Bots – Intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams

In unserem vorletzten Blog Beitrag wollen wir einen Blick auf die intelligente Kommunikation mit Microsoft Teams werfen. „Intelligente Kommunikation“ kommt als Begrifflichkeit natürlich aus der Marketing Abteilung von Microsoft. Die Intelligenz, die das Marketing hier adressieren möchte, kommt durch kleine Helferlein, die sich perfekt in Teams integrieren lassen, den Bots.

Bots sind kleine Programme, die einem im täglichen (Arbeits-) Alltag unterstützen und helfen sollen. Die bekanntesten Beispiele für einen Bot sind mit Sicherheit Cortana, Siri oder auch Alexa. Kleine Assistenten, die auf Sprache reagieren und mit denen man Informationen abrufen, Bestellungen bei Online Shops aufgeben oder auch die Hausautomatisierung steuern kann.

Bots sind kleine Programme, die menschlich wirken sollen und eine Interaktion zwischen Mensch und Anwendung ermöglichen.

Bots und Microsoft Teams

Im Kontext von Microsoft Teams werden Bots mittels Chat Funktion eingebunden. Bots lassen sich über das Präfix @ ansteuern und bekommen dadurch schon einen leichten menschlichen Zug. Denn sie sind genauso wie jedes Teammitglied darüber ansprechbar, haben in Teams auch ein Avatar, sind quasi ein vollständiges Teammitglied.
Unterschieden werden in Microsoft Teams zwei Arten von Bots: der 1:1 Bot und der Gruppen-Bot. Wie die Begriffe schon erahnen lassen, ermöglicht der 1:1 Bot immer eine direkte Kommunikation zu einem Anwender und ist ein persönlicher Chat. Bei dem Gruppen Bot ist der Chat Verlauf auch von anderen Teams Mitgliedern einsehbar. Dieser steht also dem ganzen Team zur Verfügung.

Machen wir den Anfang mit T-Bot

Als einfaches Beispiel für einen Bot, den jeder Teams Anwender verwenden kann, ist der T-Bot. Die Office Büro Klammer der Neuzeit quasi.
Für die jüngeren Leser dieses Blogs: als man früher eine Funktion im Office gesucht hat, konnte man die Taste F1 drücken und es erschien eine kleine, animierte Büroklammer als Hilfe Assistent. Dem Assistenten konnte man dann die Frage stellen und es kamen dann (mehr oder weniger) hilfreiche Lösung zum Vorschein.

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Innerhalb Microsoft Teams übernimmt diese Funktion nun T-Bot. T-Bot ist ein 1:1 Chat-Bot, den man über den Reiter Chat innerhalb Teams findet und eine Unterhaltung starten kann. Möchte man etwas zu Teams wissen, kann man hier seine Fragen rund um Microsoft Teams loszuwerden. Öffnet man die Chat-Historie von T-Bot , so wird einem neben dem eigentlichen Chat auch ein Reiter mit einer Hilfe Website zu Microsoft Teams angeboten. Stellt man T-Bot eine Frage, so antwortet der Bot mit Auszügen aus den Microsoft Docs Universum und Verlinkungen zu den entsprechenden Artikel. Gleichzeitig kann man die Ausgabe bewerten und dem Entwicklerteam Rückmeldung zur Qualität der Antwort geben.

Microsoft Teams - Chat
Microsoft Teams – Chat

Wer ist eigentlich Herr Einstein?

Auch gibt es viele weitere Bots, die über den Microsoft Teams Store bereitgestellt werden und für ein Team installiert werden können. So z.B. auch der von Microsoft bereitgestellte Who-Bot. Der Who-Bot liefert einem Teams Anwender Informationen zu einer Person aus dem Unternehmen und kann auch Informationen zu den Personen über die MySite von SharePoint Online bereitstellen.
Zunächst muss man dafür aber den Who-Bot installieren. Dazu kann man z.B. über das Befehlsfenster „who“ eingeben und es wird der Who Bot bereits als App vorgeschlagen:

Microsoft Teams - Hilfe
Microsoft Teams – Hilfe

Wählt man den Vorschlag aus, wird man aufgefordert den Bot zu installieren und der Bot steht dann im Chat Reiter zur Nutzung bereit.
Über einfache Fragen wie „who is Frank Sinatra“ wird das Unternehmensadressbuch durchsucht und bei einem Ergebnis wird eine Ergebniskarte mit Kontaktinformationen und weiteren Aktionsmöglichkeiten präsentiert:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Über den Button „Manager“ kann man sich z.B. den Vorgesetzten von Frank Sinatra anzeigen lassen, sofern diese Information im Ad hinterlegt ist:

Microsoft Teams-who is
Microsoft Teams-who is

Auch sieht man an diesem Beispiel, dass über den Button letztendlich nur eine neue Frage an den Bot generiert wird, nämlich „Who i the manager of Frank Sinatra“

Was ist, wenn die Bots aus dem Microsoft Store mir nicht die Funktionen liefern, die ich benötige?

Über den Microsoft App Store lassen sich zahlreiche Bots installieren, unter Umständen gibt es aber dennoch Anforderungen, die so out-of-the-Box noch nicht verfügbar sind. Denkbar wäre z.B. eine Kopplung an die eigene Hausautomatisierung zur Steuerung von Klimaanlagen in Räumen, ein Buchungsbot für Poolfahrzeuge oder ein Bot der Daten aus einem ERP System anzeigt. Für Anforderungen, für die es keinen fertigen Bot gibt, kann man über das Bot Framework von Microsoft neue Bots schreiben und bereitstellen. Und auch hier gibt es fertige Funktionen, die man kombinieren kann.
So z.B. der QandAMaker von Microsoft, zu finden unter https://www.qandamaker.ai.

