Bots – Intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams

In unserem vorletzten Blog Beitrag wollen wir einen Blick auf die intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams werfen. „Intelligente Kommunikation“ kommt als Begrifflichkeit natürlich aus der Marketing Abteilung von Microsoft. Die Intelligenz, die das Marketing hier adressieren möchte, kommt durch kleine Helferlein, die sich perfekt in Teams integrieren lassen, den Bots.

Bots sind kleine Programme, die einem im täglichen (Arbeits-) Alltag unterstützen und helfen sollen. Die bekanntesten Beispiele für einen Bot sind mit Sicherheit Cortana, Siri oder auch Alexa. Kleine Assistenten, die auf Sprache reagieren und mit denen man Informationen abrufen, Bestellungen bei Online Shops aufgeben oder auch die Hausautomatisierung steuern kann.

Bots sind kleine Programme, die menschlich wirken sollen und eine Interaktion zwischen Mensch und Anwendung ermöglichen.

Bots und Microsoft Teams

Im Kontext von Microsoft Teams werden Bots mittels Chat Funktion eingebunden. Bots lassen sich über das Präfix @ ansteuern und bekommen dadurch schon einen leichten menschlichen Zug. Denn sie sind genauso wie jedes Teammitglied darüber ansprechbar, haben in Teams auch ein Avatar, sind quasi ein vollständiges Teammitglied.
Unterschieden werden in Microsoft Teams zwei Arten von Bots: der 1:1 Bot und der Gruppen-Bot. Wie die Begriffe schon erahnen lassen, ermöglicht der 1:1 Bot immer eine direkte Kommunikation zu einem Anwender und ist ein persönlicher Chat. Bei dem Gruppen Bot ist der Chat Verlauf auch von anderen Teams Mitgliedern einsehbar. Dieser steht also dem ganzen Team zur Verfügung.

Machen wir den Anfang mit T-Bot

Als einfaches Beispiel für einen Bot, den jeder Teams Anwender verwenden kann, ist der T-Bot. Die Office Büro Klammer der Neuzeit quasi.
Für die jüngeren Leser dieses Blogs: als man früher eine Funktion im Office gesucht hat, konnte man die Taste F1 drücken und es erschien eine kleine, animierte Büroklammer als Hilfe Assistent. Dem Assistenten konnte man dann die Frage stellen und es kamen dann (mehr oder weniger) hilfreiche Lösung zum Vorschein.

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Innerhalb Microsoft Teams übernimmt diese Funktion nun T-Bot. T-Bot ist ein 1:1 Chat-Bot, den man über den Reiter Chat innerhalb Teams findet und eine Unterhaltung starten kann. Möchte man etwas zu Teams wissen, kann man hier seine Fragen rund um Microsoft Teams loszuwerden. Öffnet man die Chat-Historie von T-Bot , so wird einem neben dem eigentlichen Chat auch ein Reiter mit einer Hilfe Website zu Microsoft Teams angeboten. Stellt man T-Bot eine Frage, so antwortet der Bot mit Auszügen aus den Microsoft Docs Universum und Verlinkungen zu den entsprechenden Artikel. Gleichzeitig kann man die Ausgabe bewerten und dem Entwicklerteam Rückmeldung zur Qualität der Antwort geben.

Microsoft Teams - Chat
Microsoft Teams – Chat

Wer ist eigentlich Herr Einstein?

Auch gibt es viele weitere Bots, die über den Microsoft Teams Store bereitgestellt werden und für ein Team installiert werden können. So z.B. auch der von Microsoft bereitgestellte Who-Bot. Der Who-Bot liefert einem Teams Anwender Informationen zu einer Person aus dem Unternehmen und kann auch Informationen zu den Personen über die MySite von SharePoint Online bereitstellen.
Zunächst muss man dafür aber den Who-Bot installieren. Dazu kann man z.B. über das Befehlsfenster „who“ eingeben und es wird der Who Bot bereits als App vorgeschlagen:

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Wählt man den Vorschlag aus, wird man aufgefordert den Bot zu installieren und der Bot steht dann im Chat Reiter zur Nutzung bereit.
Über einfache Fragen wie „who is Frank Sinatra“ wird das Unternehmensadressbuch durchsucht und bei einem Ergebnis wird eine Ergebniskarte mit Kontaktinformationen und weiteren Aktionsmöglichkeiten präsentiert:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Über den Button „Manager“ kann man sich z.B. den Vorgesetzten von Frank Sinatra anzeigen lassen, sofern diese Information im Ad hinterlegt ist:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Auch sieht man an diesem Beispiel, dass über den Button letztendlich nur eine neue Frage an den Bot generiert wird, nämlich „Who i the manager of Frank Sinatra“

Was ist, wenn die Bots aus dem Microsoft Store mir nicht die Funktionen liefern, die ich benötige?

Über den Microsoft App Store lassen sich zahlreiche Bots installieren, unter Umständen gibt es aber dennoch Anforderungen, die so out-of-the-Box noch nicht verfügbar sind. Denkbar wäre z.B. eine Kopplung an die eigene Hausautomatisierung zur Steuerung von Klimaanlagen in Räumen, ein Buchungsbot für Poolfahrzeuge oder ein Bot der Daten aus einem ERP System anzeigt. Für Anforderungen, für die es keinen fertigen Bot gibt, kann man über das Bot Framework von Microsoft neue Bots schreiben und bereitstellen. Und auch hier gibt es fertige Funktionen, die man kombinieren kann.
So z.B. der QandAMaker von Microsoft, zu finden unter https://www.qandamaker.ai.

Microsoft Teams - FAQ
Microsoft Teams – FAQ

Hierbei handelt es sich um eine Azure Funktion, die entsprechend formatierte FAQ oder Wiki Seiten analysiert und in Fragen/Antwort teilt. Diese Fragen und Antworten werden in einer Datenbank gespeichert und dem Bot zugänglich gemacht. Nun kann der Anwender in Teams einen Chat mit dem Bot starten und eine Frage stellen. Findet der Wiki Bot den Eintrag in dem angelernten Content, so gibt er die Antwort an den Anwender zurück.

Zum Erstellen einer QandAMaker Services wird ein entsprechender Azure Service benötigt.

Ist dieser vorhanden, kann man seine Knowledgebase in wenigen Klicks aufbauen. Zunächst ist der QandAMaker Service mit Informationen zu füttern, welche Webseiten oder Dokumente der Service crawlen soll:

Microsoft Teams - KB
Microsoft Teams – KB
Microsoft Teams - Settings
Microsoft Teams – Settings

Danach wird der erste Index aufgebaut und zur Verfügung gestellt.

Microsoft Teams - load
Microsoft Teams – load

Ein erstes Ergebnis, das man nun auch schon anpassen kann, ist nach dem Crawl Vorgang sichtbar:

Microsoft Teams - Knowledge base
Microsoft Teams – Knowledge base

Über „Save and train“ wird die Knowledgebase mit diesen Einstellungen gespeichert und trainiert. Zum Abschluss muss dieses Training noch veröffentlicht werden, damit der Teams Bot auch darauf zugreifen kann.

Microsoft Teams - edit
Microsoft Teams – edit

Über die Test Funktion kann man den antrainierten Inhalt testen und gegebenenfalls auch bessere Antworten auf eine Frage definieren.
Auch hier gilt wieder: der Bot kann nur auf Fragen antworten, die er schon kennt oder für die er ein Muster erkennt.
Sollen die Antworten möglichst valide sein, so kann man über das Plus-Zeichen neben der Frage weitere mögliche Fragebildungen hinterlegen und den Bot erneut antrainieren. Die Antwort ist dann für mehrere Fragestellungen gültig bzw. kann der Bot dann auch besser auf ähnlich gestellte Fragen antworten.

