Das Scannen von Dokumenten ist in vielen Unternehmen heute Standard – ob über Multifunktionsgeräte, Arbeitsplatzscanner oder eine zentrale Poststelle, die die Aufgabe übernimmt. Je nachdem, welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt erfasst werden sollen, eignen sich unterschiedliche Szenarien für die Belegscannung. Häufig werden dabei auch unterschiedliche Szenarien kombiniert - frühes, zeitgleiches oder spätes Scannen – es kommt auf den Prozess an, für welche Verfahren man sich entscheidet.
In Verbindung mit einem Dokumenten-Management-System kommt in der Regel das Indexieren der Dokumente hinzu. Dabei werden dann beschreibende Informationen dem Dokument zugeordnet, um eine spätere Recherche nach strukturierten Informationen zu ermöglichen.
In den letzten Jahren sind die Systeme zur automatisierten Klassifizierung von Dokumenten stetig besser geworden – und auch erschwinglicher für Mittelständler. Beim Scannen der Dokumente werden dafür die Volltextinformationen erkannt. Der Volltext wird im Hintergrund analysiert und nach bekannten Informationen durchsucht. Zu diesen Informationen gehören beispielsweise die Umsatzsteuer-ID, die IBAN, aber auch reguläre Ausdrücke und kundenspezifische Angaben wie beispielsweise eine Projektnummer. Die Summe der erkannten Informationen ermöglicht es der Klassifizierungssoftware den Beleg zu identifizieren. Auch Positionsdaten können erkannt werden. Dafür laufen im Hintergrund verschiedene Prozesse, die die erkannten Informationen mit dem ERP-System abgleichen. Der Anwender sieht in dem Fall nur noch die Dokumente, die das System nicht automatisch erkennen konnte.
Neben dem Scannen und Klassifizieren von Dokumenten ist auch der s.g. ZUGFeRD-Standard auf dem Vormarsch, um Rechnungsdaten zu übermitteln. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dabei werden die relevanten Rechnungsdaten strukturiert in dem PDF-Format des Rechnungsbeleges gespeichert. So können auch ohne eine Texterkennung auf der Rechnung die im Beleg hinterlegten Metainformationen ausgelesen werden. Um elektronische Rechnungen mit dem ZUGFeRD-Standard zu generieren und zu erkennen, müssen die eingesetzten Softwarekomponenten das Verfahren unterstützen.
Der Aufwand für das Indexieren der eingehenden Rechnungen und Gutschriften verringert sich. Fehlerquellen, die durch die manuellen Arbeiten beim Indexieren per Hand vorhanden sind, werden minimiert. Die gewonnenen Informationen können zeitgleich für den weiteren Dokumentenprozess – zum Beispiel einen Eingangsrechnungsworkflow im DMS – genutzt werden. Die Positionsdaten stehen nach der Validierung auch für die Prozesse im ERP-System zur Verfügung.