Microsoft Teams - FAQ
Microsoft Teams – FAQ

Hierbei handelt es sich um eine Azure Funktion, die entsprechend formatierte FAQ oder Wiki Seiten analysiert und in Fragen/Antwort teilt. Diese Fragen und Antworten werden in einer Datenbank gespeichert und dem Bot zugänglich gemacht. Nun kann der Anwender in Teams einen Chat mit dem Bot starten und eine Frage stellen. Findet der Wiki Bot den Eintrag in dem angelernten Content, so gibt er die Antwort an den Anwender zurück.

Zum Erstellen einer QandAMaker Services wird ein entsprechender Azure Service benötigt.

Ist dieser vorhanden, kann man seine Knowledgebase in wenigen Klicks aufbauen. Zunächst ist der QandAMaker Service mit Informationen zu füttern, welche Webseiten oder Dokumente der Service crawlen soll:

Microsoft Teams - KB
Microsoft Teams – KB
Microsoft Teams - Settings
Microsoft Teams – Settings

Danach wird der erste Index aufgebaut und zur Verfügung gestellt.

Microsoft Teams - load
Microsoft Teams – load

Ein erstes Ergebnis, das man nun auch schon anpassen kann, ist nach dem Crawl Vorgang sichtbar:

Microsoft Teams - Knowledge base
Microsoft Teams – Knowledge base

Über „Save and train“ wird die Knowledgebase mit diesen Einstellungen gespeichert und trainiert. Zum Abschluss muss dieses Training noch veröffentlicht werden, damit der Teams Bot auch darauf zugreifen kann.

Microsoft Teams - edit
Microsoft Teams – edit

Über die Test Funktion kann man den antrainierten Inhalt testen und gegebenenfalls auch bessere Antworten auf eine Frage definieren.
Auch hier gilt wieder: der Bot kann nur auf Fragen antworten, die er schon kennt oder für die er ein Muster erkennt.
Sollen die Antworten möglichst valide sein, so kann man über das Plus-Zeichen neben der Frage weitere mögliche Fragebildungen hinterlegen und den Bot erneut antrainieren. Die Antwort ist dann für mehrere Fragestellungen gültig bzw. kann der Bot dann auch besser auf ähnlich gestellte Fragen antworten.

Microsoft Teams - test
Microsoft Teams – test

Sollte der Anwender mal eine Frage stellen, zu der der Bot keine Antwort hat, kann der Programmierer hier eine Standardantwort/-aktion hinterlegen (z.B. „Ich kann Ihnen aktuell an der Stelle leider nicht weiterhelfen, ich leite Sie nun aber an einen Kollegen weiter.“). Auch werden nicht beantwortbare Fragen in deiner Datenbank gespeichert, die man dann regelmäßig auswerten kann um eine Anpassung des Bots vorzunehmen.

Ist die Wikipage auf SharePoint Online bereitgestellt, so kann man auch hier wieder Azure Funktionen nutzen und bei Änderungen oder neuen Wiki Inhalten den QandAMaker Service per Trigger zu einem neuen Crawl-Vorgang starten.

Das Microsoft Bot Framework – ein wichtiger Baustein

Die Möglichkeiten, die einem das Microsoft Bot Framework hier bietet, sind nahezu unbegrenzt. So kann der Bot für Web Chat, eMail, Facebook, Skype, Skype for Business oder Teams (um nur einige zu nennen) programmiert und genutzt werden.
Über die Microsoft Cognitive Services stehen Funktionen zur Verfügung, um Personen oder Emotionen in hochgeladenen Bildern zu erkennen, Speech-2-Text einzubinden oder auch Echtzeitübersetzungen.

Microsoft Teams - Bots
Microsoft Teams – Bots

Somit sind viele Anwendungsszenarien denkbar, angefangen bei den hier beschriebenen Bots, die lediglich Informationen aus einer Quelle wiedergeben, bis hin zu komplexen Ausgaben, über die man dann das Hotelzimmer, mit Klimaanlage, Kingsize Bett und Meerblick, sowie Flug und Mietwagen buchen kann.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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Microsoft Teams und Skype for Business werden Eins

Hier wächst zusammen, was zusammen gehört – Microsoft Teams und Skype for Business Online

Im fünften Blog Beitrag wollen wir uns einmal anschauen, wie Microsoft Teams und Skype for Business Online zusammenspielen. Denn wenn Sie sich die bisherigen Blog Beiträge durchgelesen und verfolgt, an unseren Webinaren bis hierher teilgenommen oder generell die Themen „Teams“ und „Skype for Busniess“ verfolgt haben, werden Sie schnell die unverkennbaren Parallelen zwischen den beiden Produkten erkannt haben:

FunktionSkype for Business OnlineMicrosoft Teams
Präsenz-/Statusanzeige
Instant Messaging (Peer-2-Peer und Gruppenchat)
Audioanruf (P2P und Konferenz)
Videoanruf (P2P und Konferenz)
Desktopsharing
Dateiaustausch
Gruppenchat
Geplante und Ad-Hoc Online Meetings
PSTN Telefonie
(hier noch leichte Funktionsunterschiede zu Skype for Business OnPrem)

(hier noch nicht alle Funktionen wie Skype for Business Online)

Es stellt sich also die Frage: wieso gibt es zwei Produkte von Microsoft, die beide nahezu das Gleiche können und die gleichen Funktionen mitbringen?

