Microsoft Teams – Grundlagen

Was ist Microsoft Teams und warum will es jeder haben?

Microsoft Teams wurde Anfang März ein Jahr alt und Microsoft hat (mal wieder) die komplette Geschäftswelt mit diesem Werkzeug auf den Kopf gestellt. Noch nie hat man ein Microsoft Produkt gesehen, dass mit dieser Power und diesem Engagement entwickelt und gepusht wird.

Nahezu jede Woche gibt es ein Update, neue Funktionen und neue Ankündigungen zu Teams. Es ist extrem flexibel und dynamisch, auch fließt immer wieder Feedback von Anwendern ein. Die folgende Grafik veranschaulicht den riesigen Erfolg, den Microsoft Teams bereits jetzt verzeichnen kann:

Microsoft Teams One Year Microsoft
Microsoft Teams One Year Microsoft

Bereits über 200.000 Unternehmen weltweit setzen Microsoft Teams erfolgreich ein. Seit dem offiziellen Start sind bereits mehr als 3 Millionen Teams erstellt worden. Alleine das sind schon beeindruckende Zahlen. Aber was macht Microsoft Teams so stark und warum scheint sich der Microsoft Kosmos derzeit nur um Teams zu drehen?

In diesem Beitrag wollen wir Ihnen Microsoft Teams näher bringen, die Grundfunktionen zeigen und erste Mehrwerte für den Einsatz in Ihrem Unternehmen aufzeigen. Auch wird dieser Artikel Start einer Serie. Wir werden also in den nächsten Wochen auf bestimmte Funktionen tiefer eingehen. Bleiben Sie am Ball und erfahren Sie alles Wissenswerte über Microsoft Teams und wie Sie das meiste für sich und Ihrem Team und Ihr Unternehmen aus Microsoft Teams herausholen können.

Die Idee hinter Microsoft Teams

Microsoft Teams vereint in einem Programm viele Funktionen eines modernen Arbeitsplatzes: Chat, Meetings, Dateiaustausch, kurz: digitale Zusammenarbeit, orts- und geräteunabhängig. Darüber hinaus können weitere Dienste wie SharePoint Dienste, OneNote Notizbücher, Umfragen oder auch Plattformen anderer Hersteller wie Cisco WebExt eingebunden werden.

Ziel ist es, dem modernen Arbeitnehmer eine Plattform oder ein Werkzeug an die Hand zu geben, in dem alle Programme und Anwendungen für seine tägliche Arbeit zusammenkommen und diese effektiv zu nutzen. Man kann Microsoft Teams sozusagen als zentrales Dashboard verstehen, welches eine Vielzahl verschiedener Dienste zusammenführt. Microsoft führt dieses unter dem Stichwort „Intelligente / moderne Kommunikation“.

Hinzu kommt der demographische Wandel in Unternehmen: verschiedene Generationen treffen in Abteilungen, Gruppen und Projekten zusammen. Gemeinsam sollen sie möglichst erfolgreich zusammenarbeiten. Doch mit der Generationsvielfalt treffen auch unterschiedlichste Arbeitsweisen aufeinander: der eine nutzt einen Schreibblock für Notizen, der andere OneNote am Tablet; der eine liest ein Fachbuch oder -zeitung, um sich neues Wissen anzueignen, der andere recherchiert lieber im Internet. Dies sind nur zwei Beispiele für unterschiedliche Arbeitsweisen, die das gleiche Ziel verfolgen. Hier kann Teams eine Brücke schlagen und allen Generationen das passende Werkzeug liefern.

Mehr Übersicht – dank Microsoft Teams

Die Zahl an Office 365 und auch anderen Cloud Diensten steigt nahezu tagtäglich und nimmt weiter zu. Angefangen hat alles mit Exchange Online, mittlerweile gibt es im Office 365 Universum so viele Anwendungen und Dienste, dass es schwierig wird eine Übersicht zu behalten. Nicht viel leichter fällt es einem Anwender einzuordnen, wann nutzt man was. Auch hier soll Microsoft Teams eine gewisse Unterstützung und Hilfe sein. Unter der Haube von Microsoft Teams vereinen sich zahlreiche Office 365 Dienste und gehen für den Anwender in ein Tool über. Am Ende des Tages spielt es für den Endanwender auch keine Rolle mehr, wo die Daten liegen. Ob in der SharePoint Bibliothek oder dem persönlichen OneDrive. Denn Microsoft Teams lässt all dies als eine Einheit erscheinen.

Microsoft Teams – Plattformübergreifend und Systemunabhängig

Längst sind die Zeiten vorbei, in denen Microsoft noch browserabhängig Programme und Dienste bereitgestellt hat. Heutzutage werden alle gängigen Browser wie Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer und auch Safari unterstützt. Somit ist Microsoft Teams ein plattformübergreifendes Werkzeug. Denn neben der für Microsoft Windows verfügbaren Desktop Anwendung, kann man Microsoft Teams vollständig aus dem Browser nutzen. Auch gibt es für die rastlosen Mobil Worker entsprechende mobile Apps für iOS und Android, die ebenso permanent weiter entwickelt werden.