Microsoft Teams - test
Microsoft Teams – test

Sollte der Anwender mal eine Frage stellen, zu der der Bot keine Antwort hat, kann der Programmierer hier eine Standardantwort/-aktion hinterlegen (z.B. „Ich kann Ihnen aktuell an der Stelle leider nicht weiterhelfen, ich leite Sie nun aber an einen Kollegen weiter.“). Auch werden nicht beantwortbare Fragen in deiner Datenbank gespeichert, die man dann regelmäßig auswerten kann um eine Anpassung des Bots vorzunehmen.

Ist die Wikipage auf SharePoint Online bereitgestellt, so kann man auch hier wieder Azure Funktionen nutzen und bei Änderungen oder neuen Wiki Inhalten den QandAMaker Service per Trigger zu einem neuen Crawl-Vorgang starten.

Das Microsoft Bot Framework – ein wichtiger Baustein

Die Möglichkeiten, die einem das Microsoft Bot Framework hier bietet, sind nahezu unbegrenzt. So kann der Bot für Web Chat, eMail, Facebook, Skype, Skype for Business oder Teams (um nur einige zu nennen) programmiert und genutzt werden.
Über die Microsoft Cognitive Services stehen Funktionen zur Verfügung, um Personen oder Emotionen in hochgeladenen Bildern zu erkennen, Speech-2-Text einzubinden oder auch Echtzeitübersetzungen.

Microsoft Teams - Bots
Microsoft Teams – Bots

Somit sind viele Anwendungsszenarien denkbar, angefangen bei den hier beschriebenen Bots, die lediglich Informationen aus einer Quelle wiedergeben, bis hin zu komplexen Ausgaben, über die man dann das Hotelzimmer, mit Klimaanlage, Kingsize Bett und Meerblick, sowie Flug und Mietwagen buchen kann.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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Microsoft Teams und Skype for Business werden Eins

Hier wächst zusammen, was zusammen gehört – Microsoft Teams und Skype for Business Online

Im fünften Blog Beitrag wollen wir uns einmal anschauen, wie Microsoft Teams und Skype for Business Online zusammenspielen. Denn wenn Sie sich die bisherigen Blog Beiträge durchgelesen und verfolgt, an unseren Webinaren bis hierher teilgenommen oder generell die Themen „Teams“ und „Skype for Busniess“ verfolgt haben, werden Sie schnell die unverkennbaren Parallelen zwischen den beiden Produkten erkannt haben:

FunktionSkype for Business OnlineMicrosoft Teams
Präsenz-/Statusanzeige
Instant Messaging (Peer-2-Peer und Gruppenchat)
Audioanruf (P2P und Konferenz)
Videoanruf (P2P und Konferenz)
Desktopsharing
Dateiaustausch
Gruppenchat
Geplante und Ad-Hoc Online Meetings
PSTN Telefonie
(hier noch leichte Funktionsunterschiede zu Skype for Business OnPrem)

(hier noch nicht alle Funktionen wie Skype for Business Online)

Es stellt sich also die Frage: wieso gibt es zwei Produkte von Microsoft, die beide nahezu das Gleiche können und die gleichen Funktionen mitbringen?

On the road to Microsoft Teams…

Letztes Jahr bei der Ignite 2017 hat Microsoft die SfB Administratoren überrascht und teilweise auch schockiert mit der Ankündigung, dass Microsoft Teams in den kommenden Jahren Skype for Business Online ersetzen und die Funktionen von Skype for Business Online in das neue Produkt Teams übergehen wird. Schaut man sich die Roadmap zu Microsoft Teams an, so sieht man, dass der Weg klar in diese Richtung geht. Auch fällt beeindruckend auf, dass Microsoft diese ambitionierte und selbstgesteckten Milestones auf dem Weg dahin bisher vollständig einhält. Teilweise sogar übertrifft und Funktionen im Teams eingebaut hat, die es in dieser Form in der SfB Online Welt nicht gibt.

Eine Roadmap zu den Funktionen und Features zu Microsoft Teams finden Sie übrigens hier.

So stehen bereits nahezu alle wichtigen Grundfunktionen von Skype for Business Online in Teams zur Verfügung. Und das für die Zusammenarbeitsfunktionen, aber auch für die Telefonie-Funktionen. Im ersten Augenblick wirkt es natürlich ein wenig befremdlich, wenn neue Telefonie Funktionen im Microsoft Teams Client als das Highlight angekündigt und von der Gemeinde gefeiert werden. Schließlich stehen diese Funktionen schon lange im SfB Umfeld zur Verfügung und ein alter Hase aus der traditionellen Telefonwelt wird es noch viel weniger verstehen. Aber am Ende des Tages findet eine Integration in kleinen Schritten statt und es benötigt etwas Zeit, bis beide Produkte gleich auf sind.

Beide Welten nutzen und integrieren

Um uns Informationworkern den Übergang möglichst einfach zu gestalten, hat Microsoft relativ schnell angefangen auch einen Parallelbetrieb beider Welten (Skype for Business und Teams) zu unterstützen und einen Migrationsleitfaden für die Unternehmen entwickelt. So kann der Anwender beide Produkte nutzen und mit der Zeit den Weg zu Teams finden. Versüßt wird dem Anwender der Übergang durch Kommunikationsfunktionen, die es z.B. im SfB Online nicht gegeben hat, wie die Persistent Chat Funktion in Form der Teams Unterhaltung. Natürlich kommen die vielen weiteren Funktionen aus Teams hinzu, die wir in den letzten Webinaren und Blog Beiträgen auch schon vorgestellt haben und somit Microsoft Teams zum Hub für Zusammenarbeit werden lassen.

Auf los geht’s los – was steht zur Verfügung?

Was steht aktuell an Integrationsfunktionen zur Verfügung, wenn ich aus Skype for Business Online komme und den Weg Richtung Microsoft Teams beschreiten mag?

Präsenzabgleich

Setzt man beide Programme ein, so ist es unabdingbar, dass sich der Präsenzstatus zwischen beiden Welten abgleicht. Telefoniert man mit Skype for Business, so sollte auch in Teams der Staus für den Anwender dies wiedergegeben und für andere Kollegen einsehbar sein. Denn ein Zweitanruf über Teams kann dann schon hinderlich sein und den Endanwender unter Umständen sogar überfordern. Genauso gilt es natürlich in die andere Richtung: präsentiert man in einem Teams Meeting gerade seinen Bildschirm und der Status wechselt automatisch auf „Nicht stören“, so sollte auch dies in der Skype for Business Welt sichtbar sein.

Chat zwischen Skype for Business und Teams

Setzt man im Unternehmen beides ein, da man sich gerade in der Migration befindet, so schafft man ggfs. eine Insellösung. Ein Teil der Mitarbeiter ist mit Skype for Business ausgestattet, ein anderer Teil arbeitet schon mit Microsoft Teams. Damit sich beide Gruppen dennoch austauschen können, kann mit dem Skype vor Business Client zu Microsoft Teams Kontakten chatten und vice versa.

Microsoft Teams - Chat
Microsoft Teams – Chat

Skype for Business Online to Microsoft Teams Federation

Sind Partner und Kunden noch im der Skype for Business Online Kosmos Zuhause und haben den Weg noch nicht zu Teams gefunden, so wäre es schön, wenn man dennoch mit seinem Microsoft Teams Account mit den Kunden in Kontakt bliebe. Auch dies ist seit Anfang des Mai 2018 möglich und man muss nicht mehr beide Clients geöffnet halten.