On the road to Microsoft Teams…

Letztes Jahr bei der Ignite 2017 hat Microsoft die SfB Administratoren überrascht und teilweise auch schockiert mit der Ankündigung, dass Microsoft Teams in den kommenden Jahren Skype for Business Online ersetzen und die Funktionen von Skype for Business Online in das neue Produkt Teams übergehen wird. Schaut man sich die Roadmap zu Microsoft Teams an, so sieht man, dass der Weg klar in diese Richtung geht. Auch fällt beeindruckend auf, dass Microsoft diese ambitionierte und selbstgesteckten Milestones auf dem Weg dahin bisher vollständig einhält. Teilweise sogar übertrifft und Funktionen im Teams eingebaut hat, die es in dieser Form in der SfB Online Welt nicht gibt.

Eine Roadmap zu den Funktionen und Features zu Microsoft Teams finden Sie übrigens hier.

So stehen bereits nahezu alle wichtigen Grundfunktionen von Skype for Business Online in Teams zur Verfügung. Und das für die Zusammenarbeitsfunktionen, aber auch für die Telefonie-Funktionen. Im ersten Augenblick wirkt es natürlich ein wenig befremdlich, wenn neue Telefonie Funktionen im Microsoft Teams Client als das Highlight angekündigt und von der Gemeinde gefeiert werden. Schließlich stehen diese Funktionen schon lange im SfB Umfeld zur Verfügung und ein alter Hase aus der traditionellen Telefonwelt wird es noch viel weniger verstehen. Aber am Ende des Tages findet eine Integration in kleinen Schritten statt und es benötigt etwas Zeit, bis beide Produkte gleich auf sind.

Beide Welten nutzen und integrieren

Um uns Informationworkern den Übergang möglichst einfach zu gestalten, hat Microsoft relativ schnell angefangen auch einen Parallelbetrieb beider Welten (Skype for Business und Teams) zu unterstützen und einen Migrationsleitfaden für die Unternehmen entwickelt. So kann der Anwender beide Produkte nutzen und mit der Zeit den Weg zu Teams finden. Versüßt wird dem Anwender der Übergang durch Kommunikationsfunktionen, die es z.B. im SfB Online nicht gegeben hat, wie die Persistent Chat Funktion in Form der Teams Unterhaltung. Natürlich kommen die vielen weiteren Funktionen aus Teams hinzu, die wir in den letzten Webinaren und Blog Beiträgen auch schon vorgestellt haben und somit Microsoft Teams zum Hub für Zusammenarbeit werden lassen.

Auf los geht’s los – was steht zur Verfügung?

Was steht aktuell an Integrationsfunktionen zur Verfügung, wenn ich aus Skype for Business Online komme und den Weg Richtung Microsoft Teams beschreiten mag?

Präsenzabgleich

Setzt man beide Programme ein, so ist es unabdingbar, dass sich der Präsenzstatus zwischen beiden Welten abgleicht. Telefoniert man mit Skype for Business, so sollte auch in Teams der Staus für den Anwender dies wiedergegeben und für andere Kollegen einsehbar sein. Denn ein Zweitanruf über Teams kann dann schon hinderlich sein und den Endanwender unter Umständen sogar überfordern. Genauso gilt es natürlich in die andere Richtung: präsentiert man in einem Teams Meeting gerade seinen Bildschirm und der Status wechselt automatisch auf „Nicht stören“, so sollte auch dies in der Skype for Business Welt sichtbar sein.

Chat zwischen Skype for Business und Teams

Setzt man im Unternehmen beides ein, da man sich gerade in der Migration befindet, so schafft man ggfs. eine Insellösung. Ein Teil der Mitarbeiter ist mit Skype for Business ausgestattet, ein anderer Teil arbeitet schon mit Microsoft Teams. Damit sich beide Gruppen dennoch austauschen können, kann mit dem Skype vor Business Client zu Microsoft Teams Kontakten chatten und vice versa.

Microsoft Teams - Chat
Microsoft Teams – Chat

Skype for Business Online to Microsoft Teams Federation

Sind Partner und Kunden noch im der Skype for Business Online Kosmos Zuhause und haben den Weg noch nicht zu Teams gefunden, so wäre es schön, wenn man dennoch mit seinem Microsoft Teams Account mit den Kunden in Kontakt bliebe. Auch dies ist seit Anfang des Mai 2018 möglich und man muss nicht mehr beide Clients geöffnet halten.

Kontaktimport aus SfB Online

Hat man über die Jahre ein lange Kontaktliste im Skype for Business gepflegt, so kann man diese nun nach Microsoft Teams überführen und muss diese nicht neuanlegen.

Teams Meeting öffnen aus Skype for Business Client

Kennen Sie den Reiter „Besprechungen“ aus dem SfB Client? Wie praktisch er doch ist um einem SfB Meeting beizutreten und nicht erst Outlook zu öffnen, um in den Kalender zu wechseln, dort das Meeting zu öffnen und von dort dem Meeting beizutreten. Eine kleine, aber sehr hilfreiche Funktion. Erst recht wenn man viele Meetings für den Tag auf der Agenda hat. Auch hierfür bietet Microsoft mittlerweile eine Integration. Neben den SfB Konferenzen des Tages werden hier nun auch die anstehenden Teams Meetings angezeigt. Neben dem Meeting selber befindet sich ein „Beitreten“ Button und man kann direkt aus dem SfB Client der Teams Konferenz beitreten. Ist die Teams Desktop Anwendung installiert, wird diese gestartet. Andernfalls öffnet sich der Standardwebbrowser mit der Meeting URL und man kann von hieraus beitreten.