Kanäle und Reiter – Ordnung ist die halbe Miete

Innerhalb einer Arbeitsgruppe (Team) gibt es immer verschiedene Themen und Aufgaben, an denen gearbeitet wird oder zu denen Informationen benötigt werden. Um hier die Übersicht zu behalten, kann man in jedem Team Kanäle erstellen. Wenn man ein neues Team erstellt, so wird zunächst der Kanal „Allgemein“ im Standard erstellt. Für weitere Themen können entsprechend weitere Kanäle erstellt und genutzt werden. Man kann einen Kanal somit auch als ein Projekt innerhalb eines Teams betiteln.

Microsoft Teams - Kanäle und Reiter
Microsoft Teams – Kanäle und Reiter

Innerhalb eines Kanals können alle Informationen durch verschiedenen Registerkarten aufgegliedert werden. Jeder Registerkarte (Tab) kann dabei eine andere Funktion bieten. Standardmäßig werden zu jedem Kanal die Reiter Unterhaltung (=Team Chat), Dateien (Dateiablage für das Team) und ein Wiki (=Basis ist ein SharePoint Wiki) erstellt. Diese vorhandenen Reiter können dann durch den Administrator des Teams beliebig mit weiteren Reitern und Funktionen erweitert werden. So können weitere SharePoint-Seiten, externe Webseiten (wichtig: es werden nur https Verbindungen unterstützt) oder eine von vielen verfügbaren Apps wie ein Youtube Video, Bing News etc. einbinden. Die Zahl der verfügbaren Apps wächst stetig.

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Microsoft Photos Companion App

USB Kabel, Onedrive oder jetzt Photos Companion App. Jeder hat sich wahrscheinlich schon mal die Frage gestellt, wie man am besten und einfachsten an die Fotos von seinem Smartphone kommt. Dies kann etwa nötig sein, um sie in einer Präsentation weiter zu verarbeiten oder an Kollegen weiter zu geben. Eine Möglichkeit bietet natürlich das USB Datenkabel und das übertragen der Fotos auf den PC. Hat man aber etwa kein Kabel dabei oder findet die Auswahl der Fotos auf diesem Weg nicht besonders komfortabel, bleiben noch ein paar andere Möglichkeiten Fotos zu übertragen.

Möglichkeit 1: OneDrive (Persönlich)

Über die OneDrive App können Fotos automatisch in das persönliche OneDrive hochgeladen werden. Synchronisiert man nun den entsprechenden OneDrive Ordner auch auf dem PC, kann man auf diesem Weg auf die Fotos zugreifen und dann weiterverarbeiten. Mögliche Nachteile sind hier, dass zum einen beide Geräte eine Internetverbindung benötigen. Zum anderen ggf. die Unternehmensrichtlinien die Nutzung eine privaten OneDrive verbieten. Im OneDrive For Business besteht aktuell leider noch nicht die Möglichkeit des automatischen Foto Uploads.

Möglichkeit 2: OneDrive for Business

Neben dem automatischen Upload über das persönliche OneDrive besteht natürlich auch die Möglichkeit, manuell ausgewählte Fotos im OneDrive for Business hochzuladen. Der Upload neuer Fotos funktioniert hier nicht automatisch, sondern muss gezielt gestartet werden. Der ausgewählte Zielordner muss dann natürlich auch im OneDrive for Business auf dem PC oder Mac synchronisiert werden. Möglicher Nachteil ist hier das ebenfalls beide Geräte über eine Internetverbindung verfügen müssen und der Upload eben nicht automatisch

Möglichkeit 3: Microsoft Photos Companion App

Eine weitere und neue Möglichkeit bietet die Microsoft Photos Companion App. Mit dieser App wählt man auf dem Smartphone die Fotos aus, die man übertragen möchte. Auf der PC Seite kümmert sich die Microsoft Foto App um den Empfang der Fotos. Um diesen Weg nutzen zu können, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein.

  1. Teilnahme am Foto App Vorschau Programm für den Import von Fotos via WLAN.
  2. Das Smartphone und der PC müssen sich im gleichen WLAN befinden.
  3. Geräte im WLAN müssen miteinander kommunizieren dürfen.

Ist die erste Voraussetzung erfüllt, hat die Fotos App die Versionsnummer: 2018.18021.12420.0

Befinden sich nun auch beide Geräte im gleichen WLAN und können miteinander kommunizieren, kann der WLAN Import von Fotos gestartet werden.

Da die dritte Variante, die bisher unbekannteste sein dürfte, möchte ich diese hier etwas genauer vorstellen. Sobald die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, hat man in der der Fotos App eine neue Option für den Foto Import:

Die Option heißt: „Vom Mobilgerät über WLAN“.

Wird diese Option gewählt, öffnet sich ein Dialog mit einem QR Code:

Dieser QR Code wird benötigt um die Verbindung mit der Foto Companion App auf dem Smartphone herzustellen. In der App wird dieser QR Code gescannt und wählt anschließend die Fotos, die man übertragen möchte.

Nachdem man auf „Done“ geklickt hat startet die Übertragung an die Windows 10 Fotos App und die Bilder werden unter den eigenen Bildern abgelegt.

Zusammenfassend kann man also sagen das es für jede Anforderung die passende Lösung gibt um Fotos von einem Smartphone nach Windows 10 zu übertragen.