Kontaktimport aus SfB Online

Hat man über die Jahre ein lange Kontaktliste im Skype for Business gepflegt, so kann man diese nun nach Microsoft Teams überführen und muss diese nicht neuanlegen.

Teams Meeting öffnen aus Skype for Business Client

Kennen Sie den Reiter „Besprechungen“ aus dem SfB Client? Wie praktisch er doch ist um einem SfB Meeting beizutreten und nicht erst Outlook zu öffnen, um in den Kalender zu wechseln, dort das Meeting zu öffnen und von dort dem Meeting beizutreten. Eine kleine, aber sehr hilfreiche Funktion. Erst recht wenn man viele Meetings für den Tag auf der Agenda hat. Auch hierfür bietet Microsoft mittlerweile eine Integration. Neben den SfB Konferenzen des Tages werden hier nun auch die anstehenden Teams Meetings angezeigt. Neben dem Meeting selber befindet sich ein „Beitreten“ Button und man kann direkt aus dem SfB Client der Teams Konferenz beitreten. Ist die Teams Desktop Anwendung installiert, wird diese gestartet. Andernfalls öffnet sich der Standardwebbrowser mit der Meeting URL und man kann von hieraus beitreten.

Wichtig hierbei und Korrektur zum Webinar: für bestimmte Funktionen, wie z.B. Federation zwischen Skype for Business Online und Teams oder Chat Funktion zwischen beiden Welten innerhalb des Unternehmens muss der Anwender über ein Konto in Teams und SfB Online verfügen.

Komisch… wir haben Skype for Business und Teams parallel im Einsatz – nichts von dem geschriebenen geht…

Unter Umständen setzen Sie Skype for Business OnPrem ein. Nahezu alle Integrations-Funktionen beziehen sich auf Skype for Business Online. Setzt man Skype for Business OnPrem ein, so sieht die Lage leider ein wenig anders aus und man schaut in die Röhre. Hier liefert Microsoft nur eingeschränkte Integrationsfunktionen und es ist höchste Zeit, in die Cloud zu wechseln ;-)

Skype for Business Telefonie – wie schaut es hier aus

Kaum zu glauben, aber viele Unternehmen setzen wirklich Skype for Business als Ersatz für die traditionelle Telefonie ein. Wer hier ein wenig Sarkasmus heraus hört, ist vollkommen richtig unterwegs. Immer noch gibt es „Hardliner“, die Skype for Business nicht als möglichen Telefonieanlagen-Ersatz sehen und daher SfB nur für Chat und Präsenz einsetzen. Gott sei Dank wird dieser Anteil aber immer geringer und die meisten Microsoft Kunden wissen die Mehrwerte von Skype for Business Telefonie zu schätzen und setzen es erfolgreich ein. Nicht zu Letzt dank Office 365 und Skype for Business Phone System nutzen gerade kleinere Start Ups die Vorteile der SfB PSTN Telefonie. Doch was passiert mit den Funktion nun, wenn Teams doch das Produkt ersetzen soll? Auch hier bringt Microsoft die Funktionen Zug um Zug in die Teams Welt und ergänzt diese bereits um neue Funktionen. Setzt man z.B. Microsoft Edge Browser zum Surfen ein, kann man dank WebRTC den Browser als Softphone nutzen. Es ist keine weitere Software mehr notwendig. Zugegeben, es wird noch ein wenig dauern, bis alle Funktionen der PSTN Telefonie den Weg zu Microsoft Teams gefunden haben. Aber auch dies ist dank der Roadmap transparent einsehbar und soll bis Ende diesen Jahres abgeschlossen sein. Und auch hier liefert uns Microsoft seit letzter Woche ein kleines Zückerli: Direct Routing.

Direct Routing

Unter Direct Routing versteht Microsoft die direkte Anbindung eines lokalen SIP Trunks über einen kundeneigenen Session Border Controller (SBC). Eingehende Anrufe über einen beim Kunden lokal terminierenden SIP Trunk werden vom SBC direkt in das Office 365 Rechenzentrum geroutet. Egal wo der Teams Anwender sich gerade mit seinem Laptop oder seiner Teams App befindet, es klingelt bei einem eingehenden PSTN Anruf. Und dies mit den Konditionen, die man mit dem SIP Trunk Provider ausgehandelt hat und ohne die Rufnummern zu Microsoft portieren lassen zu müssen. Aktuell befindet sich diese Möglichkeit der PSTN Anbindung noch in der Public Preview. Aber dies wird nochmals richtig Schwung in das Thema Microsoft Teams bringen, da sind wir uns sicher.

Microsoft Teams - Phone System
Microsoft Teams – Phone System

Der Weg von SfB Online zu Teams

Microsoft gibt den Unternehmen vier mögliche Migrationsszenarien an die Hand, so dass jedes Unternehmen selber entscheiden kann, welcher Weg der Beste für den aktuellen Status und den eigenen Anforderungen ist:

Möglichkeit 1: Skype for Business mit Teams beschränkt auf Zusammenarbeit

Hierbei wird Microsoft Teams nur für Zusammenarbeit im Team (Dateiaustausch, für das Team relevante Apps und Gruppenunterhaltung) verwendet. Weitere Funktionen, die auch auf der SfB Seite zur Verfügung stehen (1:1 Chat, Audio-/Videoanruf, Onlinemeetings) sind über das Office 365 Admin Center für Teams deaktiviert.

Möglichkeit 2: Skype for Business mit Teams für Zusammenarbeit und Konferenzen

Wie bei der ersten Möglichkeit sind verschiedene Kommunikationswege im Teams gesperrt. Neben der Zusammenarbeit im Team wir aber auch die Meeting Komponente freigegeben und soll aktiv über Teams genutzt werden.

Möglichkeit 3: Insel Lösung

Beide Produkte werden vollumfänglich für die Anwender aktiviert und freigegeben. Der Anwender kann eigenständig entscheiden, ob primär Skype for Business oder Teams zum Einsatz kommt und welches der beiden Programme für einen initialen Kommunikationsaufbau genutzt wird.

Möglichkeit 4: Teams Only

Dies ist eine Big Bang Methode und alte Zöpfe werden von jetzt auf gleich abgeschnitten: Microsoft Teams wird als alleiniges Kommunikationstool im Unternehmen eingesetzt und ausgerollt. Startet ein Unternehmen gerade seine ersten Geh-Versuche im Bereich UC, so ist dies mit Sicherheit eine Möglichkeit. Für Unternehmen, die bereits SfB im Einsatz haben ist dieser Weg nur schwerlich vorstellbar.

Möglichkeit 5: Skype for Business Only

Getreu dem Motto „Warum das Rad neuerfinden“ oder „Never change a winning Team“ verzichtet man auf den Einsatz von Microsoft Teams und bleibt zunächst bei Skype for Business. In dem Falle kann der Office 365 Administrator die Nutzung von Teams über den Bereich der O365 Lizenzzuweisung für die Anwender deaktivieren.

Skype-for-Business-Teams-Coexistence
Microsoft Teams – Migration

Welcher Weg der richtige ist, dies kann man pauschal nicht sagen und hängt auch viel davon ob, wie IT-affin die eigenen Anwender sind und wie weit Skype for Business als tägliches Werkzeug im Einsatz ist. Auch gibt es aktuell noch Funktionen, die in Microsoft Teams noch nicht zur Verfügung stehen, wie

  • Large Meeting (Teilnehmeranzahl pro Meeting mehr als 250)
  • Skype Meeting Broadcast (Konferenzen mit 1:10.000 Teilnehmern)
  • Response Group Dienst bzw. Call Queu bei Einsatz von SfB Online
  • Surface Hub Support
  • Nativer Support für PowerPoint Präsentationen
  • Boss/Delegate Support
  • Makeln mit Ankündigen
  • Auto Attendant

und man daher auf Skype for Business noch nicht verzichten kann. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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SharePoint Conference North America 2018

„SharePoint – Create am more connected workspace“

Heute startete in Las Vegas die SharePoint Conference North America. Wie in den vergangenen Jahren auch, verkündete Microsoft im Mai was die Zukunft für SharePoint (Online) bringen wird. Dieses Jahr leitete Seth Patton das News Feuerwerk auf der Keynote in Las Vegas ein.