Wichtig hierbei und Korrektur zum Webinar: für bestimmte Funktionen, wie z.B. Federation zwischen Skype for Business Online und Teams oder Chat Funktion zwischen beiden Welten innerhalb des Unternehmens muss der Anwender über ein Konto in Teams und SfB Online verfügen.

Komisch… wir haben Skype for Business und Teams parallel im Einsatz – nichts von dem geschriebenen geht…

Unter Umständen setzen Sie Skype for Business OnPrem ein. Nahezu alle Integrations-Funktionen beziehen sich auf Skype for Business Online. Setzt man Skype for Business OnPrem ein, so sieht die Lage leider ein wenig anders aus und man schaut in die Röhre. Hier liefert Microsoft nur eingeschränkte Integrationsfunktionen und es ist höchste Zeit, in die Cloud zu wechseln ;-)

Skype for Business Telefonie – wie schaut es hier aus

Kaum zu glauben, aber viele Unternehmen setzen wirklich Skype for Business als Ersatz für die traditionelle Telefonie ein. Wer hier ein wenig Sarkasmus heraus hört, ist vollkommen richtig unterwegs. Immer noch gibt es „Hardliner“, die Skype for Business nicht als möglichen Telefonieanlagen-Ersatz sehen und daher SfB nur für Chat und Präsenz einsetzen. Gott sei Dank wird dieser Anteil aber immer geringer und die meisten Microsoft Kunden wissen die Mehrwerte von Skype for Business Telefonie zu schätzen und setzen es erfolgreich ein. Nicht zu Letzt dank Office 365 und Skype for Business Phone System nutzen gerade kleinere Start Ups die Vorteile der SfB PSTN Telefonie. Doch was passiert mit den Funktion nun, wenn Teams doch das Produkt ersetzen soll? Auch hier bringt Microsoft die Funktionen Zug um Zug in die Teams Welt und ergänzt diese bereits um neue Funktionen. Setzt man z.B. Microsoft Edge Browser zum Surfen ein, kann man dank WebRTC den Browser als Softphone nutzen. Es ist keine weitere Software mehr notwendig. Zugegeben, es wird noch ein wenig dauern, bis alle Funktionen der PSTN Telefonie den Weg zu Microsoft Teams gefunden haben. Aber auch dies ist dank der Roadmap transparent einsehbar und soll bis Ende diesen Jahres abgeschlossen sein. Und auch hier liefert uns Microsoft seit letzter Woche ein kleines Zückerli: Direct Routing.

Direct Routing

Unter Direct Routing versteht Microsoft die direkte Anbindung eines lokalen SIP Trunks über einen kundeneigenen Session Border Controller (SBC). Eingehende Anrufe über einen beim Kunden lokal terminierenden SIP Trunk werden vom SBC direkt in das Office 365 Rechenzentrum geroutet. Egal wo der Teams Anwender sich gerade mit seinem Laptop oder seiner Teams App befindet, es klingelt bei einem eingehenden PSTN Anruf. Und dies mit den Konditionen, die man mit dem SIP Trunk Provider ausgehandelt hat und ohne die Rufnummern zu Microsoft portieren lassen zu müssen. Aktuell befindet sich diese Möglichkeit der PSTN Anbindung noch in der Public Preview. Aber dies wird nochmals richtig Schwung in das Thema Microsoft Teams bringen, da sind wir uns sicher.

Microsoft Teams - Phone System
Microsoft Teams – Phone System

Der Weg von SfB Online zu Teams

Microsoft gibt den Unternehmen vier mögliche Migrationsszenarien an die Hand, so dass jedes Unternehmen selber entscheiden kann, welcher Weg der Beste für den aktuellen Status und den eigenen Anforderungen ist:

Möglichkeit 1: Skype for Business mit Teams beschränkt auf Zusammenarbeit

Hierbei wird Microsoft Teams nur für Zusammenarbeit im Team (Dateiaustausch, für das Team relevante Apps und Gruppenunterhaltung) verwendet. Weitere Funktionen, die auch auf der SfB Seite zur Verfügung stehen (1:1 Chat, Audio-/Videoanruf, Onlinemeetings) sind über das Office 365 Admin Center für Teams deaktiviert.

Möglichkeit 2: Skype for Business mit Teams für Zusammenarbeit und Konferenzen

Wie bei der ersten Möglichkeit sind verschiedene Kommunikationswege im Teams gesperrt. Neben der Zusammenarbeit im Team wir aber auch die Meeting Komponente freigegeben und soll aktiv über Teams genutzt werden.

Möglichkeit 3: Insel Lösung

Beide Produkte werden vollumfänglich für die Anwender aktiviert und freigegeben. Der Anwender kann eigenständig entscheiden, ob primär Skype for Business oder Teams zum Einsatz kommt und welches der beiden Programme für einen initialen Kommunikationsaufbau genutzt wird.

Möglichkeit 4: Teams Only

Dies ist eine Big Bang Methode und alte Zöpfe werden von jetzt auf gleich abgeschnitten: Microsoft Teams wird als alleiniges Kommunikationstool im Unternehmen eingesetzt und ausgerollt. Startet ein Unternehmen gerade seine ersten Geh-Versuche im Bereich UC, so ist dies mit Sicherheit eine Möglichkeit. Für Unternehmen, die bereits SfB im Einsatz haben ist dieser Weg nur schwerlich vorstellbar.

Möglichkeit 5: Skype for Business Only

Getreu dem Motto „Warum das Rad neuerfinden“ oder „Never change a winning Team“ verzichtet man auf den Einsatz von Microsoft Teams und bleibt zunächst bei Skype for Business. In dem Falle kann der Office 365 Administrator die Nutzung von Teams über den Bereich der O365 Lizenzzuweisung für die Anwender deaktivieren.

