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Prozessmanagement

Mehr Effizienz in allen Unternehmensbereichen 

In Zeiten von erhöhtem Wettbewerbsdruck, stetig wachsenden Kundenanforderung und globalisierten Märkten ist Prozessmanagement für Unternehmen unverzichtbar, um langfristigen Erfolg zu garantieren.  

Prozesse, die vor zehn Jahren erfolgversprechend waren, können heute ineffizient sein und unnötige Kosten verursachen. Aus diesem Grund ist es wichtig, flexibel auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Prozessmanagement bildet komplexe Prozesse anschaulich ab und wertet sie aus – mit dem Ziel, Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern.  

Für viele Unternehmen steht die Digitalisierung relevanter Geschäftsprozesse im Fokus des Prozessmanagements. Auch die Optimierung der Unternehmensprozesse erfolgt im modernen Prozessmanagement softwaregestützt.   

Bei der Auswahl geeigneter Prozessmanagement-Software sowie der Einführung und Durchführung von effizientem Prozessmanagement unterstützen wir Unternehmen durch unsere langjährige Erfahrung, erfolgreich realisierte Projekte und fortschrittlichsten Lösungen. 

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Ausführung, Steuerung und Optimierung von Prozessen. Ein Prozess ist dabei eine wiederkehrende Abfolge von Arbeitsschritten, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt werden.  

Prozessmanagement ist ein Überbegriff, der eine Vielzahl verschiedener Methoden und Teilbereiche umfasst. Dazu zählen zum Beispiel: 

  • Prozessmodellierung 
  • Prozesssteuerung
  • Prozessorganisation
  • Prozesskostenrechnung
  • Change Management
  • Lean Management (Prozessoptimierung)
  • Business & Process Analytics 

Zum Prozessmanagement gehören sowohl die Klärung von Verantwortlichkeiten als auch die strategische und operative Steuerung der Prozesse. Es handelt sich dabei um eine komplexe Aufgabe, die in Zeiten der digitalen Transformation softwaregestützt durchgeführt wird.  

Kernprozesse

Kernprozesse

Erbringen eine an den Kundenanforderungen ausgerichtete Leistung (z.B. Produktion)

Supportprozesse

Supportprozesse:

Schaffen die notwendigen Rahmenbedingungen für die Kernprozesse (z.B. IT und HR)

 

Managementprozesse

Managementprozesse:

Koordinieren, steuern und überwachen Kern- und Supportprozesse 

Was sind die Ziele von Prozessmanagement?

Grundsätzlich verfolgt Prozessmanagement das Ziel, Optimierungspotenziale zu erkennen, indem vorhandene Informationen bestmöglich genutzt werden. Das wirkt sich positiv auf die Wertschöpfungskette aus, die mithilfe von Prozessmanagement schneller, effizienter und kundenorientierter gestaltet werden kann.  

Mögliche Teilziele des Prozessmanagements: 

  • Digitalisierung der Geschäftsprozesse 
  • Effizienzsteigerung der Wertschöpfungskette 
  • Qualitätssteigerung
  • Senkung der Kosten 
  • Steigerung der Reaktionsgeschwindigkeit bei veränderten Anforderungen 

Was sind die Vorteile von Prozessmanagement? 

Mithilfe der richtigen Methoden und Technologien lassen sich sämtliche Prozesse innerhalb eines Unternehmens planen, ausführen, steuern und verbessern. Unternehmen mit einem guten Prozessmanagement profitieren von folgenden Vorteilen: 

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Kosten sparen

Mit Prozessmanagement lassen sich ineffiziente Prozessabläufe identifizieren und ausbessern. Dadurch können sowohl Ressourcen als auch Kosten gespart werden.

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Produktivität erhöhen

Sämtliche Prozesse im Unternehmen können dank Prozessmanagement untersucht, dokumentiert und verändert werden. Durch kontinuierliche Prozessüberwachung wird der zeitliche Projekterfolg sichergestellt. Die Effizienz von Routineaufgaben wird erhöht. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass Prozesse in gleichbleibender Qualität ausgeführt werden. Zusätzlich kann die Koordination einzelner Teilbereiche verbessert werden.  

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Besseres Kundenerlebnis

Effizientes Prozessmanagement macht sich nicht nur für Unternehmen, sondern auch für deren Kunden bezahlt. Reibungslose Prozesse in Marketing, Vertrieb und Kundenservice sorgen für bessere Kundenerlebnisse und stellen sicher, dass Fragen, Wünsche oder sonstige Anfragen zeitnah und wunschgemäß beantwortet werden. 

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Zukunftssicherheit

Steigende Anforderungen und die fortschreitende Digitalisierung erfordern kompatible Lösungen und eine hohe Flexibilität. Moderne Systeme und der Abbau von Datensilos stellen sicher, dass zukünftige Anforderungen erfüllt werden können.