Hier nun die wichtigsten News aus der Keynote:

Modern Workplace

Zunächst drehte sich alles um den aktuellen Wandel am Arbeitsplatz, mit dem Hinweis das bis 2025 75% der Arbeitnehmer Millenials sein werden und diese eben ihre eigenen Anforderungen und Vorstellungen haben.

Es geht also bei der digitalen Transformation neben der Technologie auch um die Menschen.

Microsoft 365 bei MGM Ressorts

Im Interview schilderte Sy Esfahani (CIO MGM Ressorts) die Herausforderungen der Digitalen Transformation und wie MGM diesen mit Hilfe von Microsoft 365 begegnet.

Innerhalb von 6 Monaten wir MGM 22.000 Mailboxen in die Cloud verschoben haben und allen Mitarbeitern Tools aus Office 365 bereitgestellt haben, darunter auch OneDrive for Business.

Microsoft 365

Jeff Teper nutzte die Gelegenheit SharePoint im Microsoft 365 Ökosystem zu positionieren und zu betonen das SharePoint die Grundlage für Content Collaboration in Microsoft 365 ist. Außerdem nutzen mittlerweile 400.000 Organisationen SharePoint.

Microsoft 365 stellt die notwendigen Tools zur Verfügung um mobilen Zugriff unabhängig vom Standort zu ermöglichen. Mit Hilfe der Office Apps, Mobil, Desktop und im Web kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Outlook und Microsoft Teams stellen den Einstieg in die Arbeit an geteilten Inhalten bereit. Mit Hilfe von Yammer und Microsoft Stream werden Intranets interaktiver. Unternehmensprozesse können mit Hilfe von Microsoft Flow und PowerApps abgebildet und optimiert werden.

All diese Tools stehen über SharePoint oder mit Integration in SharePoint bereit. Die Basis dafür bildet die Office 365 Security und Governance sowie die künstliche Intelligenz und Machine Learning des Office Graph. Die Erweiterbarkeit über Standardschnittstellen ermöglicht es da eigene Entwicklungen zu nutzen, wo die Standard Funktionen nicht ausreichen.

Die 6 Säulen der Content Collaboration

Im weiteren Verlauf wurden die sechs Säulen der „Content Collaboration“ vorgestellt.

  • Teilen und Zusammenarbeit
  • Menschen informieren und Interesse wecken
  • Nutzen von gemeinsamen Wissen
  • Unternehmensprozesse transformieren
  • Schützen und verwalten
  • Erweitern und entwickeln

Diese sechs Funktionsbereiche stellten dann auch die Überschriften für die nun folgenden Live Demos und Ankündigungen dar.

Share & Work Together

In den kommenden Monaten wird der OneDrive „Teilen“ Dialog über die verschiedenen Platformen wie Mobile, Desktop und Web, vereinheitlicht und um neue Funktionen erweitert.

So wird es in Zukunft möglich sein anonyme Links per Passwort zu schützen oder den Download freigegebener Dokumente zu blockieren. Beides Funktionen die von vielen Kunden gewünscht wurden.

Die Mobile App wird über ein Update ein Re-Design der Benutzeroberfläche erhalten, dadurch wird der Button für Foto Aufnahmen leichter zu erreichen sein:

Außerdem kann der Automatische Upload der Camera Roll nun auch endlich in ein OneDrive for Business erfolgen.

Aus administrativer Sicht wird es auch einige Neuerungen geben. So wird es möglich sein, per Vorgabe Ordner wie Desktop, Eigene Dokumente oder eigene Bilder ins OneDrive for Business zu verschieben.

Außerdem wird es möglich sein, bestimmte Teamsites automatisch synchronisieren zu lassen. Website Administratoren können automatisch einen Bericht generieren lassen um eine Übersicht extern freigegebener Dateien zu erhalten.

In Verbindung mit Azure Active Directory P2 Lizenzen wird es möglich sein die Teilen E-Mails anzupassen.

Eine weitere administrative Neuerung ist die Möglichkeit, ein OneDrive for Buisness eines ausgeschiedenen Mitarbeiters an einen beliebigen anderen Mitarbeiter zu delegieren.

Auch Dokument Bibliotheken und Listen in SharePoint Online werden einige neue Funktionen erhalten. So wird das „moderner“ Bibliothekswebpart bald alle Funktionen bekommen, die man aus einer Bibliothek kennt.

Ähnliches gilt für den „Dateien“ Reiter in Microsoft Teams, dieser wird bald die gleichen Funktionen wie eine Dokument Bibliothek zur Verfügung stellen.

Inform & Engage People

Im Fokus dieses Slots stand die SharePoint Mobile App in Verbindung mit Communication und Hub Sites.

Vor einigen Tagen wurde der SharePoint News Feed, den wir seit SharePoint 2010 kennen, endgültig abgekündigt. Neben der Ablösung des Newsfeeds durch Yammer wurden heute die SharePoint News, die auf Modern Teamsites und Communication Sites vorhanden sind, als Alternative ins Spiel gebracht.

Über die SharePoint App erhält man über neue News eine Push Benachrichtigungen und kann mit den News per Kommentar oder „Gefällt mir“ interagieren.

Über den Microsoft Teams Connector können SharePoint News auch in Microsoft Teams angezeigt werden. Das „Teilen“ von News in Yammer ist ebenfalls möglich. Neben News von Team- oder Communication Sites wird es zukünftig auch Organisations News geben, die als offizielle Mitteilung gekennzeichnet sind.

Auch die SharePoint App wird ein Update erhalten, dass den Schwerpunkt auf die Suche und Benachrichtigungen legt. So wird die Benutzeroberfläche deutlich vereinfacht und über die Suche werden Empfehlungen angezeigt und Informationen aus Office 365 zugänglich.

Moderne Seiten in SharePoint Online können bald mit Metadaten versehen werden. Diese Metadaten können in der Suche verwendet und im neuen Seiteneigenschaften WebPart angezeigt werden. Außerdem wird es möglich sein, basierend auf den Metadaten einer Seite, Anwendern angepasste Inhalte anzuzeigen.

Für Moderne Seiten wird es einen neuen Genehmigungsworkflow basierend auf Microsoft Flow geben, der Out Of The Box funktioniert, aber auch angepasst werden kann. Die Genehmigung erfolgt dann über die Seite oder aus der Workflow E-Mail heraus.

Für Hub Sites wird es in Zukunft möglich sein, die Site Informationen anzupassen und über Custom Site Scripts die Zuordnung zu einem Hub zu automatisieren.

Transforming Content Collaboration

SharePoint goes Hololens!

So könnte man die Ankündigung auch überschreiben, die Microsoft hier raus gehauen hat. Untermauert von einer Live Demo wurde hier vorgestellt, wie man Browser basiert virtuelle Räume im SharePoint erstellen kann. Die so genannten Spaces.

