Erfolgsfaktoren für die Einführung von Prozessmanagement
Ganzheitliches Prozessmanagement bildet komplexe Prozesse anschaulich ab und wertet diese entsprechend aus, um sie schließlich zu optimieren. Wie Prozessmanagement in der Praxis aussieht und welche Methoden dafür zum Einsatz kommen, ist jedoch stark abhängig von den Strukturen und Prozessen des jeweiligen Unternehmens.
Einführung und Durchführung von Prozessmanagement lassen sich grundsätzlich in vier Phasen unterteilen:
1. Strategische Positionierung
Zunächst sollte die strategische Ausrichtung des Unternehmens überprüft und bei Bedarf neu definiert werden. Entwickeln Sie dazu eine Vision und Ziele für Ihr Unternehmen und gleichen Sie diese mit der IST-Situation ab. Was sind Kundenanforderungen, die Sie erfüllen möchten und welche Strategien setzen Sie ein, um Ihre Ziele zu erreichen? Daraus ergibt sich der Handlungsbedarf für das Prozessmanagement.
2. Identifizierung der Geschäftsprozesse
In der zweiten Phase identifizieren Sie alle Geschäftsprozesse, die zur Erreichung der in Phase 1 definierten Ziele beitragen.
3. Implementierung der Geschäftsprozesse und des Prozesscontrollings
Anschließend legen Sie die Prozessstruktur und Prozessverantwortliche fest und definieren Ziele und Kennzahlen für das Prozesscontrolling. Außerdem sollte ein Berichtssystem eingeführt werden. In dieser Phase schaffen Sie die Infrastruktur für das Prozessmanagement.
4. Optimierung der Geschäftsprozesse
In der letzten Phase folgt schließlich die Optimierung der Geschäftsprozesse. Das beinhaltet den operativen Ablauf und die Steuerung der Prozesse. Durch eine laufende Überwachung der Prozessziele in Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie und Kundenanforderungen können Prozesse verbessert oder erneuert werden. So kann schließlich die Leistungsfähigkeit einzelner Prozesse und somit des gesamten Unternehmens verbessert werden.
Damit die Einführung gelingt, sollten außerdem einige Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden. Dazu zählen:
- Prozessmanagement-Software: Prozessmanagement wird im Idealfall softwaregestützt durchgeführt. Moderne Prozessmanagement-Software bzw. Business-Process-Plattformen helfen in sämtlichen Bereichen bei der Gestaltung, Simulation, Implementierung, Ausführung und Optimierung von Prozessabläufen.
- Agiles Prozessmanagement: Selbst mit einem hervorragenden Prozessmanagement lassen sich äußere Umstände nicht kontrollieren und steuern. Zudem gibt es Prozessarten, bei denen eine Standardisierung nicht sinnvoll ist. Dazu gehört beispielsweise die Produktentwicklung, die auf Feedback basiert und flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren muss. Das Prozessmanagement sollte daher agil sein und auf Marktgegebenheit, technologischen Fortschritt und Kundenerwartungen reagieren.
- Change Management: Über Jahre eingeschliffene Prozesse sind vertraute Abläufe, die Mitarbeitende oft ungerne ändern. Prozessmanagement erfordert daher ein gutes Change Management und eine grundlegende Veränderungsbereitschaft im Unternehmen. Beziehen Sie die Belegschaft frühzeitig mit ein. Machen Sie dazu transparent, warum Veränderungen notwendig sind und wie einzelne Personen in ihrer alltäglichen Arbeit davon profitieren.