Erfolgsfaktoren für die Einführung von Prozessmanagement 

Ganzheitliches Prozessmanagement bildet komplexe Prozesse anschaulich ab und wertet diese entsprechend aus, um sie schließlich zu optimieren. Wie Prozessmanagement in der Praxis aussieht und welche Methoden dafür zum Einsatz kommen, ist jedoch stark abhängig von den Strukturen und Prozessen des jeweiligen Unternehmens.  

Einführung und Durchführung von Prozessmanagement lassen sich grundsätzlich in vier Phasen unterteilen:  

1. Strategische Positionierung 
Zunächst sollte die strategische Ausrichtung des Unternehmens überprüft und bei Bedarf neu definiert werden. Entwickeln Sie dazu eine Vision und Ziele für Ihr Unternehmen und gleichen Sie diese mit der IST-Situation ab. Was sind Kundenanforderungen, die Sie erfüllen möchten und welche Strategien setzen Sie ein, um Ihre Ziele zu erreichen? Daraus ergibt sich der Handlungsbedarf für das Prozessmanagement. 
 
2. Identifizierung der Geschäftsprozesse 
In der zweiten Phase identifizieren Sie alle Geschäftsprozesse, die zur Erreichung der in Phase 1 definierten Ziele beitragen. 
 
3. Implementierung der Geschäftsprozesse und des Prozesscontrollings 
Anschließend legen Sie die Prozessstruktur und Prozessverantwortliche fest und definieren Ziele und Kennzahlen für das Prozesscontrolling. Außerdem sollte ein Berichtssystem eingeführt werden. In dieser Phase schaffen Sie die Infrastruktur für das Prozessmanagement. 

4. Optimierung der Geschäftsprozesse 

In der letzten Phase folgt schließlich die Optimierung der Geschäftsprozesse. Das beinhaltet den operativen Ablauf und die Steuerung der Prozesse. Durch eine laufende Überwachung der Prozessziele in Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie und Kundenanforderungen können Prozesse verbessert oder erneuert werden. So kann schließlich die Leistungsfähigkeit einzelner Prozesse und somit des gesamten Unternehmens verbessert werden. 

Damit die Einführung gelingt, sollten außerdem einige Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen:  

  • Prozessmanagement-Software: Prozessmanagement wird im Idealfall softwaregestützt durchgeführt. Moderne Prozessmanagement-Software bzw. Business-Process-Plattformen helfen in sämtlichen Bereichen bei der Gestaltung, Simulation, Implementierung, Ausführung und Optimierung von Prozessabläufen. 
      
  • Agiles Prozessmanagement: Selbst mit einem hervorragenden Prozessmanagement lassen sich äußere Umstände nicht kontrollieren und steuern. Zudem gibt es Prozessarten, bei denen eine Standardisierung nicht sinnvoll ist. Dazu gehört beispielsweise die Produktentwicklung, die auf Feedback basiert und flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren muss. Das Prozessmanagement sollte daher agil sein und auf Marktgegebenheit, technologischen Fortschritt und Kundenerwartungen reagieren.   
  • Change Management: Über Jahre eingeschliffene Prozesse sind vertraute Abläufe, die Mitarbeitende oft ungerne ändern. Prozessmanagement erfordert daher ein gutes Change Management und eine grundlegende Veränderungsbereitschaft im Unternehmen. Beziehen Sie die Belegschaft frühzeitig mit ein. Machen Sie dazu transparent, warum Veränderungen notwendig sind und wie einzelne Personen in ihrer alltäglichen Arbeit davon profitieren.  
     

Warum sollten Sie im Prozessmanagement mit netgo zusammenarbeiten? 

netgo ist IT-Spezialist und unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse sowie der softwaregestützten Durchführung von effizientem Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen.  

Für uns stehen die Optimierung laufender Prozesse, deren Abbildung in intelligenter Software und die Integration dieser Software in bestehende IT-Infrastrukturen im Vordergrund. Mit der Digitalisierung und Modernisierung Ihrer Prozesse legen wir den Grundstein für eine zukunftssichere und effiziente Arbeitsweise.  

Dazu entwickeln wir individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Softwarelösungen, die da ansetzen, wo Sie vor Herausforderungen stehen. Auf Wunsch kümmern wir uns auch um Wartung und Betrieb. Dabei übernehmen wir die Projektleitung von der Planung bis zur Implementierung und darüber hinaus die Schulung Ihrer Mitarbeitenden.  

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Bei der Auswahl geeigneter Prozessmanagement-Software sowie der Einführung und Durchführung von effizientem Prozessmanagement unterstützen wir Unternehmen durch unsere langjährige Erfahrung, erfolgreich realisierte Projekte und fortschrittlichsten Lösungen. Gerne beraten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Projekte und sind dabei persönlich und regional für Sie da.