Im Browser lassen sich also, wenn man so will, Hololens oder Mixed Reality Headset kompatible Sites erstellen. Dabei lassen sich Texte, Videos, Audio, Grafiken und Objekte aus SharePoint Bibliotheken verwenden

YouTube

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Microsoft stellte verschiedene mögliche Einsatzszenarien vor, darunter Recruiting, Schulungen und Produktenwicklung. Sicherlich ist es nur ein kleiner Schritt, VR einer breiteren Nutzerbasis zugänglich zu machen, aber mit Sicherheit ist es aktuell der einfachste Weg VR Inhalte zu erstellen. Es wird sich zeigen müssen, wie intuitiv das Erstellen von Spaces tatsächlich ist und welche Vorteile sich aus Spaces für Unternehmen in der praktischen Anwendung ergeben.

Harnessing collective Knowledge

Wenn es darum geht, dass im Unternehmen vorhandene Wissen zu nutzen, liegt es Nahe die Enterprise Search dafür zu verwenden.  In den letzten Wochen wurde daran gearbeitet die Benutzerführung konsistent zu gestalten, egal von wo aus man in die Suche einsteigt. In einer Live Demo wurde auch kurz „Bing for Business“ vorgestellt, bei diesem Online Dienst werden Office 365 Suchergebnisse in Bing integriert und auch als solche „Unternehmensergebnisse“ gekennzeichnet.

Wie schon in den Ankündigungen für die SharePoint Mobile App beschrieben, erhält die Suche in der App den Fokus und ermöglicht dem Anwender schnellen Zugriff auf „beliebte Suchvorgänge“ im Unternehmen, die Dokumente an denen und die Personen mit denen man zuletzt gearbeitet hat. AI kuratierte Ergebnisse sind auf den aktuell suchenden Benutzer angepasst

Bald wird es möglich sein weitere Datenquellen aus dem Unternehmen einzubinden und in den Suchergebnissen darzustellen.

Dabei können die Suchergebnisse so aufbereitet werden, dass sie in gleicher Form dargestellt werden wie die SharePoint eigenen Suchergebnisse. So wird auch dabei eine einheitliche Benutzerführung erreicht die auch beinhaltet das externen Suchergebnisse in der SharePoint Suche über das Verfeinerungspanel gefiltert werden können.

Mit den Microsoft Training Service wurde ein komplett neuer Dienst angekündigt, der es ermöglicht Schulungsunterlagen in SharePoint Communication Sites per WebPart bereit zu stellen. Administrativ kann eingestellt werden welche Trainings den Anwendern angezeigt werden sollen, beispielsweise nur für die Office 365 Tools die auch im Einsatz sind. Aktualisierungen der Inhalte erfolgen automatisch.

Ich bin gespannt, wie die Trainingsunterlagen verfasst sind und wie gut sie für die unterschiedlichen Unternehmen und Anwendungsfälle passen. Aber mit Sicherheit ist das Angebot schon mal ein Schritt in die richtige Richtung, die Anwender bei der Nutzung von Office 365 Diensten besser zu unterstützen.

Transform Business Prozesses

In der Vergangenheit hat SharePoint schon komplexe Technik auf einfache Weise zugänglich gemacht. Diese „Tradition“ wird nun auch im Bereich AI / Cognitive Analytics fortgesetzt. Über Flow wird es möglich sein SharePoint Online Inhalte zu analysieren um Beispielsweise ein Bewertung von Twitter Nachrichten zu erhalten oder SharePoint Inhalte zu übersetzen.

Ebenfalls über Cognitive Analytics werden Bilder untersucht und erkannte Objekte und Texte automatisch in den Bild Metadaten gepflegt.

Auf diesem Weg sind Inhalte über die Suche zugänglich oder lassen sich beispielsweise verwenden um die Darstellung in SharePoint Online anzupassen.

In einer Live Demo wurde gezeigt wie Fotos aus einem OneDrive in eine Teamsite kopiert wurden. Dabei wurden sie nach Aufnahmeort in Ordner sortiert. Außerdem wurde der Inhalt im Hinblick auf ein Contoso Unternehmenslogo untersucht und Fotos mit „altem“ Logo mit Hilfe von bedingter Zeilenformatierung rot markiert.

Neben der Darstellung Listeninhalten wird auch das Erstellen von Listen neue Funktionen erhalten. So wird man schon beim Erstellen einer neuen Liste durch einen Dialog geführt um Spalten hinzuzufügen. Hierbei kann auch aus eine Auswahl der zuletzt vom Anwender erstellter Listen als Vorlage getroffen werden.

Das füllen von Listen mit Excel Daten wird per Copy and Paste im Browser möglich sein. In der Liste fehlende Spalten werden automatisch hinzugefügt und der passende Datentyp für die Spalte gewählt.

Eine weitere interessante Funktion ist das erstellen von Planer oder Outlook Aufgaben basierend auf SharePoint Listen Einträgen. Dabei wird es nicht nötig sein die Liste zu verlassen sondern man arbeitet im Kontext der Liste weiter.

Auch PowerBi erhält eine weitere Integration in SharePoint Online. Listen und Bibliotheken werden mit PowerBi analysiert und stehen dort direkt zur Verfügung.

Alle Funktionen die für SharePoint Online vorgestellt wurden, werden sich natürlich in Microsoft Teams integrieren lassen.

Extend and develop

Im Bereich erweitern und entwickeln wurde der überragende Erfolg des SharePoint Frameworks herausgestellt. Die Nutzerzahlen des Frameworks verdoppeln sich aktuell alle 90 Tage.

Als zentrale Schnittstelle für eigene Entwicklungen basierend auf dem SharePoint Framework wird der Office Graph genutzt.

Das SharePoint Framework wird um eine Methode erweitert die es ermöglicht eigene Erweiterungen im ganzen Office 365 Tenant bereitzustellen und nicht nur in einer Site. In einer Live Demo wurde gezeigt wie ein Website Footer zunächst auf einer Site und dann für alle Sites, auch neu erstellte, bereitgestellt wurde.

Mit Hilfe neuer Schnittstellen können Erweiterungen entwickelt werden die untereinander Daten austauschen können, eine Funktion, wie wir es von den klassischen SharePoint WebParts schon kennen. Außerdem können mit dem SharePoint Framework erstellte WebParts Verbindung mit Azure aufnehmen.

Natürlich durfte eine Ankündigung in Bezug auf Microsoft Teams nicht fehlen ;) Mit dem SharePoint Framework entwickelte Erweiterungen werden sich auch in Microsoft Teams integrieren lassen!

Manage and Protect

Für den Bereich „Manage and Protect“ wurde zunächst die Preview des neuen SharePoint Admin Centers vorgestellt. Das Admin Center ist aktuell in Preview und verfügt noch lange nicht über alle Funktionen die man aus der Zentraladministration kennt.

Moderne Team- oder Communication Sites lassen sich aber schon über das neue Admin Center verwalten. Die neue Multi GEO Funktion lässt sich auch nur über das neu Admin Center konfigurieren. Also ist es aktuell notwendig beide Admin Center zu verwenden um alle Optionen in SharePoint Online und OneDrive for Business zu administrieren.

Die Multi-Geo Funktion ist heute  schon verfügbar und ermöglicht es pro Benutzer festzulegen wo die Daten in SharePoint Online und OneDrive for Business gespeichert werden. Dafür wird eine Geo Location Site angelegt und den Benutzern zugewiesen. Erstellen diese Benutzer nun eine neu Teamsite wird diese in der Geo Location Site, also beispielsweise in Europa, angelegt.

