoint noch aus den Anfangsjahren als sperrig zu bedienende Webanwendung für die Teamzusammenarbeit. Seitdem hat sich die Plattform stark gewandelt und ist insbesondere innerhalb der letzten Jahre zu einer modernen, flexiblen und vorzeigbaren Intranet- und Extranet-Lösung geworden. Dabei sind die umfangreichen Standards sowohl durch andere Microsoft 365 Dienste als auch optional durch Drittanbieterlösungen oder Entwicklungsleistungen erweiterbar.
Die Anwender wurden im Projekt zudem durch gezielte zweisprachige User Adoption Maßnahmen abgeholt. So wurden versandfertige E-Mail-Vorlagen für die Launch-Kommunikation erstellt, ein Feedback-Formular bereitgestellt und Schulungen für die redaktionellen Mitarbeiter durchgeführt. Ergänzend wurden für den Launch sowohl ein Teaser- als auch ein Erklärungsvideo in Deutsch und Englisch produziert und in die Launch-Kommunikation eingebunden. Unterstützt wurde der Einführungsprozess ebenfalls durch ein zentrales User Adoption Portal („Knowledge Hub“), das Benutzern die Microsoft Dienste kurz erläutert und Transparenz schafft (u.a. „Welchen Dienst verwende ich am besten für welchen Zweck?“ oder „Wie sieht unser Zeitplan für weitere Dienste aus?“).
Ergebnis
Mit SharePoint Online wurde eine flexible und moderne Kommunikationsarchitektur eingeführt, die eine erhöhte Transparenz im Unternehmen schafft und Mitarbeiter weltweit einander näherbringt. In weniger als drei Monaten konnte Marc Hölscher gemeinsam mit dem Projektteam der Coroplast Gruppe ein zunächst zweisprachiges Intranet für alle Geschäftsbereiche erstellen und im Projektverlauf auf den Kundenwunsch anpassen.
Im Zusammenspiel von SharePoint Online, Microsoft Stream, Microsoft Forms und vielen weiteren Diensten aus Microsoft 365, ergaben sich außerdem zahlreiche Synergien. So wurden u.a. Videos oder Umfragen sehr einfach in bestehende Seiten integriert, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Statistiken geben zudem Auskunft darüber, wie gut die jeweiligen Seiten angenommen werden. Der Einsatz von Drittanbieterlösungen konnte vollständig vermieden werden.
Unser Wunsch war es, schnell und effizient eine international erreichbare Kommunikationsplattform aufzubauen, die die Standorte der Coroplast Group digital näher zusammenrücken lässt. Die angenehme Zusammenarbeit und fachliche Unterstützung durch netgo hat u.a. durch ihre Beratungskompetenz und schnelle Reaktionsfähigkeit zu einem reibungslosen Projektablauf beigetragen, wodurch wir das Intranet in kürzester Zeit sehr erfolgreich umsetzen konnten. SharePoint Online hat sich dabei als das richtige Tool bewährt, passt super in unsere Office 365 Umgebung und ist zudem sehr nutzer- und redakteursfreundlich in der Bedienung.
ROSE Versand GmbH