Skype-for-Business-Teams-Coexistence
Microsoft Teams – Migration

Welcher Weg der richtige ist, dies kann man pauschal nicht sagen und hängt auch viel davon ob, wie IT-affin die eigenen Anwender sind und wie weit Skype for Business als tägliches Werkzeug im Einsatz ist. Auch gibt es aktuell noch Funktionen, die in Microsoft Teams noch nicht zur Verfügung stehen, wie

  • Large Meeting (Teilnehmeranzahl pro Meeting mehr als 250)
  • Skype Meeting Broadcast (Konferenzen mit 1:10.000 Teilnehmern)
  • Response Group Dienst bzw. Call Queu bei Einsatz von SfB Online
  • Surface Hub Support
  • Nativer Support für PowerPoint Präsentationen
  • Boss/Delegate Support
  • Makeln mit Ankündigen
  • Auto Attendant

und man daher auf Skype for Business noch nicht verzichten kann. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Sehen Sie dazu auch unser ausführliches Demovideo:

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DSGVO und Microsoft Teams

Im Mai tritt sie in Kraft und jeder spricht darüber: Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) oder auch General Data Protection Regulation (GDPR). Sie ist eine Verordnung der Europäischen Union zur EU-weiten Vereinheitlichung der Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Daher ist es auch sehr wichtig darüber zu sprechen und die Regelungen umzusetzen. Im folgenden Artikel gehen wir auf das Thema GDPR bei Microsoft-Diensten allgemein und dann im speziellen auf Sicherheitsfunktionen bei Teams ein.

Microsoft und GDPR

Microsoft hat angekündigt, mit allen Cloud Diensten rechtzeitig zum Inkrafttreten der Verordnung kompatibel zu sein. Zusätzlich bietet Microsoft auch eine Menge Tools, um seine Kunden bei der Umsetzung zu unterstützen. Dies geschieht sowohl in Form von Dokumentationen und organisatorischen Werkzeugen aber auch durch Bereitstellung konkreter Funktionen, die den Kunden eine GDPR-Umsetzung ermöglichen. Als Beispiel sei hier Azure Information Protection genannt, mit dessen Hilfe Dokumente und Dateien klassifiziert und auch durch Verschlüsselung geschützt werden können.

Als ein organisatorisches Werkzeug sei der Microsoft Compliance Manger besonders hervorgehoben. Der Compliance Manager steht nicht nur für die Regelungen der GDPR zur Verfügung, sondern kann auch genutzt werden, um die Einhaltung weiterer Zertifizierungen, wie beispielsweise ISO27001, zu kontrollieren. Um dies zu erreichen hat Microsoft alle Anforderungen in einzelne Aktionen aufgeschlüsselt. Diese Aktionen werden thematisch zusammengenfasst und dann in zwei Hauptkategorien aufgeteilt präsentiert. Die beiden Hauptkategorien geben an, ob die jeweilige Maßnahme in der Zuständigkeit von Microsoft selbst liegt, oder ob es etwas ist, dass der Kunde selbst umsetzen bzw. regeln muss.

Microsoft Compliance Score
Microsoft Compliance Score

Jede Aktion selbst ist mit entsprechenden Zusatzinformationen versehen. Es wird dokumentiert, wer als Person für die Umsetzung zuständig bzw. verantwortlich ist, wann es umgesetzt wurde und wer die Umsetzung kontrolliert hat.

Microsoft Managed Controls
Microsoft Managed Controls

Was bedeutet das nun für Microsoft Teams?

Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Teams vollwertiger Bestandteil des Office 365 Tenant ist und ist dieser GDPR ready, ist es Teams auch. Dennoch nimmt Teams hier eine etwas besondere Rolle ein. Da Teams abstrakt betrachtet ja „nur“ eine Sammlung und Zusammenfassung vorhandener Werkzeuge und Funktionen ist, beruht die Sicherheit von Teams natürlich auch sehr stark auf die Sicherheit der Ursprungswerkzeuge. Allen voran natürlich SharePoint Online, OneDrive for Business und Exchange Online. Was die -und damit auch Teams- an Sicherheitsfunktionen zu bieten haben, stellt die folgende Zusammenfassung dar. Hinweis: Die angesprochenen Funktionen setzen ggf. eine gesonderte Lizenz im Rahmen der Office 365 Subscription voraus.

Azure Active Directory

Das Azure AD ist die zentrale Office 365 Userverwaltung, sowohl für Teams als auch für alle anderen Tools. Somit profitiert Teams hier natürlich von allen Sicherheitsfunktionen, wie beispielsweise der intelligenten Userüberwachung, 2-Faktor Authentifizierung oder auch Conditional Access, der umgebungs- und standortabhängigen Zugriffskontrolle.

SharePoint Online, OneDrive for Business und Exchange Online

Dokumente und Dateien eines Teams liegen in SharePoint bzw. OneDrive. Nachrichten aus privaten Chats und die Nachrichten innerhalb eines Kanals in Exchange Online. Alle drei Tools verwenden umfangreiche und komplexe Verschlüsselungsfunktionen, um sowohl die ruhenden Daten, als auch die Daten bei der Übertragung zu schützen. Folglich sind auch die Inhalte und Unterhaltungen aus ihrem Teams entsprechend gesichert.