Pünktlich zum Inkrafttreten der DSGVO steht im Security & Compliance Center das neue GDPR Dashboard bereit. Es unterstützt unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO Anforderungen in Office 365. In unserem letzten Webinar zu Microsoft Teams sind wir auch schon auf das neue Dashboard und seine Funktionen eingegangen: DSGVO und Microsoft Teams

Mit der öffentlichen Preview auf die Beta von Version 2 steht ein deutlich erweiterter Funktionsumfang im SharePoint Migration Tool bereit. Nun werden deutlich mehr Listen Typen für eine Migration von On-Premises nach SharePoint Online unterstützt. Ein Unterstützung für SharePoint 2016 fehlt allerdings leider bisher.

In einer weiteren Live Demo wurde gezeigt wie mit Hilfe von OneDrive File restore, durch Ransomeware verlorene Daten, wieder hergestellt werden können. Zwar werden die verschlüsselten Dateien noch synchronisiert, Windows Defender unterbindet aber die weitere Verbreitung und OneDrive erkennt das es eine verdächtige Massenoperation gab. Per Push Benachrichtigung wird der Benutzer darüber informiert und erhält direkt die Möglichkeit die Änderungen rückgängig zu machen. Weitere Details zum OneDrive File Restore finden Sie auch in unserem Artikel zum Thema: OneDrive for Business File Restore

Welcome SharePoint 2019

Last but not Least war natürlich auch die kommende SharePoint On-Premises Version, SharePoint Server 2019, ein Thema. Wie bereits bekannt fließen teile der SharePoint Online Entwicklung in die On-Premises Variante ein.

Zu diesen Funktionen zählen Moderne Team und Communication Sites, die Unterstützung für den „NextGen“ OneDrive Sync Client nebst Files On-Demand sowie Verbesserungen im Bereich der Hybrid Konfiguration. Eine Preview Version wird es im Sommer geben, dann wird man sicher mehr zu den Details sagen können. Das Release ist für den Herbst diesen Jahres geplant.

Die Keynote hielt also die ein oder andere Überraschung bereit und die  Menge der Ankündigungen war deutlich größer als in den vergangenen Jahren, zum Beispiel im Vergleich zur Virtual Summit 2017 des letzten Jahres. Es bleibt also spannend in der „SharePoint Welt“ und wir dürfen uns auf viele neue Funktionen und Möglichkeiten freuen.

DSGVO und Microsoft Teams

Im Mai tritt sie in Kraft und jeder spricht darüber: Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder auch General Data Protection Regulation (GDPR). Sie ist eine Verordnung der Europäischen Union zur EU-weiten Vereinheitlichung der Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Daher ist es auch sehr wichtig darüber zu sprechen und die Regelungen umzusetzen. Im folgenden Artikel gehen wir auf das Thema GDPR bei Microsoft-Diensten allgemein und dann im speziellen auf Sicherheitsfunktionen bei Teams ein.

Microsoft und GDPR

Microsoft hat angekündigt, mit allen Cloud Diensten rechtzeitig zum Inkrafttreten der Verordnung kompatibel zu sein. Zusätzlich bietet Microsoft auch eine Menge Tools, um seine Kunden bei der Umsetzung zu unterstützen. Dies geschieht sowohl in Form von Dokumentationen und organisatorischen Werkzeugen aber auch durch Bereitstellung konkreter Funktionen, die den Kunden eine GDPR-Umsetzung ermöglichen. Als Beispiel sei hier Azure Information Protection genannt, mit dessen Hilfe Dokumente und Dateien klassifiziert und auch durch Verschlüsselung geschützt werden können.

Als ein organisatorisches Werkzeug sei der Microsoft Compliance Manger besonders hervorgehoben. Der Compliance Manager steht nicht nur für die Regelungen der GDPR zur Verfügung, sondern kann auch genutzt werden, um die Einhaltung weiterer Zertifizierungen, wie beispielsweise ISO27001, zu kontrollieren. Um dies zu erreichen hat Microsoft alle Anforderungen in einzelne Aktionen aufgeschlüsselt. Diese Aktionen werden thematisch zusammengenfasst und dann in zwei Hauptkategorien aufgeteilt präsentiert. Die beiden Hauptkategorien geben an, ob die jeweilige Maßnahme in der Zuständigkeit von Microsoft selbst liegt, oder ob es etwas ist, dass der Kunde selbst umsetzen bzw. regeln muss.

Microsoft Compliance Score
Microsoft Compliance Score

Jede Aktion selbst ist mit entsprechenden Zusatzinformationen versehen. Es wird dokumentiert, wer als Person für die Umsetzung zuständig bzw. verantwortlich ist, wann es umgesetzt wurde und wer die Umsetzung kontrolliert hat.

Microsoft Managed Controls
Microsoft Managed Controls

Was bedeutet das nun für Microsoft Teams?

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Teams vollwertiger Bestandteil des Office 365 Tenant ist und ist dieser GDPR ready, ist es Teams auch. Dennoch nimmt Teams hier eine etwas besondere Rolle ein. Da Teams abstrakt betrachtet ja „nur“ eine Sammlung und Zusammenfassung vorhandener Werkzeuge und Funktionen ist, beruht die Sicherheit von Teams natürlich auch sehr stark auf die Sicherheit der Ursprungswerkzeuge. Allen voran natürlich SharePoint Online, OneDrive for Business und Exchange Online. Was die -und damit auch Teams- an Sicherheitsfunktionen zu bieten haben, stellt die folgende Zusammenfassung dar. Hinweis: Die angesprochenen Funktionen setzen ggf. eine gesonderte Lizenz im Rahmen der Office 365 Subscription voraus.

Azure Active Directory

Das Azure AD ist die zentrale Office 365 Userverwaltung, sowohl für Teams als auch für alle anderen Tools. Somit profitiert Teams hier natürlich von allen Sicherheitsfunktionen, wie beispielsweise der intelligenten Userüberwachung, 2-Faktor Authentifizierung oder auch Conditional Access, der umgebungs- und standortabhängigen Zugriffskontrolle.

SharePoint Online, OneDrive for Business und Exchange Online

Dokumente und Dateien eines Teams liegen in SharePoint bzw. OneDrive. Nachrichten aus privaten Chats und die Nachrichten innerhalb eines Kanals in Exchange Online. Alle drei Tools verwenden umfangreiche und komplexe Verschlüsselungsfunktionen, um sowohl die ruhenden Daten, als auch die Daten bei der Übertragung zu schützen. Folglich sind auch die Inhalte und Unterhaltungen aus ihrem Teams entsprechend gesichert.

Security & Compliance Center

Die zentrale Plattform zur Konfiguration und Kontrolle der meisten Sicherheitsfunktionen Ihres Office 365 Tenant. Auch Teams ist hier schon prominent vertreten. So sind Ereignisse und Aktionen in Teams im Audit Log sichtbar und können für Alarmierungen genutzt werden, Teams können in eDiscovery Fälle einbezogen werden und es kann für einzelne Kanäle eine Löschsperre (legal-hold) konfiguriert werden. Zusätzlich können sowohl für private Chats als auch für die Kanal-Unterhaltungen Aufbewahrungsrichtlinien definiert werden. Für Dateien greifen die für den SharePoint konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien.

Intune

Intune ist Microsofts Tool zum verwalten mobiler Endgeräte. Zum gesicherten Zugriff auf die Microsoft Dienste per App können hier umfangreiche Sicherheitsrichtlinien hinterlegt werden. Selbstverständlich ist die Teams App hier auch integriert.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch in unserer Webinarauzeichnung vom 16.05.2018:

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Microsoft Teams – Kommunikation

Grenzen sprengen mit externer Kommunikation

Im letzten Webinar haben wir gesehen, wie leicht Microsoft Teams in Unternehmen die Organisation von Teams unterstützen kann. Da Mitglieder eines Teams in der Praxis jedoch nicht nur aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens bestehen wäre es wünschenswert, wenn die Zusammenarbeit mit externen Kollegen über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen. Auch diese Anforderung kann mit Microsoft Teams erfüllt werden.

Voraussetzung für Gäste

Damit Microsoft Teams-Besitzer Gäste außerhalb des Unternehmens einladen können ist es zunächst erforderlich, dass die entsprechende Option im Office 365 Admin-Center aktiviert ist. Der Gast-Zugang verbirgt sich hinter „Einstellungen nach Benutzer-/Lizenztyp“. Hier muss im Dropdown die Benutzerart „Gast“ gewählt werden. Dann kann über den Schalter „Microsoft Teams für Gäste“ aktiviert werden.

Office365 Admin Center
Office365 Admin Center

Diese Option greift unternehmensweit. Ein Microsoft Teams-Besitzer hat nun in den Einstellungen des Microsoft Teams zusätzlich die Möglichkeit, die grundlegenden Berechtigungen der Gäste einzustellen.

Microsoft Teams - Gastberechtigung
Microsoft Teams – Gastberechtigung

Gäste willkommen

Ist diese Voraussetzung auf Office 365 Tenant Ebene erfüllt, können Teams Besitzer Gäste zu ihrem Team einladen. Die Einladung erfolgt über den gleichen Dialog, über den auch die anderen Teammitglieder hinzugefügt wurden. Um einen einzuladen, gibt man hier die vollständige E-Mail Adresse der Person ein:

Microsoft Teams - Gast einladen
Microsoft Teams – Gast einladen

Nach der Auswahl des Gastes besteht die Möglichkeit, den Anzeigenamen des Gastes anzupassen. Aktuell ist dies nur in diesem Schritt und nicht nachträglich änderbar.

Microsoft Teams - Gast bearbeiten
Microsoft Teams – Gast bearbeiten

Transparenz für Team-Mitglieder

Bereits bestehende Team-Mitglieder sehen einen Hinweis, dass ein Gast dem Team hinzugefügt wurde. Dieser ist deutlich als Gast gekennzeichnet:

  1. Neben der Klassifizierung des Teams wird ein Icon angezeigt, welches auf externe Gäste hinweist.
  2. In der Mitgliederübersicht wird ein Hinweis auf externe Gäste eingeblendet.
  3. Gäste werden mit der Einstufung „Gast“ neben ihren Namen angezeigt.
  4. Auch in der Mitgliederübersicht ist der Gast in der Rolle „Gast“ erkennbar.

Gast On-Boarding

Grundsätzlich kann jeder als Gast eingeladen werden, der über eine E-Mail-Adresse verfügt. Microsoft Teams unterscheidet bei dem Einladungsprozess jedoch zwischen drei Arten von externen Gästen:

Gast mit Azure AD-Account

Verfügt der eingeladene Gast über einen Azure AD Account, so kann der Gast sich mit seinen gewohnten Office 365 – Zugangsdaten am neuen Team anmelden. Dieses vereinfacht seine Teams-Nutzung, da nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten hantiert werden muss.

Microsoft Konten

Genau wie bei der Anmeldung mit einem Azure AD-Account verhält es sich auch bei privaten Microsoft-Konten von Outlook.com oder Hotmail.

Freemail

Im Fall eines Freemail-Anbieters wie z.B. GMX, GMail oder Yahoo wird per Wizard zunächst ein Microsoft Konto erstellt.

In allen drei Fällen erhält der Gast eine Einladungs-E-Mail, die zum Beitritt des Teams führen.

Was dürfen Gäste in meinem Team?

Gäste sind und bleiben Gäste. Dementsprechend haben sie nur beschränkten Zugriff innerhalb eines Teams. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die möglichen Rechte eines Gastes:

Internes Teams-MitgliedGast
Kanal erstellen
Teilnahme an privatem Chat
Teilnahme an Kanal Konversation
Beiträge erstellen, löschen, bearbeiten
Datei in Kanal freigeben
Apps hinzufügen (Tabs, Bots oder Connectoren)
Erstellen von Tenant weiten Gast Richtlinien
Einladenn von Gästen
Ein Team erstellen
Euben öffentlichen Team beitreten
Organigramm anzeigen
Zugriff auf Microsoft Planner
Zugriff auf OneDrive for Business
Personensuche außerhalb des Teams
PSTN Telefonie
Zugriff auf Team Kalender und Termine
Zugriff auf OneNote Notizbuch (per Einladungslink)

Online-Besprechung mit Gästen auch ohne Gast-Account

Online-Besprechungen, mit oder ohne Video, lassen sich mit Microsoft Teams auch ohne das oben beschriebene Einrichten eines Gast-Accounts durchführen. Dazu genügt es, per Microsoft Outlook eine Teams-Besprechung zu erstellen. Als Teilnehmer kann dann die E-Mail Adresse des Teilnehmers eingegeben werden. Dieser erhält dann eine Besprechungsanfrage per E-Mail mit automatisch hinzugefügtem Teilnahmelink.

Teams-Besprechung
Teams-Besprechung

Beachten Sie auch unser ausführliches Demovideo:

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Microsoft Teams – Teambuilding

Verknüpft mit dem Unternehmen und der Welt

Im zweiten Block gehen wir tiefer auf die Funktionen „Kanäle“, „Registerkarten“ und „Konnektoren“ ein. Wie lassen sich diese Funktionen sinnvoll im Unternehmen nutzen und was steht dahinter? Wie kann ich ein Team aufbauen und wo kann mich Microsoft Teams bei der täglichen Arbeit unterstützen?

Microsoft Teams soll den Austausch und die Kommunikation unter Mitarbeitern und Kollegen erleichtern. Ziel ist es, dem Mitarbeiter schnell und einfach den bestmöglichen Arbeitsplatz anzubieten und alle Ressourcen von einem Hub aus bereitzustellen. Damit dies gelingt, bietet Microsoft Teams verschiedene Möglichkeiten der Organisation innerhalb eines Unternehmens bzw. eines Teams. Im folgenden Artikel wollen wir diesen Aspekt näher beleuchten und zeigen, wie man ein Unternehmen in Microsoft Teams abbilden kann.

Aus unserem ersten Artikel „Microsoft Teams – Grundlagen“ sind die Begriffe „Kanal“, „Registerkarte“ und „Konnektor“ ja bereits bekannt. Im zweiten Teil wollen wir diese Themen etwas vertiefen.

Erstellen eines Teams

Innerhalb der Microsoft-Teams-Plattform kann man verschiedene Teams anlegen und Mitglieder hinzufügen. Ein neu angelegtes Team besteht zunächst aus dem Kanal „Allgemein“. Innerhalb dieses Kanals werden standardmäßig die Registerkarten „Unterhaltungen“, „Dateien“ und „Wiki“ erstellt. Über Kanäle, Registerkarten und Konnektoren können Teams organisiert werden.

Um ein Team zu erstellen, sind entsprechende Rechte erforderlich. Standardmäßig kann jeder, der zur selben Organisation gehört, ein Team erstellen. Dies geht auf die aktuelle Philosophie des modernen Arbeitsplatzes zurück, den Anwendern das Arbeiten so einfach wie möglich zu gestalten und ihnen zu ermöglichen, autark zu arbeiten. Manche Administratoren möchten jedoch ein Stück Kontrolle behalten und dem Wildwuchs neuer Teams entgegenwirken. Das ist verständlich, sind es doch die Administratoren, die die unzähligen Teams und Datenmoloche verwalten müssen. Microsoft hat für dieses Problem eine Lösung: Über das Azure AD lässt sich steuern, wer neue Teams erstellen darf. Wer über dieses Recht verfügt, kann im Desktop-Client von Microsoft Teams relativ einfach und komfortabel ein neues Team erstellen:

  1. Als Erstes klickt man auf „An Team teilnehmen oder ein Team erstellen“.
  2. Danach wählt man „Team erstellen“.
  3. Das nächste Dialogfeld fordert zur Eingabe grundsätzlicher Parameter auf: Name und Beschreibung des Teams sowie die Angabe, ob es sich um ein privates oder ein öffentliches Team handelt.
  4. Im letzten Dialogfeld lassen sich schließlich die Teammitglieder hinzufügen.
  5. Nun ist das neue Team erstellt und kann genutzt werden.
Team erstellen
Team erstellen

Privat oder öffentlich?