Security & Compliance Center

Die zentrale Plattform zur Konfiguration und Kontrolle der meisten Sicherheitsfunktionen Ihres Office 365 Tenant. Auch Teams ist hier schon prominent vertreten. So sind Ereignisse und Aktionen in Teams im Audit Log sichtbar und können für Alarmierungen genutzt werden, Teams können in eDiscovery Fälle einbezogen werden und es kann für einzelne Kanäle eine Löschsperre (legal-hold) konfiguriert werden. Zusätzlich können sowohl für private Chats als auch für die Kanal-Unterhaltungen Aufbewahrungsrichtlinien definiert werden. Für Dateien greifen die für den SharePoint konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien.

Intune

Intune ist Microsofts Tool zum verwalten mobiler Endgeräte. Zum gesicherten Zugriff auf die Microsoft Dienste per App können hier umfangreiche Sicherheitsrichtlinien hinterlegt werden. Selbstverständlich ist die Teams App hier auch integriert.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch in unserer Webinarauzeichnung vom 16.05.2018:

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Microsoft Teams – Kommunikation

Grenzen sprengen mit externer Kommunikation

Im letzten Webinar haben wir gesehen, wie leicht Microsoft Teams in Unternehmen die Organisation von Teams unterstützen kann. Da Mitglieder eines Teams in der Praxis jedoch nicht nur aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens bestehen wäre es wünschenswert, wenn die Zusammenarbeit mit externen Kollegen über Unternehmensgrenzen hinweg zu ermöglichen. Auch diese Anforderung kann mit Microsoft Teams erfüllt werden.

Voraussetzung für Gäste

Damit Microsoft Teams-Besitzer Gäste außerhalb des Unternehmens einladen können ist es zunächst erforderlich, dass die entsprechende Option im Office 365 Admin-Center aktiviert ist. Der Gast-Zugang verbirgt sich hinter „Einstellungen nach Benutzer-/Lizenztyp“. Hier muss im Dropdown die Benutzerart „Gast“ gewählt werden. Dann kann über den Schalter „Microsoft Teams für Gäste“ aktiviert werden.

Office365 Admin Center
Office365 Admin Center

Diese Option greift unternehmensweit. Ein Microsoft Teams-Besitzer hat nun in den Einstellungen des Microsoft Teams zusätzlich die Möglichkeit, die grundlegenden Berechtigungen der Gäste einzustellen.

Microsoft Teams - Gastberechtigung
Microsoft Teams – Gastberechtigung

Gäste willkommen

Ist diese Voraussetzung auf Office 365 Tenant Ebene erfüllt, können Teams Besitzer Gäste zu ihrem Team einladen. Die Einladung erfolgt über den gleichen Dialog, über den auch die anderen Teammitglieder hinzugefügt wurden. Um einen einzuladen, gibt man hier die vollständige E-Mail Adresse der Person ein:

Microsoft Teams - Gast einladen
Microsoft Teams – Gast einladen

Nach der Auswahl des Gastes besteht die Möglichkeit, den Anzeigenamen des Gastes anzupassen. Aktuell ist dies nur in diesem Schritt und nicht nachträglich änderbar.

Microsoft Teams - Gast bearbeiten
Microsoft Teams – Gast bearbeiten

Transparenz für Team-Mitglieder

Bereits bestehende Team-Mitglieder sehen einen Hinweis, dass ein Gast dem Team hinzugefügt wurde. Dieser ist deutlich als Gast gekennzeichnet:

  1. Neben der Klassifizierung des Teams wird ein Icon angezeigt, welches auf externe Gäste hinweist.
  2. In der Mitgliederübersicht wird ein Hinweis auf externe Gäste eingeblendet.
  3. Gäste werden mit der Einstufung „Gast“ neben ihren Namen angezeigt.
  4. Auch in der Mitgliederübersicht ist der Gast in der Rolle „Gast“ erkennbar.

Gast On-Boarding

Grundsätzlich kann jeder als Gast eingeladen werden, der über eine E-Mail-Adresse verfügt. Microsoft Teams unterscheidet bei dem Einladungsprozess jedoch zwischen drei Arten von externen Gästen:

Gast mit Azure AD-Account

Verfügt der eingeladene Gast über einen Azure AD Account, so kann der Gast sich mit seinen gewohnten Office 365 – Zugangsdaten am neuen Team anmelden. Dieses vereinfacht seine Teams-Nutzung, da nicht mit unterschiedlichen Zugangsdaten hantiert werden muss.

Microsoft Konten

Genau wie bei der Anmeldung mit einem Azure AD-Account verhält es sich auch bei privaten Microsoft-Konten von Outlook.com oder Hotmail.

Freemail

Im Fall eines Freemail-Anbieters wie z.B. GMX, GMail oder Yahoo wird per Wizard zunächst ein Microsoft Konto erstellt.

In allen drei Fällen erhält der Gast eine Einladungs-E-Mail, die zum Beitritt des Teams führen.

Was dürfen Gäste in meinem Team?

Gäste sind und bleiben Gäste. Dementsprechend haben sie nur beschränkten Zugriff innerhalb eines Teams. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die möglichen Rechte eines Gastes:

Internes Teams-MitgliedGast
Kanal erstellen
Teilnahme an privatem Chat
Teilnahme an Kanal Konversation
Beiträge erstellen, löschen, bearbeiten
Datei in Kanal freigeben
Apps hinzufügen (Tabs, Bots oder Connectoren)
Erstellen von Tenant weiten Gast Richtlinien
Einladenn von Gästen
Ein Team erstellen
Euben öffentlichen Team beitreten
Organigramm anzeigen
Zugriff auf Microsoft Planner
Zugriff auf OneDrive for Business
Personensuche außerhalb des Teams
PSTN Telefonie
Zugriff auf Team Kalender und Termine
Zugriff auf OneNote Notizbuch (per Einladungslink)

Online-Besprechung mit Gästen auch ohne Gast-Account

Online-Besprechungen, mit oder ohne Video, lassen sich mit Microsoft Teams auch ohne das oben beschriebene Einrichten eines Gast-Accounts durchführen. Dazu genügt es, per Microsoft Outlook eine Teams-Besprechung zu erstellen. Als Teilnehmer kann dann die E-Mail Adresse des Teilnehmers eingegeben werden. Dieser erhält dann eine Besprechungsanfrage per E-Mail mit automatisch hinzugefügtem Teilnahmelink.

Teams-Besprechung
Teams-Besprechung

Beachten Sie auch unser ausführliches Demovideo:

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Microsoft Teams – Teambuilding

Verknüpft mit dem Unternehmen und der Welt

Im zweiten Block gehen wir tiefer auf die Funktionen „Kanäle“, „Registerkarten“ und „Konnektoren“ ein. Wie lassen sich diese Funktionen sinnvoll im Unternehmen nutzen und was steht dahinter? Wie kann ich ein Team aufbauen und wo kann mich Microsoft Teams bei der täglichen Arbeit unterstützen?

Microsoft Teams soll den Austausch und die Kommunikation unter Mitarbeitern und Kollegen erleichtern. Ziel ist es, dem Mitarbeiter schnell und einfach den bestmöglichen Arbeitsplatz anzubieten und alle Ressourcen von einem Hub aus bereitzustellen. Damit dies gelingt, bietet Microsoft Teams verschiedene Möglichkeiten der Organisation innerhalb eines Unternehmens bzw. eines Teams. Im folgenden Artikel wollen wir diesen Aspekt näher beleuchten und zeigen, wie man ein Unternehmen in Microsoft Teams abbilden kann.

Aus unserem ersten Artikel „Microsoft Teams – Grundlagen“ sind die Begriffe „Kanal“, „Registerkarte“ und „Konnektor“ ja bereits bekannt. Im zweiten Teil wollen wir diese Themen etwas vertiefen.

Erstellen eines Teams

Innerhalb der Microsoft-Teams-Plattform kann man verschiedene Teams anlegen und Mitglieder hinzufügen. Ein neu angelegtes Team besteht zunächst aus dem Kanal „Allgemein“. Innerhalb dieses Kanals werden standardmäßig die Registerkarten „Unterhaltungen“, „Dateien“ und „Wiki“ erstellt. Über Kanäle, Registerkarten und Konnektoren können Teams organisiert werden.

Um ein Team zu erstellen, sind entsprechende Rechte erforderlich. Standardmäßig kann jeder, der zur selben Organisation gehört, ein Team erstellen. Dies geht auf die aktuelle Philosophie des modernen Arbeitsplatzes zurück, den Anwendern das Arbeiten so einfach wie möglich zu gestalten und ihnen zu ermöglichen, autark zu arbeiten. Manche Administratoren möchten jedoch ein Stück Kontrolle behalten und dem Wildwuchs neuer Teams entgegenwirken. Das ist verständlich, sind es doch die Administratoren, die die unzähligen Teams und Datenmoloche verwalten müssen. Microsoft hat für dieses Problem eine Lösung: Über das Azure AD lässt sich steuern, wer neue Teams erstellen darf. Wer über dieses Recht verfügt, kann im Desktop-Client von Microsoft Teams relativ einfach und komfortabel ein neues Team erstellen:

  1. Als Erstes klickt man auf „An Team teilnehmen oder ein Team erstellen“.
  2. Danach wählt man „Team erstellen“.
  3. Das nächste Dialogfeld fordert zur Eingabe grundsätzlicher Parameter auf: Name und Beschreibung des Teams sowie die Angabe, ob es sich um ein privates oder ein öffentliches Team handelt.
  4. Im letzten Dialogfeld lassen sich schließlich die Teammitglieder hinzufügen.
  5. Nun ist das neue Team erstellt und kann genutzt werden.
Team erstellen
Team erstellen

Privat oder öffentlich?

Es gibt zwei Arten von Teams: private und öffentliche.

Privates Team

In einem privaten Team haben ausschließlich Teammitglieder Zugriff. Um Teammitglied zu werden, bedarf es einer Einladung durch den Teambesitzer. Nachdem sie zu einem Team hinzugefügt wurden, erhalten neue Teammitglieder eine Benachrichtigung, die sie auf die Mitgliedschaft im Team hinweist.

Öffentliches Team

Alle Mitglieder einer Organisation haben Zugang zum Team. Sie können allen Teaminhalten folgen, als wären sie Teammitglieder. Obwohl ein öffentliches Team jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht, kann es Sinn ergeben, Teammitglieder hinzuzufügen. Zum einen erhalten diese eine aktive Benachrichtigung über die Existenz des Teams, zum anderen lassen sich nur Mitglieder zu Teamadministratoren ernennen.

Was sind Teamadministratoren?

Innerhalb eines Teams können Nutzern zwei verschiedene Rollen zugewiesen werden: Besitzer oder Mitglied. Je nach Rolle hat der Nutzer mehr oder weniger Rechte.

Rollen in Teams vergeben
Rollen in Teams vergeben

Der Ersteller eines Teams ist immer Besitzer und somit Administrator des Teams. Neuen Teammitgliedern kann entweder die Rolle „Mitglied“ oder „Besitzer“ zugewiesen werden.