Es gibt zwei Arten von Teams: private und öffentliche.

Privates Team

In einem privaten Team haben ausschließlich Teammitglieder Zugriff. Um Teammitglied zu werden, bedarf es einer Einladung durch den Teambesitzer. Nachdem sie zu einem Team hinzugefügt wurden, erhalten neue Teammitglieder eine Benachrichtigung, die sie auf die Mitgliedschaft im Team hinweist.

Öffentliches Team

Alle Mitglieder einer Organisation haben Zugang zum Team. Sie können allen Teaminhalten folgen, als wären sie Teammitglieder. Obwohl ein öffentliches Team jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht, kann es Sinn ergeben, Teammitglieder hinzuzufügen. Zum einen erhalten diese eine aktive Benachrichtigung über die Existenz des Teams, zum anderen lassen sich nur Mitglieder zu Teamadministratoren ernennen.

Was sind Teamadministratoren?

Innerhalb eines Teams können Nutzern zwei verschiedene Rollen zugewiesen werden: Besitzer oder Mitglied. Je nach Rolle hat der Nutzer mehr oder weniger Rechte.

Rollen in Teams vergeben
Rollen in Teams vergeben

Der Ersteller eines Teams ist immer Besitzer und somit Administrator des Teams. Neuen Teammitgliedern kann entweder die Rolle „Mitglied“ oder „Besitzer“ zugewiesen werden.

Mitglied

Mitglieder haben Vollzugriff auf alle Inhalte des Teams. Sie können Beiträge erstellen, Dokumente ablegen, sich an Chats beteiligen etc. Je nach Vorgabe des Besitzers können Mitglieder zudem Registerkarten und Konnektoren anlegen sowie Kanäle erstellen und aktualisieren.

Besitzer

Besitzer verfügen über alle Teamrechte. Zusätzlich zu den Rechten eines Mitglieds haben sie die Berechtigung, Teammitglieder hinzuzufügen und zu löschen, das Teambild zu ändern und Gastberechtigungen zu vergeben.

Rechtevergabe in Microsoft Teams
Rechtevergabe in Microsoft Teams

Kanäle und Reiter – Strukturen schaffen

In einem Team wird es schnell unübersichtlich, wenn alle Informationen an einen einzigen Ort fließen. Deshalb existieren Kanäle. Sie sind dazu da, Informationen zu ordnen und zu sortieren und das Team in Abschnitte zu unterteilen. Ein Kanal ist wie ein Ordner im Dateisystem, in dem man alles, was zu einem Thema gehört, gebündelt hinterlegen kann. Man kann einen Kanal aber auch als eine Projektgruppe innerhalb eines Teams verstehen. In einem Team lassen sich nahezu unendlich viele Kanäle erstellen.

Innerhalb eines Kanals kann man seine Informationen, Ablagen und Werkzeuge nach Reitern anordnen und sortieren. Grundsätzlich hat jeder neue Kanal die Reiter „Unterhaltungen“ und „Dateien“. Der Reiter „Unterhaltungen“ bietet dem Team einen persistenten Chat. Hier können Teammitglieder Diskussionen zu einzelnen Themen starten. Der Chat bietet die Möglichkeit, eine Nachricht mit einem Thema zu versehen, Dateien und Links anzuhängen sowie Emojis oder Sticker anzubringen.

Als Teammitglied kann man die beiden standardmäßig vorhandenen Reiter um weitere Registerkarten (d. h. Funktionen) ergänzen. Wenn man auf das Plus-Symbol klickt, bekommt man eine Auswahl an zusätzlichen Funktionen, die man dem Kanal mittels eines Reiters hinzufügen kann. Egal, ob eine Website, ein YouTube-Video oder eine Umfrage als Registerkarte eingebunden werden soll: Es gibt kaum Grenzen und die Auswahl an zusätzlichen Tools wächst nahezu jeden Tag.

Registerkarte hinzufügen
Registerkarte hinzufügen

Um die Arbeits- und Aufgabenverteilung innerhalb des Teams besser zu organisieren, hilft zum Beispiel die Registerkarte für den Microsoft Planner. Und mit dem MindMeister-Reiter kann man aus Microsoft Teams gemeinsam an Mindmaps arbeiten.

E-Mail ans Team

Ein besonders nützliches Feature: Jeder Kanal verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Damit können Inhalte, die sich ans Team bzw. an einen Kanal richten, auch per E-Mail geteilt werden.

E-Mail-Adresse abrufen
E-Mail-Adresse abrufen

Möchte beispielsweise ein Team informiert werden, sobald ein Webformular ausgefüllt wird, kann das Webformular angewiesen werden, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kanals zu senden. So sorgt eine einzige E-Mail dafür, dass jedes Teammitglied informiert bleibt.

E-Mail-Adresse abrufen
E-Mail-Adresse abrufen

Kanäle verwalten und aufräumen

Nicht jeder Kanal, den Teammitglieder erstellen, ist für alle anderen Mitglieder von Interesse. Deshalb gibt es die Möglichkeit, bestimmte Kanäle als Favoriten zu definieren. Die Favoriten werden sowohl in der Webbrowser- als auch in der Desktop-Version von Microsoft Teams an die Navigationsleiste angeheftet, sodass der Anwender schneller darauf zugreifen kann.

Kanal als Favorit markieren
Kanal als Favorit markieren

Möchte man über Neuigkeiten innerhalb eines Kanals auf dem Laufenden bleiben, kann man diesem folgen. Der Anwender wird dann aktiv von Microsoft Teams benachrichtigt, sobald sich etwas Neues auf dem Kanal ereignet hat.

Kanal folgen
Kanal folgen

Konnektoren – der Informationsflut von Portalen und Webseiten Herr werden

Konnektoren verbinden das Team mit der Außenwelt. Sie dienen als externe Daten- bzw. Informationsquelle und stellen gewünschte Informationen im gewünschten Kanal zur Verfügung. Stellen wir uns vor, das Marketing-Team habe einen Kanal für eine Online-Kampagne erstellt. An diesen Kanal ist ein Google-Analytics-Konnektor geheftet. Dieser postet täglich den aktuellen Erfolg der Kampagne direkt in den Kanal. Auch sehr interessant ist der RSS-Konnektor. Er verbindet einen Kanal mit allen Informationsdiensten, die RSS-Feeds bereitstellen. Sobald der Feed eine neue Nachricht entdeckt, wird sie im Kanal gepostet. So könnte sich etwa das Team „Außenhandelsvertrieb“ per RSS-Feed täglich den aktuellen Euro-Dollar-Wechselkurs in seinen Kanal posten lassen.

Connector hinzufügen
Connector hinzufügen

Unsere Unified-Communications-Abteilung lässt sich beispielsweise aktuelle Nachrichten vom Hersteller Polycom in ihr Team posten:

Post per RSS-Connector
Post per RSS-Connector

Beachten Sie auch die Aufzeichnung unseres Live-Webinars vom 02.05.2018:

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