Mitglied

Mitglieder haben Vollzugriff auf alle Inhalte des Teams. Sie können Beiträge erstellen, Dokumente ablegen, sich an Chats beteiligen etc. Je nach Vorgabe des Besitzers können Mitglieder zudem Registerkarten und Konnektoren anlegen sowie Kanäle erstellen und aktualisieren.

Besitzer

Besitzer verfügen über alle Teamrechte. Zusätzlich zu den Rechten eines Mitglieds haben sie die Berechtigung, Teammitglieder hinzuzufügen und zu löschen, das Teambild zu ändern und Gastberechtigungen zu vergeben.

Rechtevergabe in Microsoft Teams
Rechtevergabe in Microsoft Teams

Kanäle und Reiter – Strukturen schaffen

In einem Team wird es schnell unübersichtlich, wenn alle Informationen an einen einzigen Ort fließen. Deshalb existieren Kanäle. Sie sind dazu da, Informationen zu ordnen und zu sortieren und das Team in Abschnitte zu unterteilen. Ein Kanal ist wie ein Ordner im Dateisystem, in dem man alles, was zu einem Thema gehört, gebündelt hinterlegen kann. Man kann einen Kanal aber auch als eine Projektgruppe innerhalb eines Teams verstehen. In einem Team lassen sich nahezu unendlich viele Kanäle erstellen.

Innerhalb eines Kanals kann man seine Informationen, Ablagen und Werkzeuge nach Reitern anordnen und sortieren. Grundsätzlich hat jeder neue Kanal die Reiter „Unterhaltungen“ und „Dateien“. Der Reiter „Unterhaltungen“ bietet dem Team einen persistenten Chat. Hier können Teammitglieder Diskussionen zu einzelnen Themen starten. Der Chat bietet die Möglichkeit, eine Nachricht mit einem Thema zu versehen, Dateien und Links anzuhängen sowie Emojis oder Sticker anzubringen.

Als Teammitglied kann man die beiden standardmäßig vorhandenen Reiter um weitere Registerkarten (d. h. Funktionen) ergänzen. Wenn man auf das Plus-Symbol klickt, bekommt man eine Auswahl an zusätzlichen Funktionen, die man dem Kanal mittels eines Reiters hinzufügen kann. Egal, ob eine Website, ein YouTube-Video oder eine Umfrage als Registerkarte eingebunden werden soll: Es gibt kaum Grenzen und die Auswahl an zusätzlichen Tools wächst nahezu jeden Tag.

Registerkarte hinzufügen
Registerkarte hinzufügen

Um die Arbeits- und Aufgabenverteilung innerhalb des Teams besser zu organisieren, hilft zum Beispiel die Registerkarte für den Microsoft Planner. Und mit dem MindMeister-Reiter kann man aus Microsoft Teams gemeinsam an Mindmaps arbeiten.

E-Mail ans Team

Ein besonders nützliches Feature: Jeder Kanal verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse. Damit können Inhalte, die sich ans Team bzw. an einen Kanal richten, auch per E-Mail geteilt werden.

E-Mail-Adresse abrufen
E-Mail-Adresse abrufen

Möchte beispielsweise ein Team informiert werden, sobald ein Webformular ausgefüllt wird, kann das Webformular angewiesen werden, eine E-Mail an die E-Mail-Adresse des Kanals zu senden. So sorgt eine einzige E-Mail dafür, dass jedes Teammitglied informiert bleibt.

E-Mail-Adresse abrufen
E-Mail-Adresse abrufen

Kanäle verwalten und aufräumen

Nicht jeder Kanal, den Teammitglieder erstellen, ist für alle anderen Mitglieder von Interesse. Deshalb gibt es die Möglichkeit, bestimmte Kanäle als Favoriten zu definieren. Die Favoriten werden sowohl in der Webbrowser- als auch in der Desktop-Version von Microsoft Teams an die Navigationsleiste angeheftet, sodass der Anwender schneller darauf zugreifen kann.

Kanal als Favorit markieren
Kanal als Favorit markieren

Möchte man über Neuigkeiten innerhalb eines Kanals auf dem Laufenden bleiben, kann man diesem folgen. Der Anwender wird dann aktiv von Microsoft Teams benachrichtigt, sobald sich etwas Neues auf dem Kanal ereignet hat.

Kanal folgen
Kanal folgen

Konnektoren – der Informationsflut von Portalen und Webseiten Herr werden

Konnektoren verbinden das Team mit der Außenwelt. Sie dienen als externe Daten- bzw. Informationsquelle und stellen gewünschte Informationen im gewünschten Kanal zur Verfügung. Stellen wir uns vor, das Marketing-Team habe einen Kanal für eine Online-Kampagne erstellt. An diesen Kanal ist ein Google-Analytics-Konnektor geheftet. Dieser postet täglich den aktuellen Erfolg der Kampagne direkt in den Kanal. Auch sehr interessant ist der RSS-Konnektor. Er verbindet einen Kanal mit allen Informationsdiensten, die RSS-Feeds bereitstellen. Sobald der Feed eine neue Nachricht entdeckt, wird sie im Kanal gepostet. So könnte sich etwa das Team „Außenhandelsvertrieb“ per RSS-Feed täglich den aktuellen Euro-Dollar-Wechselkurs in seinen Kanal posten lassen.

Connector hinzufügen
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Unsere Unified-Communications-Abteilung lässt sich beispielsweise aktuelle Nachrichten vom Hersteller Polycom in ihr Team posten:

Post per RSS-Connector
Post per RSS-Connector

Beachten Sie auch die Aufzeichnung unseres Live-Webinars vom 02.05.2018:

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